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Comment fonctionne la signature électronique d'un contrat de travail ?
Seheno Randriamanantena
, Juriste Rédacteur en Droit social chez PayFit
Mise à jour le
7 mins
Modèle de contrat de travail - CDI
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À retenir :
- La signature électronique d’un contrat de travail est juridiquement valable en France si elle respecte le règlement eIDAS, et depuis 2026, eIDAS 2.0.
- Trois niveaux de signature électronique existent : simple, avancé et qualifié, avec des degrés de preuve différents.
- L’absence de signature valable peut entraîner la nullité du contrat ou sa requalification.
- Une solution de signature intégrée au SIRH améliore la traçabilité, la conformité légale et l’expérience des équipes.
- Certains contrats, comme le CDD, exigent une vigilance renforcée.
La majorité des professionnels déclarent déjà utiliser la signature électronique dans leur vie personnelle ou professionnelle, pour approuver des documents ou des processus (49 %), valider des documents officiels (41 %) ou faciliter la collaboration à distance (34 %), selon une enquête 2024 Ipsos/Digital.
La signature électronique d’un contrat de travail s’impose de plus en plus comme une solution légale, rapide et sécurisée, à condition de respecter un cadre légal strict. Mais toutes les signatures électroniques ne se valent pas.
Depuis 2026, les entreprises doivent également anticiper l’entrée en vigueur progressive du règlement eIDAS 2.0, qui modernise les exigences de sécurité et d’authentification.
En quoi consiste la signature électronique d’un contrat de travail ?
La signature électronique d’un contrat de travail est un procédé juridique permettant d’identifier les parties et de prouver leur consentement, sans recours au papier. Elle repose sur un mécanisme d’authentification électronique, associé à un système qui garantit l’intégrité du document et sa traçabilité. Le contrat est rédigé, signé et conservé sous format numérique.
💡 Bon à savoir : un contrat dématérialisé a la même valeur probante qu’un contrat papier, sous réserve du respect du cadre légal applicable.
La signature électronique d’un contrat de travail est-elle juridiquement valable ?
Oui, la signature électronique est juridiquement reconnue en droit français et européen. Elle est encadrée par :
le Code civil (articles 1366 et 1367) ;
la norme européen eIDAS n°910/2014, applicable dans tous les États membres ;
et à partir de 2026, progressivement par le règlement eIDAS 2.0, qui renforce la sécurité et harmonise la reconnaissance transfrontalière des signatures électroniques.
👉 À noter : eIDAS 2.0 introduit de nouvelles catégories de dispositifs de confiance et l’usage de l’identité numérique européenne, offrant un niveau de fiabilité encore plus élevé pour les signatures électroniques.
Quelles conditions de validité doit respecter la signature électronique ?
Pour être valide, la signature électronique en droit du travail doit remplir trois conditions cumulatives que synthétise le tableau suivant.
| Condition | Objectif juridique de la condition | Garantie apportée |
|---|---|---|
| 1 | Identification des signataires | Authentification fiable des parties |
| 2 | Intégrité du document | Impossibilité de modifier le contenu après signature |
| 3 | Consentement éclairé | Preuve de l’accord libre et éclairé |
⚠️ Attention : en cas de litige, la charge de la preuve repose sur l’entreprise si le niveau de signature choisi est insuffisant.
Quels sont les niveaux de signature électronique applicables aux contrats de travail ?
Après la rédaction d'un contrat de travail, vous avez le choix entre trois niveaux de signature électronique, définis par la réglementation eIDAS.
1. La signature électronique simple
La signature électronique simple offre un niveau de preuve limité, reposant généralement sur un code ou un clic de validation.
👉 À noter : en cas de contestation, l’entreprise devra démontrer la fiabilité du procédé utilisé.
2. La signature électronique avancée
La signature électronique avancée repose sur une authentification renforcée et une traçabilité complète. Elle permet :
l’identification du signataire ;
la détection de toute modification du document ;
une preuve juridique renforcée.
💡 Bon à savoir : ce niveau est le plus utilisé pour les contrats en ressources humaines.
3. La signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire agréé par l’Etat. Elle offre le plus haut niveau de sécurité juridique et bénéficie d’une présomption de fiabilité automatique devant les tribunaux.
💡 Bon à savoir : avec eIDAS 2.0, la signature qualifiée reste la plus sûre, notamment pour les échanges transfrontaliers ou les contrats soumis à des contrôles stricts.
Le tableau ci-dessous synthétise ces exigences.
| Processus de signature électronique du contrat de travail | Niveau simple de signature électronique du contrat de travail | Niveau avancé de signature électronique du contrat de travail | Niveau qualifié de signature électronique du contrat de travail |
|---|---|---|---|
| Audit ou vérification de la conformité aux normes de sécurité, par un tiers compétent | ✔ | ||
| Nécessité d’un code reçu par mail ou par SMS | ✔ | ✔ | |
| Identification du signataire (téléchargement d’un document d’identité, etc.) | ✔ | ||
| Exigence d’un certificat qualifié de signature électronique transmis à l’avance au salarié | ✔ | ||
| Signature via un logiciel de signature électronique ou d’une application | ✔ |
Modèle de contrat de travail - CDI
Quels contrats de travail peuvent être signés électroniquement ?
Tous les types de contrats de travail peuvent être signés électroniquement, à condition de respecter le niveau de signature adapté. Sont notamment concernés :
⚠️ Attention : pour les contrats à durée déterminée, l’absence de signature valable peut entraîner une requalification en CDI en cas de litige au conseil de prud’Homme.
Comment signer un contrat de travail de manière électronique ?
La signature électronique, dernière phase de la conclusion d’un contrat de travail, suit un processus structuré en quatre étapes.
Étape 1 : Choisir une solution de signature conforme
La solution retenue doit être conforme au règlement eIDAS 2.0 et garantir la sécurité des données.
Étape 2 : Définir le niveau de signature
Le choix du niveau de sûreté de la signature électronique dépend du niveau de risque légal et du type de contrat. Toutefois, le niveau le plus simple est généralement suffisant pour la signature électronique de documents en droit du travail.
Étape 3 : Authentifier les signataires
L’authentification inclut généralement :
un code à usage unique ;
une pièce d’identité ;
un certificat électronique.
💡 Bon à savoir : l’employeur peut recourir à une délégation de signature pour autoriser une autre personne à signer des documents (y compris un contrat de travail) en son nom, à condition que la délégation soit clairement définie et limitée aux actes concernés, et que l’employeur reste pleinement responsable des documents signés.
Étape 4 : Conserver le contrat signé
Le contrat doit être archivé dans un environnement sécurisé qui garantit sa conservation dans le temps.
💡 Bon à savoir : une plateforme intégrée au SIR avec son coffre-fort électronique, facilite l’archivage, la gestion des accès et la traçabilité.
Que se passe-t-il en cas d’absence ou d’irrégularité de signature électronique ?
En l’absence de signature valable, le contrat peut être considéré comme non-conclu. Le droit du travail prévoit différentes sanctions selon le type de contrat : “si l’employeur n’a pas fait d’écrit pour un contrat à durée déterminée ou intermittent alors qu’il aurait dû le faire, il risque une amende de 3 750 € (7 500 € en cas de récidive) pour un CDD ou une amende de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive) pour un contrat intermittent.”.
| Type de contrat | Sanction |
|---|---|
| CDD | 3 750 € (7 500 € en récidive) |
| Contrat intermittent | 1 500 € (3 000 € en récidive) |
| Contrat de professionnalisation | 3 750 € (7 500 € en récidive) |
⚠️ Attention : une signature électronique non-conforme expose l’entreprise à un risque juridique élevé.
Pourquoi intégrer la signature électronique dans un SIRH ?
L’intégration de la signature électronique dans un logiciel SIRH ou dans un logiciel de gestion des contrats permet :
une meilleure organisation des ressources humaines ;
une réduction des délais de recrutement ;
une forte sécurisation juridique ;
une meilleure expérience pour les équipes.
👉 À noter : une solution intégrée facilite également le lien avec la paie et les autres processus RH.
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Sommaire
- En quoi consiste la signature électronique d’un contrat de travail ?
- La signature électronique d’un contrat de travail est-elle juridiquement valable ?
- Quelles conditions de validité doit respecter la signature électronique ?
- Quels sont les niveaux de signature électronique applicables aux contrats de travail ?
- Quels contrats de travail peuvent être signés électroniquement ?
- Comment signer un contrat de travail de manière électronique ?
- Que se passe-t-il en cas d’absence ou d’irrégularité de signature électronique ?
- Pourquoi intégrer la signature électronique dans un SIRH ?
Modèle de contrat de travail - CDI
Foire Aux Questions (FAQ)
Non, la signature électronique n’est pas obligatoire. Toutefois, lorsqu’un contrat écrit est exigé, l’absence de signature valable (manuelle ou électronique) peut entraîner sa nullité ou sa requalification.
Oui, un contrat de travail, avec les mentions obligatoires, signé électroniquement a la même valeur qu’un contrat paraphé de manière manuscrite, à condition que la signature électronique respecte les exigences légales et celles du règlement eIDAS 2.0.
Une signature électronique avancée est fortement recommandée, quel qu’en soit le motif du CDD, dans le but de limiter les risques de contestation par le salarié ultérieurement. C’est une protection pour les entreprises, comme pour les collaborateurs.
Oui, si la solution de la signature électronique choisie respecte le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) et applique des mesures de sécurité requises, elle ne présente pas de risque pour les informations personnelles.
Oui, un salarié a le droit de refuser de signer son contrat de travail de manière électronique. Dans ce cas, l’employeur doit lui proposer une signature manuscrite après la réalisation du contrat de travail.
La durée légale de conservation d’un contrat de travail signé électroniquement est identique à celle d’un contrat classique, soit au minimum 5 ans après la fin de la relation contractuelle (quel que soit le motif de rupture).
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