Comment  améliorer votre gestion du personnel ?

L’efficacité et la productivité d’une entreprise sont deux des clés de sa réussite.

Ces deux objectifs de tout employeur ne sont atteignables que grâce à une bonne gestion des ressources humaines afin d’assurer la conformité de l'entreprise à toutes ses obligations législatives et réglementaires. 

Comprendre l’organisation et les enjeux en matière de gestion du personnel est donc nécéssaire au bon fonctionnement de votre entreprise. 

Concrètement, qu’est-ce que la gestion de personnel ? Découvrez les conseils pour vous faciliter cette tâche et l’optimiser au maximum. PayFit vous guide.

Gestion du personnel : définition

Dans toute entreprise, peu importe la taille, la gestion des salariés, la gestion des ressources humaines ou encore l’administration du personnel, est l'une des tâches fondamentales de tout service des ressources humaines ou de tout service de gestion du personnel. 

D'une manière générale, la gestion du personnel peut être définie comme l'administration des relations entre les employés et l'entreprise. 

Plus concrètement, elle comprend toutes les tâches administratives qui gouvernent la vie professionnelle du salarié : depuis son recrutement jusqu’à la fin de son contrat de travail.

Pour ce faire, le service de ressources humaines doit tenir compte des aspects juridiques, des accords d'entreprise et des spécificités individuelles de chaque contrat de travail. 

La gestion du personnel est donc un travail nécessaire au fonctionnement quotidien de toute entreprise et se complexifie au fur et à mesure de la croissance d’une entreprise.

C’est pourquoi une gestion plus agile et efficace passe généralement par la standardisation et l’automatisation des tâches les plus lourdes administrativement. 

En tant qu’employeur, le recours à un logiciel de gestion administrative du personnel vous simplifie souvent la vie.

Quelles missions relèvent de la gestion du personnel ?

La gestion du personnel permet de centraliser et organiser tous les processus liés à la relation entre un employé et l’entreprise.

Une bonne gestion de cette relation augmente l'efficacité des travailleurs et donc la productivité de votre entreprise. 

Les tâches de gestion du personnel 

Les tâches de gestion du personnel peuvent être divisées en deux grandes catégories : 

💡 Bon à savoir : les tâches opérationnelles, longtemps une priorité, font désormais l’objet d’une automatisation et digitalisation pour se consacrer à des tâches “sociales” d’accompagnement et management des salariés.

Les tâches opérationnelles 

Les tâches opérationnelles ou qui répondent à des impératifs juridiques sont notamment : 

• La tenue des registres obligatoires du personnel (ex : registre unique du personnel) ; 
  
• Le contrôle du temps de travail ; 
  
• Le suivi et paiement de la rémunération ;  
  
• Les processus d'embauche et de licenciement, l’hygiène et la sécurité. 

Les tâches plus fonctionnelles voire sociales 

Les tâches plus fonctionnelles ou “sociales” sont notamment :  

• La définition des politiques de l'entreprise ; 
  
• La planification des décisions stratégiques relatives à l’emploi ;  
  
• L'analyse des enquêtes internes sur le bien être salarié ou l'évaluation des performances du personnel.
  

💡 Bon à savoir : les tâches opérationnelles, longtemps une priorité, font depuis quelques années l’objet d’automatisation et digitalisation pour permettre aux responsables de gestion de se consacrer à des tâches “sociales” d’accompagnement et management des salariés.

Les activités de gestion du personnel 

Comme mentionné ci-dessus, la gestion du personnel couvre un large éventail d'activités. 

Ces activités sont souvent regroupées comme suit :

Recrutement : 

• Traitement de candidatures ; 
  
• Organisation des entretiens ; 
  
• Rédaction de contrats de travail. 
  

Formation et suivi des carrières : 

• Identification des besoins des employés et de l’entreprise ; 
  
• Gestion des demandes de formation et organisation de session d’informations et évaluation des compétences ; 
  
• Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) ;  
  
• Gestion de la mobilité professionnelle ; 
  
• Validation des acquis. 
  

Organisation du travail 

• Veille au respect du temps de travail ; 
  
• Contrôle des entrées et des sorties des employés, des absences, de la répartition des tâches et des agendas professionnels ; 
  
• Évaluation des risques professionnels.

Gestion administrative du personnel 

• Création et actualisation du dossier personnel de chaque employé ; 
  
• Recueil des accords, conventions et contrats qui régissent leur activité ; 
  
• Réalisation de statistiques obligatoire par disposition législative/réglementaire ; 
  
• Gestion de l’annuaire, du règlement intérieur et de l’organigramme de l'entreprise. 

Paiements des salaires et obligations connexes 

Les paiements des salaires et les obligations connexes sont notamment :

• Calcul des rémunérations ;
  
• Remise de bulletins de paie ;
  
• Déclarations sociales nominatives ; 
  
• Gestion des déclarations d’accidents du travail ou maladie ; 
  
• Traitement des demandes d’absences ou congés. 

Outils informatiques professionnels : 

• Mise à disposition des salariés de guides et d’outils ;  
  
• Accès aux applications et réseaux (messagerie électronique, intranet) et de matériel de sécurité. 

Relations avec les instances représentatives du personnel (IRP) 

• Organisation et préparation administrative des réunions IRP ; 
  
• Organisations des élections professionnelles.

Pour résumer : une bonne gestion du personnel repose sur  un équilibre entre répondre aux besoins organisationnels de l’employeur, et s’assurer que les employés sont satisfaits dans leur environnement professionnel.

Quels sont les enjeux de la gestion du personnel ? 

Pour rappel, la gestion du personnel suppose une recherche d’équilibre entre des intérêts parfois contradictoires. 

Un gestionnaire du personnel doit veiller à bien plus que la conclusion de contrats de travail et le paiement des salaires. La gestion du personnel fait face à trois défis majeurs :

• Limiter le turnover en attirant et de retenant les bonnes personnes pour chaque fonction au sein de l'organisation ;
• Amener chaque salarié à faire ce qu'il fait le mieux et de la manière la plus efficace ;
• Aligner la motivation de chaque employé sur les objectifs économiques de l’entreprise.

La gestion des ressources humaines peut être particulièrement difficile pour les TPE et PME, car elles n'ont souvent pas beaucoup de ressources. 

Les employeurs de ces structures gèrent généralement les ressources humaines seuls ou avec l'aide d'un autre membre du personnel.  

Dans ces cas, la gestion du personnel se concentre logiquement sur des tâches opérationnelles et le respect du droit du travail à cause des contraintes de coût et de temps.

Pourquoi opter pour un logiciel de gestion du personnel ?

Une partie importante de la gestion du personnel peut être automatisée grâce à des nouvelles solutions technologiques dites outils SIRH, qui permettent de réduire les coûts en simplifiant de lourds procès administratifs.

L’ensemble de ces outils conformera le SIRH ou Système d'Information des Ressources Humaines de l’entreprise, qui veille à améliorer et simplifier toute activité liée aux RH.

Les softwares les plus utilisés en gestion du personnel concernent les tâches les plus récurrentes :

• la paie ;
  
• le planning horaire et le contrôle des horaires ; 
  
• les absences et des demandes de congés ;
  
• le processus de recrutement. 
  

💡 Bon à savoir : il existe des programmes disponibles en ligne visant à simplifier la gestion du personnel : Excel gratuit, template de plannings, etc. 

Attention : Ces outils ne sont pas nécessairement adaptés à aux contraintes/besoins spécifiques de votre entreprise, particulièrement en matière de protection des données des salariés. 

Pour être licite, un logiciel de gestion du personnel SIRH doit traiter les données des salariés (RGPD) dans un objectif approuvé par la Commission nationale de l’informatique et des Libertés (CNIL).  

Les objectifs légitimes sont disponibles dans ce référentiel. 

Attention : sont par exemple exclus : 

• Le contrôle d’accès aux locaux de travail à l’aide des dispositifs biométriques ; 
  
• Les analyses algorithmiques visant à prédire le comportement ou la productivité des salariés.

Pour veiller à la mise en conformité du système, il est conseillé de nommer un responsable SIRH.