Comment améliorer votre gestion du personnel ?

La gestion du personnel désigne l’ensemble des tâches administratives qui sont nécessaires à la bonne gestion des ressources humaines dans l’entreprise. L’efficacité et la productivité sont particulièrement recherchées par l’employeur en matière de gestion du personnel, afin d’assurer la conformité de l'entreprise à toutes ses obligations législatives et réglementaires.

Rôle central dans le développement stratégique et la bonne croissance de l'entreprise, l’optimisation des tâches relatives à la gestion du personnel concerne l’intégration de tout nouveau salarié dans l’entreprise jusqu’à la rupture de son contrat. 

Qu’est-ce que la gestion du personnel ? Quel est l’objectif de la gestion du personnel ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la gestion du personnel ? 

Dans toute entreprise, quelle que soit sa taille, la gestion des salariés, également appelée la gestion des ressources humaines ou encore l’administration du personnel, est l'une des tâches fondamentales de la bonne marche de l'entreprise.

La gestion du personnel peut être définie comme l'administration des relations entre les employés et l'entreprise. Cette dernière comprend toutes les tâches administratives qui gouvernent la vie professionnelle du salarié,  depuis son recrutement jusqu’à la fin de son contrat de travail. Pour ce faire, le service de gestion du personnel doit tenir compte des aspects juridiques, des accords d'entreprise et des spécificités individuelles de chaque contrat de travail. 

La gestion du personnel peut se complexifier au fur et à mesure de la croissance d’une entreprise. Cette dernière nécessite d’être optimisée par l’employeur, afin de réduire le turn-over, possible dans l’entreprise si les salariés constatent une mauvaise gestion des ressources humaines par l’employeur Par ailleurs, une mauvaise gestion peut avoir des conséquences directes sur la performance des salariés dans l’entreprise. 

C’est pourquoi une gestion plus agile et efficace passe généralement par la standardisation et l’automatisation des tâches les plus lourdes administrativement. 

💡 Bon à savoir : le recours à un logiciel de gestion administrative du personnel permet de simplifier les tâches administratives de l’employeur, en centralisant l’ensemble des données et des processus RH sur un seul outil.

Quelles missions relèvent de la gestion du personnel ?

Les missions relatives à la gestion du personnel peuvent être divisées en deux grandes catégories : 

• les tâches opérationnelles ; 

• les tâches fonctionnelles.

Les tâches opérationnelles 

Les tâches opérationnelles ou qui répondent à des impératifs juridiques pour l’employeur en matière de gestion du personnel sont :

• la gestion des contrats de travail de l’embauche à la rupture du contrat (traitement candidatures, organisation des entretiens, rédaction des contrats, création et actualisation du dossier professionnel de chaque employé, mise en oeuvre de la rupture des contrats) ; 

• la gestion du temps de travail des salariés (organisation du temps de travail, contrôle du respect des temps de travail, répartition des tâches et des agendas professionnels, évaluation des risques professionnels) ; 

• la gestion des congés et des absences (gestion des déclarations d’accidents du travail ou maladie, traitement des demandes d’absences ou congés) ; 

• la gestion du paiement des salaires (calcul des rémunérations, remise de bulletins de paie, déclarations sociales nominatives, paiement des salaires) ; 

• la gestion du suivi de la formation et des carrières des salariés (identification des besoins des employés et de l’entreprise, gestion des demandes de formation et organisation de session d’informations et évaluation des compétences, validation des acquis, gestion des processus de mobilité interne) ; 

• la gestion des relations avec les instances représentatives du personnel (organisation et préparation administrative des réunions IR, organisations des élections professionnelles du CSE) ; 

• la gestion des processus en matière d’hygiène, de santé et de sécurité. 

💡 Bon à savoir : les tâches opérationnelles font désormais l’objet d’une automatisation et digitalisation pour de nombreuses entreprises, afin de permettre à l’employeur de se consacrer à des tâches d’accompagnement et de management des salariés.

Les tâches plus fonctionnelles voire sociales 

Les tâches plus fonctionnelles ou "sociales" qui incombent à l’employeur, relatives à la gestion du personnel RH sont notamment :  

• la définition des politiques de l'entreprise ; 

• la planification des décisions stratégiques relatives à l’emploi ;  

• l'analyse des enquêtes internes sur le bien être salarié ou l'évaluation des performances du personnel.

Quels sont les enjeux de la gestion du personnel ? 

La gestion du personnel ne se résume pas à l'accomplissement de tâches administratives mais répond à 3 enjeux majeurs : 

• enjeu stratégique et économique : l’administration du personnel permet d’analyser efficacement la situation économique et sociale de l’entreprise, ce qui permet à l’employeur de prendre des décisions éclairées ;

• enjeu légal : la bonne réalisation des tâches administratives, juridiques et fiscales permet à l’employeur d’être en conformité avec la loi et d’éviter des sanctions ;

• enjeu social : la bonne gestion du personnel permet d'accroître les performances des salariés et d’augmenter leurs satisfactions.

Pourquoi opter pour un logiciel de gestion du personnel ? 

Une partie importante de la gestion du personnel peut être automatisée grâce à des nouvelles solutions technologiques dites outils SIRH, qui permettent de réduire les coûts en simplifiant de lourds procès administratifs.

Les logiciels les plus utilisés en gestion du personnel concernent les tâches les plus récurrentes :

• la paie ;

• le planning horaire et le contrôle des horaires ; 

• les absences et des demandes de congés ;

• le processus de recrutement. 

Il existe des programmes disponibles en ligne visant à simplifier la gestion du personnel : Excel gratuit, template de plannings, etc. Toutefois, ces  outils ne sont pas nécessairement adaptés à aux contraintes/besoins spécifiques de votre entreprise, particulièrement en matière de protection des données des salariés. 

Le recours à un  logiciel de gestion du personnel SIRH permet de  traiter les données des salariés tout en étant conforme avec les règles du Règlement général sur la protection des données (RGPD), dans un objectif approuvé par référentiel de la Commission nationale de l’informatique et des Libertés (CNIL).  

💡 Bon à savoir : pour veiller à la mise en conformité du système, il est conseillé de nommer un responsable SIRH.

⚠️ Attention : la loi interdit les analyses algorithmiques visant à prédire le comportement ou la productivité des salariés, et le recours à des dispositifs biométriques pour contrôler les accès aux locaux de l’entreprise.