Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique pour le bulletin de paie ?

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de transmettre, tous les mois, à vos salariés leurs bulletins de paie.

Pour cela, vous avez la possibilité de transmettre les fiches de paie en ligne, en main propre ou bien par voie postale.

Si vous optez pour la voie électronique, il est important de recourir à un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie. 

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ? À quoi sert un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour bulletin de paie ? 

Un coffre-fort numérique pour bulletin de paie est un espace personnel numérique permettant à l’employeur de transmettre, en toute sécurité, les fiches de paie aux salariés. 

Quant aux salariés, ils peuvent accéder à tout moment à leur coffre-fort numérique pour consulter leurs bulletins de paie.

Recourir à un coffre-fort numérique pour bulletin de paie n’est pas une obligation. Toutefois, cela est vivement recommandé afin de garantir la meilleure protection des données personnelles des salariés.

À quoi sert un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ? 

De plus en plus d’entreprises ont recours à un coffre-fort électronique pour bulletin de paie afin d’apporter la meilleure protection des données possible et faciliter la gestion de la paie. 

Protéger les données personnelles des salariés

Bien que l’employeur ait la possibilité de transmettre les bulletins de paie par mail, il est néanmoins recommandé d’utiliser un système de coffre-fort électronique pour l'envoi des fiches de paie.

En effet, un coffre-fort électronique pour bulletins de paie permet avant tout de garantir la protection des données personnelles des salariés. 

Une fiche de paie contient plusieurs informations personnelles du salarié telles que les nom et prénom, le numéro de sécurité sociale ou encore l’adresse. 

Il est donc important pour l’employeur de veiller à ce que ces informations personnelles soient sécurisées. Le coffre-fort électronique permet ainsi de satisfaire à cette exigence de sécurisation de la paie.

Simplifier le processus de paie 

L’utilisation d’un coffre-fort pour fiches de paie est très pratique, tant pour l’employeur que pour les salariés. 

La transmission de bulletins de paie dans un coffre-fort numérique permet à l’employeur ou au service des ressources humaines de gagner un temps considérable. 

Grâce au coffre-fort numérique, les bulletins de paie sont édités plus rapidement et simplement.

Faciliter l’accès aux salariés

Le coffre-fort numérique pour bulletins de paie permet aux salariés d’accéder et de télécharger plus facilement leurs fiches de paie. 

De plus, les salariés peuvent conserver en toute sécurité leurs bulletins de paie dans le coffre-fort numérique.

Quelles sont les conditions pour recourir à l’utilisation d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ? 

L'employeur qui souhaite changer de mode de transmission des bulletins de paie et recourir à la numérisation des fiches de paie doit respecter certaines conditions.

Informer le salarié de la dématérialisation 

Depuis 2016, l’employeur qui souhaite recourir à la transmission de bulletins de paie dématérialisés n’a pas besoin de demander l’accord préalable du salarié.

En effet, on considère que l’accord du salarié pour la dématérialisation des fiches de paie est présumé.

Cependant, l’employeur est tenu d’informer le salarié de son droit d’opposition à la transmission électronique des fiches de paie. 

Respecter les normes RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement européen qui fixe les règles relatives au traitement à la circulation des données personnelles.

Chaque employeur a l’obligation de respecter les normes RGPD lors de la transmission des bulletins de paie.

L’employeur doit veiller à ce que les données personnelles contenues dans les fiches de paie ne soient pas divulguées à des tiers. Pour cela, le recours au coffre-fort numérique en est une garantie.