Comment gagner du temps dans la gestion des documents RH ?

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Inès Lazaar

Juriste Rédacteur en Droit social

Mise à jour le 30.09.2022

La réussite d’une entreprise repose entre autres sur l’efficacité de la gestion des ressources humaines. Plus l’entreprise se développe, plus les documents RH se multiplient. C’est pourquoi il est important de savoir gérer efficacement les documents RH

En effet, la liste des documents RH est conséquente et il en existe pour chaque étape de la carrière des salariés, de leur embauche à leur départ de l’entreprise. Gérer efficacement tous ses documents permettra un meilleur suivi des salariés et une meilleure gestion de l’entreprise

Quels sont les différents types de documents RH ? Quels sont les délais de conservation des documents ? Pourquoi la dématérialisation des documents RH s'avère une bonne solution pour gérer efficacement les documents ? PayFit vous explique. 

Sommaire

Quels sont les documents RH obligatoires ?

Dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise jusqu’à son départ, une multitude de documents RH devront être émis

Pour les documents obligatoires, on retrouve : 

  • le contrat de travail ;

  • les modalités d’affiliation à la mutuelle de l’entreprise ;

  • l’avis de visite médicale ;

  • les fiches de paie ;

  • les relevés d’heures ;

  • les avenants au contrat de travail ;

  • les documents d’entretiens ;

  • tous les courriers de convocation ;

  • les documents de fin de contrat ;

  • etc. 

Plus l’entreprise a de salariés et plus le nombre de documents RH augmente. C’est pourquoi bien gérer la transmission des documents, leur conservation est primordiale pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Bon à savoir

Certains documents relatifs à l’entreprise doivent également être transmis aux salariés et conservés pendant une certaine période. Il s’agit du règlement intérieur, de la charte de l’entreprise, du livret d’épargne salariale, etc.

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Quel est le délai de conservation des documents RH ? 

Chaque entreprise a pour obligation de conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité. Le délai de conservation des documents de ressources humaines varie selon leur nature. 

Type de document RHDélai de conservation des documents RH
Bulletin de paie5 ans
Registre unique du personnel5 ans
Contrats de travail5 ans
Soldes de tout compte5 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et compensation1 an
Documents relatifs aux charges sociales et taxes3 ans
Déclaration d’accident de travail auprès de la CPAM5 ans

Bon à savoir

L’archivage des documents RH peut être effectué de manière physique ou virtuelle. Il est cependant recommandé de le faire de manière virtuelle afin d’éviter tout risque de perte.

Pourquoi est-il intéressant de dématérialiser les documents RH ? 

La dématérialisation des documents RH présente de nombreux avantages pour les entreprises. 

Elle permet, dans un premier temps, un gain de temps très important puisque le traitement des tâches et la communication entre les différents services est plus rapide. Cela permet donc aux RH de se concentrer sur des missions plus importantes. 

Dans un second temps, elle permet une sécurisation des données car bien souvent les données sont conservées sur un serveur protégé. Cela limite donc les risques de perte. 

Enfin, la dématérialisation des documents RH permet une réduction des coûts puisque la digitalisation RH réduit le coût du papier, des affranchissements mais également le besoin de personnel. La mise en place d'un logiciel est un très bon indicateur RH.

Notre logiciel PayFit peut s’avérer une bonne solution si vous décidez de dématérialiser vos documents RH. En effet, il permet une centralisation de la gestion de la paie mais également de plusieurs outils RH

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à solliciter une démo de notre produit.

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