Pourquoi et comment passer à la fiche de paie en ligne ?

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Emmanuelle Marion

Content Manager @PayFit

Mise à jour le 16.09.2021

Depuis la loi de simplification du droit du 12 mai 2009, les fiches de paie en ligne sont une réalité.

L'employeur peut ainsi remettre à ses salariés leurs fiches de paie sous format électronique - on parle également de fiche de paie dématérialisée.

Cette dématérialisation des fiches de paie permet au salarié d’y accéder facilement, éventuellement via un portail en ligne. 

La fiche de salaire en ligne facilite bon nombre de démarches mais entraîne plusieurs questions : comment se passe la remise des fiches de paie ? Quelles sont les règles en matière de conservation de ces documents ? Comment faire un bulletin de paie en ligne ?

PayFit vous éclaire sur toutes les questions que vous vous posez sur la dématérialisation des fiches de paie.

Sommaire

Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ? 

Comme vous le savez, une fiche de paie est un document obligatoire que l’employeur doit remettre à son salarié tous les mois ou du moins à une échéance régulière selon la périodicité de la paie. 

Depuis 2018, l’employeur doit obligatoirement émettre un bulletin de salaire simplifié qui a un visuel plus épuré pour une meilleure compréhension des salariés. 

La fiche de paie en ligne a exactement les mêmes fonctionnalités que la fiche de paie papier. Concrètement, il s’agit simplement d’une forme électronique du bulletin de paie papier traditionnel

Fiche de paie en ligne : quelle réglementation ? 

La fiche de paie en ligne est disponible depuis 2009. Toutefois, pour pouvoir faire un bulletin de salaire en ligne, vous deviez pendant longtemps requérir l’accord de votre salarié. Il s’agissait donc d’une contrainte majeure. 

Depuis 2016, les conditions de délivrabilité du bulletin de salaire en ligne se sont assouplies. 

En effet, l’accord du salarié est désormais présumé. Ainsi, si le salarié ne souhaite pas avoir une fiche de paie en ligne, il doit s’y opposer

Concrètement, tant qu’un salarié n’exprime pas son souhait de ne pas recevoir de fiche de paie en ligne, il est présumé avoir accepté ce mode de fonctionnement.

Le bulletin de paie en ligne devient donc la norme, et non plus l'exception.

Attention : si les conditions de délivrabilité se sont assouplies, veillez toutefois à respecter le délai de délivrance d'un bulletin de salaire.

Pourquoi faire une fiche de paie en ligne ?

La fiche de paie est un document très important de la relation entre un employeur et ses salariés, après le contrat de travail. Les mentions obligatoires d'un bulletin de paie sont nombreuses et cet exercice ne doit pas être pris à la légère.

Lors de l’établissement d’une fiche de paie, plusieurs calculs, notamment au niveau des cotisations, doivent être effectués pour passer du salaire brut au salaire net. Autant de points qui demandent une attention de tous les instants.

Créer une fiche de paie en ligne permet de résoudre ces problèmes.

Les avantages pour l'employeur

En faisant confiance à un site de fiches de paie ou à un logiciel de paie complet et à jour d'un point de vue juridique, vous gagnez :

  • du temps : en vous débarrassant de cette tâche chronophage, vos équipes peuvent être mobilisées pour des projets ayant une vraie valeur ajoutée (embauche, gestion du personnel, etc.) ;

  • de la sérénité : en faisant confiance à un prestataire de paie sérieux pour créer vos bulletins de paie en ligne, vous réduisez le risque d'erreurs puisqu’il vous permet de respecter automatiquement la législation en vigueur ;

  • de l'argent : le coût de l'impression des fiches de paie ainsi que de leur envoi par voie postale pour nombre d'entre eux disparaît. De la même façon, cette dématérialisation permet de faire des économies sur tous les frais de stockage et d’archives

Les avantages pour le salarié

De son côté, le salarié tire également profit du choix de son employeur de passer aux feuilles de paie en ligne, notamment :

  • Il peut les consulter à tout moment et les télécharger, ce qui facilite ses démarches administratives ;

  • Il n'a pas besoin d'en faire la demande auprès du service concerné, il gagne donc en autonomie.

Et, chez PayFit ?

Afin de faciliter la lecture des fiches de paie par les salariés, PayFit propose un récapitulatif visuel des principales informations de paie présentes sur la fiche de paie “conventionnelle”. Ainsi, la fiche de paie en ligne de PayFit présente un avantage considérable puisqu'elle permet au salarié de comprendre les différents éléments de sa paie, en un simple coup d'œil !

La fiche de paie en ligne développée par PayFit est donc composée de 2 pages : la première qui récapitule les informations de paie et la seconde qui contient la fiche de paie “conventionnelle”.

fiche de paie en ligne

Les avantages de la fiche de paie en ligne : tableau récapitulatif

Avantages de la fiche de paie en ligne pour l’employeurAvantages de la fiche de paie en ligne pour le salarié
Gain de tempsConsultation par le salarié à tout moment
Sérénité avec la diminution des erreursTéléchargement instantané
Disparition du coût d’impression et d’envoi des fiches de paieAutonomie

Comment faire un bulletin de paie en ligne 100% conforme ?

Pour connaître les mentions devant apparaître sur la fiche de paie en ligne, vous pouvez vous rendre sur notre article reprenant toutes les étapes pour faire une fiche de paie.

En revanche, voici quelques recommandations qu’il convient de respecter pour faire une fiche de paie en ligne :  

  • Afin de ne pas faire de fausse fiche de paie en ligne, il est important de faire confiance à un logiciel de paie reconnu et fiable ;

  • Pour faire écho au point précédent, méfiez-vous des sites qui vous proposent d'éditer un bulletin de paie en ligne gratuit. 

Attention: un modèle peut être proposé pour exemple, mais utiliser ce type de prestataire de façon récurrente pour éditer des fiches de paie en ligne gratuites peut vous valoir une contravention de 3ème classe (450€) si les documents produits ne sont pas conformes. 

  • Assurez-vous que votre prestataire propose un accompagnement dans l'utilisation, avec le soutien d'experts en paie et d'une équipe juridique permettant d'intégrer de façon efficace les évolutions législatives liées à la paie.

Pour résumer : 

  1. Vérifier la fiabilité du logiciel de paie ;

  2. Ne pas se laisser avoir par l’édition de fiche de paie en ligne gratuit ;

  3. S’assurer de l’accompagnement dans l’utilisation du logiciel.

Quelles sont les règles de conservation et de mise à disposition des fiches de paie en ligne ?

Combien de temps doivent être conservées ces fiches de paie ?

La durée de conservation des fiches de paie par l'employeur est la même pour les fiches de paie en ligne que pour les fiches de paie classiques. Ainsi, elles doivent être conservées :

  • soit pendant une durée de 50 ans ;

  • soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans

Attention : le deuxième seuil est susceptible d’évoluer car il s’agit de l’âge du départ à la retraite le plus tardif - soit 69 ans en novembre 2020 - auquel on ajoute 6 années. Si l’âge du départ à la retraite évolue, ce deuxième seuil évolue également.

💡Bon à savoir : depuis le RGPD, les bulletins de paie doivent être conservés pendant 50 ans en cas de transmission dématérialisée de la fiche de paie. En revanche, les entreprises doivent conserver les fiches de paie des salariés au sein de l’entreprise pendant 5 ans. En effet, au-delà de ce délai de 5 ans, les fiches de paie n’ont pas nécessairement à être accessibles directement par l’entreprise mais ne doivent pas pour autant être effacées. 

Comment récupérer les fiches de paie en ligne en cas de cessation d'activité du prestataire ?

Les modalités et conditions de récupération des fiches de paie en ligne sont simples : les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés. 

Ils doivent pouvoir récupérer l'intégralité de leurs fiches de paie sous forme électronique, comme le précise le Code du travail : "sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé".

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Feuille de temps : encadrement et élaboration

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Pointeuse de temps de travail : dispositif et mise en place

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