Logiciel de notes de frais

10 minutes chrono pour le rapport d'une note de frais, ça vous intéresse ? Avec PayFit, centralisez la gestion des notes de frais et visualisez l'impact sur les bulletins de paie en temps réel.

Gérer vos notes de frais avec PayFit

Vue de la fonction de gestion des notes de frais

Saisie rapide des notes de frais

Validation managériale et mise à jour des bulletins de paie

Dématérialisation des reçus à valeur légale

Visibilité et contrôle sur les dépenses

Saisie rapide des notes de frais

10 minutes pour une gestion de note de frais de A à Z

Une fois connectés sur notre logiciel de notes de frais, vos collaborateurs prennent en photo ou scannent leur justificatif. Ils vérifient les informations pré-remplies puis confirment l’envoi de la note de frais. Leur manager est immédiatement alerté et peut valider.

Lorsque le collaborateur scanne son justificatif sur notre logiciel de notes de frais, il découvre la note de frais pré-remplie en 3 secondes seulement. Cette technologie de reconnaissance de caractères scanne et extrait les informations du justificatif en temps réel. Vos salariés seront les premiers étonnés !

Vos collaborateurs sont souvent en déplacements professionnels ? Vous pouvez les rembourser en appliquant le taux de change en vigueur lors de la dépense. Tout s’effectue automatiquement via notre logiciel de gestion, plus aucun calcul à faire de votre côté.

Un de vos collaborateurs vient de déjeuner avec un client et craint de perdre le justificatif ? Il peut le prendre en photo et envoyer la demande de remboursement immédiatement depuis l’appli de notes de frais sur son téléphone, avant même de quitter le restaurant !

Validation managériale et mise à jour des bulletins de paie

Responsabilisez vos managers pour la validation et la gestion des notes de frais

Vous attribuez les droits de validation aux managers que vous souhaitez. Pensez ensuite à communiquer aux équipes le nom du manager en charge de la gestion des dépenses sur le logiciel de notes de frais.

Les managers reçoivent les demandes de remboursement de leur équipe. Ils visualisent la catégorie de dépense, la date et le montant. Le montant dépasse le plafond défini par l'administrateur ? Ils en sont informés directement via notre logiciel de notes de frais.

Lorsque l'un de vos collaborateurs effectue une demande de remboursement sur notre logiciel de notes de frais, son manager est alerté. Dès qu'il valide la note de frais, le bulletin de paie est mis à jour. Vous n'avez rien à faire ! En tant qu'administrateur, vous pouvez prévisualiser les bulletins avant de générer la paie.

Dématérialisation des reçus à valeur légale

Avec notre logiciel de notes de frais, dites adieu aux justificatifs papier

Lorsqu'il soumet sa note de frais, le collaborateur prend une photo de son justificatif ou le scanne. Dès validation par son manager, le justificatif est dématérialisé et archivé en version PDF directement sur notre logiciel de notes de frais. Plus besoin de conserver les originaux papier pendant des semaines !

À chaque note de frais saisie et validée sur notre logiciel de notes de frais sont automatiquement appliqués : une signature, une empreinte et un archivage numériques. Soyez serein, vous respecterez ainsi parfaitement les conditions définies par l’Urssaf et le Fisc.

Frais kilométriques, repas, frais de déplacement : vous pouvez exporter une synthèse de toutes les notes de frais gérées par votre entreprise, par mois ou par catégorie. Vous pouvez également télécharger tous les justificatifs en un clic. Vous y retrouverez la mention de l'archivage à valeur probante, à montrer en cas de contrôle.

Visibilité et contrôle sur les dépenses

Pilotez au plus près les dépenses de vos salariés

Vous choisissez les collaborateurs à qui vous donnez accès au module des notes de frais sur le logiciel. Ils recevront une invitation pour se connecter à leur espace personnel et pourront saisir immédiatement leurs frais professionnels.

Vous pouvez définir un plafond de dépenses afin d’assurer une gestion des frais de vos équipes au plus près de la réalité. Deux options s'offrent à vous : définir un plafond unique, ou l'adapter selon la catégorie des dépenses.

L'un de vos collaborateurs est inquiet car il doit avancer une grosse somme d'argent ? Vous pouvez rembourser sa note de frais immédiatement sur le logiciel sans attendre la clôture de la paie, en générant un fichier SEPA. Il sera indiqué sur le bulletin de paie que la note de frais a été remboursée pendant le mois.

Questions fréquentes

Un logiciel de notes de frais est une solution digitale qui automatise et simplifie l'ensemble du processus de gestion des dépenses professionnelles.

Il permet aux collaborateurs de saisir leurs frais, de transmettre les justificatifs, aux managers de valider les dépenses, et à l'entreprise d'assurer le remboursement et la comptabilisation de manière efficace et sécurisée.

Une application pour notes de frais automatise le traitement des notes de frais, renforce le contrôle et la conformité, faisant ainsi gagner un temps précieux aux équipes. Elle permet aux collaborateurs de saisir leurs dépenses en temps réel via leur smartphone, réduisant ainsi les risques de perte de justificatifs et les trop gros délais de remboursement.

Un logiciel de gestion dédié simplifie considérablement le traitement des notes de frais :

le collaborateur saisit ses dépenses (frais kilométriques, frais de restaurant...), numérise ses justificatifs et soumet sa note ;
le manager est notifié, contrôle la conformité et valide ;
les dépenses validées sont ensuite remboursées au collaborateur et transférées automatiquement en comptabilité ;
l'ensemble des données est enfin centralisé et archivé de façon sécurisée.

C'est l'un des principaux avantages d'un logiciel de gestion des notes de frais. PayFit vous permet de paramétrer finement les règles de remboursement propres à votre entreprise : catégories de dépenses, plafonds, etc.

Votre politique de frais est ainsi appliquée de manière systématique et automatisée, ce qui réduit considérablement les risques d'erreurs et de fraudes.

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Vous pouvez nous confier uniquement la gestion de paie, mais aussi vous faire accompagner sur la gestion des ressources humaines, des congés et absences, et rituels de management.