Pourquoi utiliser un logiciel de paie gratuit ?

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Emmanuelle Marion

Content Manager @PayFit

Mise à jour le 9.09.2021

La gestion de la paie peut s’avérer très complexe pour un employeur, qui peut alors décider de se tourner vers un logiciel de paie.

Un logiciel de paie est indispensable pour gérer la paie de vos salariés. Fiable, simple et efficace, il vous permet de garder du temps pour d'autres tâches à plus haute valeur ajoutée.

En effet, un logiciel de paie est un outil qui vous permet une automatisation de la paie et la gestion simplifiée du personnel de votre entreprise. Le logiciel de paie gratuit peut également être très utile malgré des fonctions limitées. 

En tant qu’employeur, vous souhaitez avoir recours à un logiciel de paie gratuit pour gérer la paie de tous vos salariés et vous vous questionner sur les différents types de logiciels, leurs avantages et leurs inconvénients. PayFit vous explique.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie gratuit ? 

Un logiciel de paie est un outil informatique qui peut s’avérer précieux pour un employeur car il lui permet d’automatiser la paie et la gestion du personnel de son entreprise. 

En effet, une grande partie des tâches de gestion de paie ou de gestion du personnel peuvent être automatisées avec un logiciel de paie. 

Le logiciel de paie gratuit, appelé également logiciel de bulletin de paie gratuit ou logiciel de fiches de paie gratuit, possède des fonctions limitées. 

Toutefois, ce logiciel de paie pas cher permet de gagner un temps précieux à l’employeur. 

Quels sont les différents types de logiciel de paie ?

Lorsque l'on parle de logiciel de paie, on peut penser à 3 types de logiciel :

  • Le logiciel de paie gratuit ;

  • Le logiciel de paie standard ; 

  • Le logiciel de paie SIRH "avancé."

Le logiciel de paie gratuit

Utiliser un logiciel de paie gratuit permet de générer la paie de ses salariés sans le moindre coût. 

Généralement, ce logiciel ne propose que des fonctionnalités basiques, telles que l'édition simple des fiches de paie avec l'ensemble des informations directement entrées dans le logiciel par le client.

Le logiciel de paie gratuit peut être limité à un nombre de salariés par mois, généralement aux alentours de 10 salariés. C'est pourquoi, le logiciel de paie gratuit est souvent regardé comme étant le logiciel de paie des TPE en phase de développement. En tout état de cause, pour commencer sur de bonnes bases, mieux vaut dès le départ se lancer avec un logiciel de paie standard.

Le logiciel de paie standard

Ce type de logiciel est payant. 

Il permet à l'utilisateur d'éditer les fiches de paie de ses employés, sans proposer la gestion de certains points RH ayant un impact sur la paie tels que le suivi du temps de travail, la gestion des congés et absences, etc

L'utilisateur du logiciel devra donc entrer manuellement ces informations pour pouvoir calculer des paies exactes.

Un logiciel de paie standard vous permettra d’éditer des bulletins de paie pas chers et donc de bénéficier d’une gestion de la paie pas chère. 

Le logiciel de paie SIRH "avancé"

Également payant, le logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) permet de faire des fiches de paie tout en prenant en compte les différents points RH impactant la paie.

Le salarié peut ainsi saisir directement ses demandes de congé, ses notes de frais, son temps de travail, etc. 

Concrètement, les managers n'ont plus qu'à valider ces demandes lorsqu'ils en sont notifiés. 

Le logiciel s'appuiera sur toutes ces données RH pour générer la paie en fin de mois

La personne chargée de la gestion de la paie dans votre entreprise gagne en temps et en efficacité : le logiciel s'occupe de l'ensemble des calculs liées à la paie. 

💡Bon à savoir : un logiciel de paie complet vous permet également de ne plus vous soucier de la réglementation en vigueur puisque les mises à jour se font automatiquement. 

Par exemple, PayFit est un logiciel de paie qui comprend une brique SIRH.

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Quels sont les avantages et les inconvénients d’un logiciel de paie gratuit ? 

Comme tout produit gratuit, le logiciel de paie qui ne vous coûte rien a des avantages et des inconvénients.

Les avantages du logiciel de paie gratuit

Son avantage premier est bien évidemment sa gratuité.

Vous pouvez également éditer rapidement une fiche de paie, sans la reprise d'historique qui peut parfois prendre du temps, mais ces deux avantages sont rapidement contrebalancés par des inconvénients majeurs.

Les inconvénients du logiciel de paie gratuit

Qui dit gratuit dit fonctionnalités limitées.

Tout d'abord, un logiciel de fiche de paie gratuit propose souvent des restrictions.

Ces restrictions sont la plupart du temps les suivantes :

  • nombre de bulletins de paie gratuits limité : très souvent, ils sont limités à 10 bulletins de paie par mois ;

  • pas ou peu de support client : il n’y a souvent aucun accompagnement dans l’édition des fiches de paie. Autrement dit, vous devrez piloter seul ce logiciel, sans être certain de la pertinence des données entrées dans l'application ;

  • absence de veille légale : une mise à jour doit être faite à chaque nouvelle réglementation liée à la paie (c'est le cas par exemple du chômage partiel lié au Covid-19). Un logiciel de paie gratuit ne dispose pas des ressources humaines nécessaires pour mettre en place cette veille légale et l'intégrer rapidement dans le logiciel ;

  • sécurité des données limitée : les données liées à la paie sont des données sensibles. Il est donc nécessaire de procéder à des doubles authentifications (2FA) afin de s'assurer que les données sont bien chiffrées, anonymisées et non-transmises à des sous-traitants, etc. Autant de points qui ne sont pas garantis par un logiciel de paie pas cher.

  • Aucune certitude sur la qualité des fiches de paie éditées : un logiciel de paie gratuit ne prend aucune responsabilité en cas d’erreur lors de l’établissement d’une fiche de paie. 

Si vous hésitez dans le choix du logiciel de paie - gratuit ou non -, prenez également le temps de vous renseigner sur l'externalisation de la paie.

Existe-t-il un logiciel de paie gratuit compatible avec la DSN ?

Un logiciel pour bulletin de paie gratuit peut parfois être compatible avec la DSN, c'est-à-dire qu'il transmettra directement la DSN aux organismes concernés.

Cependant, cette option est quasi systématiquement payante. Cela signifie que vous ne bénéficiez pas des avantages d'un logiciel de fiche de paie payant, complet et à jour juridiquement, mais pour qu’il soit compatible avec la DSN vous devrez tout de même payer. 

Finalement, un logiciel de paie avec DSN qui serait gratuit n’existe pas. 

Nous vous recommandons donc de peser le pour et le contre avant de faire appel à un logiciel de paie gratuit : si vous souhaitez vous assurer de générer des paies 100% conformes, un logiciel de paie payant mais fiable et complet peut être une meilleure solution.

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