Tout savoir sur la fiche de paie

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Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 24.08.2022

Également appelée bulletin de salaire, bulletin de paie ou fiche de salaire, la fiche de paie est un élément essentiel de la relation entre un employeur et ses salariés. 

La définition de la fiche de paie est simple : il s’agit du document qui justifie le paiement de son salaire au salarié. Remise par l'employeur en main propre, par voie postale ou par voie électronique, elle atteste du salaire versé en contrepartie d'un travail effectué.

Une bonne gestion de la paie nécessite de maîtriser l’élaboration des fiches de paie de ses salariés.

Est-il obligatoire d’établir une fiche de paie ? Comment faire une fiche de paie ? Que doit-elle contenir ? Quelle forme doit-elle prendre ? Qui peut vérifier les bulletins de salaire ? PayFit vous explique.

Sommaire

Est-il obligatoire d’établir une fiche de paie ?

La fiche de paie est obligatoire pour tous les salariés, que ce soit pour un ou plusieurs employeurs et quels que soient le montant et la nature de leur rémunération, la forme ou la validité de leur contrat. Il s'agit d'une obligation qui incombe à l'employeur.

Ainsi, lors du paiement du salaire, l'employeur doit remettre au salarié une feuille justificative : la fiche de paie.

Bon à savoir

Il est obligatoire d’établir une fiche de paie pour un apprenti. Concernant le stagiaire, il n’y a pas d’obligation spécifique même s’il est fortement recommandé de lui remettre un justificatif attestant du versement de sa gratification.

Comment faire une fiche de paie ?

La gestion de la paie n'est pas toujours évidente. Difficile de s'improviser expert, de savoir quels sont les calculs à faire pour une fiche de paie et de créer une fiche de paie de A à Z seul. Une véritable expertise et un suivi des évolutions de la législation sont indispensables afin de ne pas commettre d'erreur.

Pour faire une fiche de paie, il faut suivre correctement toutes les étapes :

En tant qu’employeur, vous pouvez réaliser vous-mêmes les bulletins de paie de vos salariés grâce à votre service juridique ou RH, vous avez également la possibilité de recourir à un logiciel de paie

Il est également possible d’externaliser votre en paie en ayant recours à un expert-comptable.

Si vous vous demandez combien coûte une fiche de paie, sachez que son coût est compris entre 18 et 25 € par fiche de paie, si vous avez recours à un comptable.

Si votre choix se porte sur un logiciel de paie, le prix d’une fiche de paie dépendra du forfait auquel vous souhaitez souscrire.

Attention : le calcul de la fiche de paie s'effectue selon les règles en vigueur à un instant T. Ces règles liées aux différentes charges sociales patronales et salariales évoluent au gré de la législation d’où l’importance d’être bien accompagné dans l’élaboration de ses fiches de paie.

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Quelles sont les mentions obligatoires d’une fiche de paie ?

Pour être considérée comme valide, il est nécessaire de faire apparaître l’ensemble des mentions obligatoires sur la fiche de paie

Les éléments relatifs à l'identification des parties

1 - Identification de l’employeur

En premier lieu, il convient d’insérer les mentions relatives à l’identification de l’employeur :

  • nom / dénomination de l’entreprise ;

  • numéro SIRET (numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements) ;

  • code APE ou code NAF (numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi) ou code entreprise ;

  • convention collective applicable.

2 - Identification du salarié

Puis, il est nécessaire de renseigner les éléments permettant d’identifier le salarié :

  • nom du salarié ;

  • adresse postale ;

  • numéro de sécurité sociale ;

  • début du contrat de travail et date d’ancienneté ;

  • emploi, classification et catégorie du salarié ;

  • position dans la classification conventionnelle (niveau hiérarchique ou coefficient).

Les éléments relatifs à la rémunération 

Les fiches de paie doivent aussi comporter les mentions relatives au salaire.

1 - Informations sur le salaire et les variables de paie

La fiche de paie doit mettre en évidence les informations relatives au salaire :

  • salaire de base du salarié ;

  • période de la fiche de paie ;

  • nombre d’heures de travail et notamment, nombre  d’heures supplémentaires ;

  • absences non rémunérées, absences exceptionnelles, RTT ;

  • dates de congés et montant de l'indemnité de congés payés ;

  • absence pour maladie, IJSS ;

  • nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (comme les tickets-restaurant, les primes, etc.), ce sont les avantages en nature sur la fiche de paie.

2 - Informations sur les cotisations et contributions sociales

Les informations à préciser portent sur le : 

  • les taux et montants des contributions et cotisations sociales dues par l’employeur et le salarié (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage) ;

  • les éventuels exonérations, écrêtements et allègements de cotisations.

3 - Informations sur le salaire net à payer et le salaire net imposable

En bas de la fiche de paie, suite aux différents calculs de la fiche de paie, il est nécessaire d’indiquer :

  • le montant du salaire « net à payer avant impôt sur le revenu », c’est-à-dire la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source ; 

  • le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu (taux personnalisé, assiette, montant de l’impôt sur le revenu) ;

  • la date de paiement du salaire ainsi que la méthode de versement (virement, chèque, etc.).

Bon à savoir

Certains éléments ne doivent pas être indiqués sur la fiche de salaire, c’est notamment le cas de l’exercice du droit grève et des responsabilités en tant que représentant du personnel.

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Quelles sont les modalités de remise de la fiche de paie ?

Le support de la fiche de paie

Depuis 2016, vous pouvez remettre des bulletins de paie dématérialisés à vos salariés ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire vos coûts.

Toutefois, si l’un de vos salariés s’oppose à la remise de ses fiches de paie en ligne, vous devrez être en mesure de lui remettre au format papier : en main propre ou par voie postale.

Précision : depuis 2018, la forme de la fiche de salaire doit être simplifiée, quel que soit son support.

La remise du bulletin de paie

Il n'y a pas de délai légal de remise de la fiche de paie précis, elle doit seulement avoir lieu à échéance régulière, lors du paiement du salaire.

La durée de conservation des fiches de paie

La question qui se pose est celle de savoir combien de temps garder une fiche de paie.

La durée de conservation des fiches de paie par l’employeur est de 5 ans minimum

Par ailleurs, pour les fiches dématérialisées, vous devez les rendre disponibles au salarié :

  • soit pendant une durée de 50 ans ; 

  • soit jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.

Modèle de fiche de paie en ligne

Voici un modèle de fiche de salaire en ligne éditée par PayFit. Cette simulation de fiche de paie gratuite reprend les mentions obligatoires qui doivent figurer sur le document.

Chez PayFit, la fiche de paie est dématérialisée et peut donc facilement être téléchargée et imprimée par le salarié.

Par ailleurs, un récapitulatif des principales informations présentes sur la fiche de paie est proposé au salarié, pour une compréhension simplifiée du document.

Récapitulatif fiche de paie - PayFit
Fiche de paie

Est-il possible de modifier une fiche de paie ?

Modifier une fiche de paie peut être vu comme une falsification, ce qui est interdit : vous aurez alors édité une fausse fiche de paie.

Cependant, une rectification de la fiche de paie peut être envisagée en cas d'erreur sur une fiche de paie, comme un trop perçu ou encore une erreur sur le montant des cotisations ou du nombre d'heures travaillées.

Erreur sur une fiche de paie : quelles sanctions ?

L’étape de vérification de la fiche de paie est essentielle. Elle a pour objectif de s’assurer que tous les éléments requis y figurent et qu’il n’y ait pas d’erreurs de calcul.

Attention : en cas de bulletin de salaire non-conforme, l’employeur risque de payer une amende de 450 € par bulletin de paie.

Si vous constatez une erreur, sachez que la modification d’une fiche de paie est interdite. Elle peut être vue comme une falsification : vous aurez alors édité une fausse fiche de paie.

Dans une telle situation, pour rattraper l'erreur sur la fiche de paie (trop-perçu, erreur sur le montant des cotisations, le nombre d'heures travaillées, etc.) il sera nécessaire de réaliser une rectification de la fiche de paie.

Attention : cette rectification doit être portée à la connaissance du salarié et apparaître de manière claire sur le bulletin de salaire rectificatif.

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