Comment fonctionne un logiciel SIRH ?

Avec la digitalisation des processus RH, de nouveaux outils ont été créés pour améliorer la gestion des ressources humaines dans les entreprises.

C’est notamment le cas du logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), une solution complète pour piloter et automatiser l’ensemble des tâches indispensables à la bonne gestion administrative du personnel. 

Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ? Qu’apporte-t-il à un service RH ? Comment bien choisir son logiciel ? On répond à vos questions.

Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ? 

Définition d’une solution SIRH

Un SIRH, ou système d’information des ressources humaines, est une suite logicielle qui regroupe les outils nécessaires pour gérer l’ensemble des processus RH d’une entreprise. Il couvre la paie, le suivi du temps de travail et l’administration des collaborateurs.

Pour cela, il est composé de modules (ou  brique logicielle), chacun permettant de réaliser une tâche RH, telle que :

• le recrutement (entretiens et suivi des candidats) ;

• la gestion de la paie ;

• la formation ;

• le suivi du temps de travail (congés payés, absences, repos, etc.) ;

• la gestion des notes de frais, etc.

💡 Bon à savoir : en RH, le système d’information est indispensable pour collecter, archiver, analyser et diffuser toutes les données essentielles au pilotage de l’activité de l’entreprise.

Fonctionnalités des logiciels SIRH

En pratique, une entreprise peut recourir à plusieurs logiciels spécialisés pour accomplir les missions RH au quotidien. 

Elle peut ainsi cumuler : 

• un logiciel de paie ;

• un logiciel de gestion du personnel ; 

• un logiciel de planning de travail ;

• un logiciel de gestion des notes de frais ;

• et un logiciel de gestion des absences ou de gestion des congés, etc.

Un SIRH offre une solution tout-en-un avec une seule et même plateforme. À partir d’un unique outil, il centralise, organise et traite toutes les données relatives au personnel.

En général, les entreprises ont recours aux logiciels SIRH pour automatiser les tâches répétitives et gagner en efficacité en évitant les erreurs.

💡 Bon à savoir : les modules d’un SIRH peuvent être combinés en fonction des besoins de l’entreprise.

Quels sont les avantages d’un logiciel SIRH ?

L’utilisation d’un logiciel SIRH présente de nombreux avantages pour l’entreprise, quelle que soit la taille de la structure.

Centralisation des informations

Avec un logiciel SIRH, toutes les données et documents relatifs aux ressources humaines sont centralisés au sein d’une seule plateforme. De cette manière, l’outil simplifie le partage et la transmission des informations entre les salariés et les RH. 

Chaque collaborateur peut consulter :

• son contrat de travail ;

• ses éléments de rémunération (salaire, prime, notes de frais) ;

• ses prestations sociales (Assurance maladie, etc.) ;

• ses absences ;

• ses formations, etc.

💡 Bon à savoir : ce type de suite logicielle facilite la prise de décision. En effet, en un seul clic, le décideur peut accéder directement aux informations nécessaires depuis le module logiciel de gestion du personnel du système.

Gain de temps

Grâce à la digitalisation des RH, l’utilisation d’un logiciel SIRH permet de gagner du temps au quotidien. 

Selon les fonctionnalités choisies, le logiciel SIRH peut automatiser :

• la création des bulletins de paie ;

• l’élaboration des plannings de travail, etc.

Ces tâches administratives, souvent répétitives et chronophages, sont prises en charge par le SIRH. Cela permet de libérer du temps afin que les équipes des ressources humaines se concentrent sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Optimisation des processus 

Le logiciel SIRH permet d’optimiser le fonctionnement et l’organisation des ressources humaines dans l’entreprise. 

Il contribue à :

• favoriser une meilleure communication et coordination entre les équipes ou les membres de différents services ;

• renforcer la performance des salariés en proposant des tableaux de reporting sur chaque projet avec un suivi des indicateurs de performance (KPI) ;

• offrir une meilleure expérience des utilisateurs, par exemple grâce à un chatbot RH intégré qui donne un accès instantané aux informations et un service personnalisé.

Comment un logiciel SIRH respecte-t-il le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre strictement l’utilisation des données personnelles sensibles par les logiciels SIRH :

• identité des salariés ;

• coordonnées bancaires ;

• rémunération ;

• données de santé liées aux arrêts de travail ;

• informations disciplinaires.

En tant que responsable du traitement de ces données, l’employeur doit s’assurer que le SIRH respecte les principes fondamentaux du RGPD, à savoir :

• la justification juridique de chaque information collectée ;

• la minimalisation des données recueillies : l’entreprise ne doit collecter que les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie ;

• la durée de conservation limitée des données, définie en en fonction des obligations légales ;

• la sécurisation des informations grâce à un contrôle des accès, un chiffrement des données, une traçabilité des actions et des sauvegardes régulières.

Le respect du RGPD implique également une transparence vis-à-vis des salariés. Ces derniers doivent être informés de la nature des données collectées, de leur finalité, de leur durée de conservation et de leurs droits les concernant.

Comment choisir son logiciel SIRH ?

Choix de l’éditeur SIRH

Tous les logiciels et outils SIRH ne proposent pas les mêmes fonctionnalités ni les mêmes modules. Selon l’éditeur, les solutions SIRH proposent aux entreprises des options différentes. 

Le choix du logiciel SIRH est très important, car il doit être adapté et répondre aux besoins de l’entreprise. 

Avant de se lancer dans la recherche du logiciel idéal, il est recommandé d’identifier précisément les contraintes, les objectifs et le budget de la structure. Pour cela, un employeur peut interroger les personnes concernées par cette future implantation (ex : staff et responsables du service des ressources humaines).

💡 Bon à savoir : un éditeur de logiciel est une entreprise chargée de concevoir, développer et commercialiser les logiciels.

Le meilleur logiciel SIRH doit vous permettre de :

• fluidifier les échanges grâce aux espaces personnels ;

• simplifier la gestion des congés et des absences ;

• gérer le temps de travail de vos salariés ;

• offrir aux salariés la possibilité de mettre en place un don sur salaire ;

• centraliser la gestion des notes de frais au sein du même outil ;

• intégrer efficacement vos nouveaux talents (à l'aide d'un module d'onboarding dédié).

Cahier des charges 

Une fois le logiciel SIRH sélectionné, il est important de formaliser les attentes de l’entreprise dans le cahier des charges SIRH.

Ce document contractuel permet de communiquer vos besoins à l’éditeur du logiciel et de vérifier si la solution proposée correspond à vos exigences.

Pour aller plus loin, consultez notre vidéo explicative :

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