Quelles sont les formalités d’embauche ?

L’embauche d’un salarié est une étape très importante dans la vie de l’entreprise. Symbole de croissance de l’entreprise, l’embauche est un événement que chaque employeur veut réussir. 

Toutefois, il existe des formalités à respecter et des étapes à suivre pour que l’embauche soit réussie à la fois légalement et techniquement. Ainsi, il est nécessaire de respecter la procédure d'embauche, étapes par étapes. 

Quelle est la procédure d’embauche d’un salarié ? Quelles sont les étapes à respecter ? Quels sont les documents nécessaires pour une embauche ? PayFit vous explique.

Étape 1 - Choisir et rédiger le bon contrat de travail

Une des étapes importantes de l’embauche d’un salarié est le choix et la rédaction du contrat de travail. 

En effet, certains contrats de travail ne peuvent être conclus que sous certaines conditions juridiques. Il faut alors être très vigilant dans le choix de votre contrat de travail, au risque de le voir requalifié. 

Le contrat de travail permet de formaliser l’ensemble des obligations et des droits de l'employeur et du salarié : 

• la rémunération ;

• le coefficient de salaire ;

• le lieu de travail ;

• les horaires de travail ;

• les missions.

Il est indispensable de consigner dans un écrit tous les aspects évoqués ci-dessus, afin de se prémunir d’un éventuel litige employeur-salarié. 

💡 Bon à savoir : un contrat de travail n’est pas figé. Il est toujours possible de modifier un contrat de travail, notamment au moyen d’un avenant au contrat de travail. 

Étape 2 - Établir la déclaration préalable à l’embauche

La déclaration d’embauche est une obligation pour tous les employeurs, elle s’effectue grâce à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). 

La DPAE est une formalité d’embauche imposée à l’employeur avant l’embauche de chaque salarié. 

L’objectif est de déclarer l’embauche du salarié aux organismes de protection sociale. 

Concrètement, la DPAE se réalise via un formulaire à remplir en ligne. 

Ce formulaire doit être transmis à l’URSSAF dans un délai de 8 jours avant la date de l’embauche et la prise de poste du salarié.

La transmission de la DPAE s’effectue sur le site Net-entreprise.fr ou celui de l’URSSAF.

L’envoi dématérialisé de la DPAE est :

• obligatoire pour les entreprises ayant envoyé plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente ;

• recommandé pour les entreprises qui ont envoyé moins de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente. Ces entreprises sont autorisées à envoyer la déclaration par voie postale. 

⚠️ Attention : l’employeur encourt des sanctions civiles, administratives et pénales s’il ne procède pas à cette déclaration. 

Étape 3 - Affilier le salarié à une caisse de retraite

Une autre étape primordiale de la procédure d’embauche d’un salarié est l'affiliation à la caisse de retraite complémentaire de l'Agirc-Arrco.

Il s’agit d’une formalité d’embauche obligatoire. 

L’affiliation est effectuée par la transmission de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes de protection sociale.

Étape 4 - Organiser la visite d’information et de prévention

Cette formalité d’embauche est obligatoire. Tous les salariés doivent bénéficier d’une visite d’information et de prévention dans un délai de 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail.

La visite d’information et de prévention est réalisée par le médecin du travail ou un professionnel de santé. Il s’agit tout simplement d’une visite médicale d'embauche. 

Cette visite a notamment pour objet :

• d'interroger le salarié sur son état de santé ;

• de l'informer sur les risques éventuels auxquels l'expose son poste de travail ;

• de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre ;

• de l'informer sur son droit de bénéficier d'une visite à sa demande et à tout moment avec le médecin du travail.

Lors de cette visite, un dossier médical de santé au travail est ouvert. 

À l'issue de toute visite d'information et de prévention, le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travailleur et à l'employeur.

⚠️ Attention : le non-respect de cette formalité d’embauche expose l’employeur à des sanctions pénales. 

Étape 5 - Réaliser la déclaration des mouvements de main d'œuvre

Chaque mois, les entreprises de plus de 50 salariés sont tenues de procéder à la déclaration des mouvements de main d'œuvre (DMMO). 

Cela se fait via la déclaration sociale nominative (DSN). 

L’objectif est d’informer l’administration de la conclusion et la résiliation des contrats de travail au cours du mois précédent.

💡 Bon à savoir : il ne s’agit pas vraiment d’une formalité d’embauche. Cette déclaration doit être faite chaque mois peu importe qu’il y ait de nouvelles arrivées ou non. 

Étape 6 - Respecter les affichages et les registres obligatoires

Registre unique du personnel

La tenue d’un registre unique du personnel est une formalité d’embauche obligatoire pour l’employeur. 

Le registre est obligatoire dès la première embauche d’un salarié dans l'entreprise. Il doit ensuite être mis à jour à chaque nouvelle embauche et à chaque départ, de manière chronologique et indélébile. 

Voici les principales mentions devant figurer sur le registre unique du personnel : 

• informations relatives à l’identité du salarié : nom et prénoms, date de naissance, sexe ;

• informations relatives à l’emploi : qualification, dates d'arrivée et de départ de l'établissement ;

• informations relatives au type de contrat de travail : apprentissage, professionnalisation, CDD, travail temporaire, temps partiel, etc.

💡 Bon à savoir : les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement.

Règlement intérieur 

L’employeur est tenu d’afficher le règlement intérieur dans les lieux de travail. Ce dernier règlemente les comportement au sein de l'entreprise. Une charte informatique peut également être annexée au règlement intérieur afin de prévoir les utilisations des moyens et outils informatiques dans l'entreprise.

Étape 7 - Informer le salarié

Mutuelle d’entreprise

Dans le cas où une mutuelle d’entreprise existe, l’employeur est tenu d’en informer le salarié pour qu'il puisse, le cas échéant, être affilié à la mutuelle.

Entretiens professionnels

Lors de son embauche, le salarié est informé qu'il bénéficie tous les deux ans d'un entretien professionnel avec son employeur. 

L’entretien est consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi. 

Documents à remettre au salarié lors de l’embauche

L'employeur doit fournir au salarié lors de l’embauche une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception. 

💡 Bon à savoir : cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

Nouvelles informations obligatoires depuis le 1er août 2022

La liste des informations obligatoires à transmettre au salarié à son embauche est étendue :

• la durée et les conditions de la période d’essai ;

• le droit à la formation octroyé par l’employeur ;

• en cas de rupture de la relation de travail, la procédure à respecter par l’employeur et le salarié (conditions de forme et les délais de préavis, etc.) ;

• l’identité du ou des organismes de sécurité sociale ;

L'information sur la durée de travail doit également être détaillée. L’employeur doit aussi préciser, dans le cas d'un CDD, la date de fin ou la durée prévue, et dans le cas des travailleurs intérimaires, l’identité des entreprises utilisatrices.

Étape 8 - Établir les fiches de paie et gérer la paie

À l’occasion de la première embauche, il faudra élaborer des fiches de paie et notamment passer par l'étape de la première paie.

N’hésitez pas à découvrir le produit PayFit pour vous aider dans la gestion de vos fiches de paie.

En résumé, voici les différentes formalités d’embauche à respecter : 

• Étape 1 : Choisir et rédiger le bon contrat de travail ; 

• Étape 2 : Etablir la déclaration préalable à l’embauche ; 

• Étape 3 : Affilier le salarié à une caisse de retraite ; 

• Étape 4 : Organiser la visite d’information et de prévention ; 

• Étape 5 : Réaliser la déclaration des mouvements de main d’oeuvre ; 

• Étape 6 : Respecter les affichages et les registres obligatoires ; 

• Étape 7 : Informer le salarié ; 

• Étape 8 : Établir les fiches de paie et gérer la paie. 

Pour visualiser en un coup d'œil les formalités d’embauche à connaître, vous pouvez également consulter notre fiche dédiée au tableau des formalités d’embauche. 

Si vous venez juste de lancer le recrutement, vous pouvez retrouver notre article vous livrant toutes les astuces pour rédiger une offre d'emploi.