Quelles sont les formalités d’embauche ?

L’embauche d’un salarié constitue une étape clé dans la vie d’une entreprise. Véritable indicateur de croissance et de développement, elle représente un moment stratégique que tout employeur souhaite réussir.

Toutefois, recruter ne s’improvise pas : cette démarche implique le respect de formalités précises et d’un cadre légal strict. Pour garantir une embauche réussie, tant sur le plan juridique que pratique, il est essentiel de suivre rigoureusement chaque étape du processus de recrutement.

Checklist des formalités d’embauche

Voici les principales étapes à respecter pour une embauche réussie.

Étape 1 - Choisir et rédiger le bon contrat de travail

Le choix et la rédaction du contrat de travail constituent une étape essentielle du processus d’embauche.

En effet, certains types de contrats ne peuvent être conclus que sous des conditions juridiques strictes. Il est donc primordial d’être particulièrement vigilant lors de leur sélection, sous peine de voir le contrat requalifié, ce qui peut entraîner des conséquences importantes pour l’employeur (dommages et intérêts, paiement de cotisations sociales rétroactives auprès des organismes sociaux, amende pénale).

Le contrat de travail permet de formaliser l’ensemble des droits et obligations des deux parties. Il doit notamment préciser :

• la rémunération ;

• le coefficient de salaire ;

• le lieu de travail ;

• les horaires de travail ;

• les missions confiées au salarié.

Afin de prévenir tout litige entre l’employeur et le salarié, il est fortement recommandé de consigner par écrit l’ensemble de ces éléments.

💡 Bon à savoir : le contrat de travail n’est pas figé. Il peut évoluer au cours de la relation de travail, notamment grâce à la mise en place d’un avenant au contrat de travail, permettant d’adapter certaines clauses aux nouvelles conditions.

Étape 2 - Établir la déclaration préalable à l’embauche 

La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) constitue une obligation incontournable pour tout employeur. Elle doit être effectuée avant chaque embauche, quelle que soit la nature ou la durée du contrat.

Cette déclaration d’embauche vise à déclarer l’arrivée du salarié auprès des organismes de protection sociale, et permet ainsi de garantir sa couverture dès le début de son activité.

Concrètement, la DPAE se réalise via un formulaire en ligne, à transmettre à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date de l’embauche, et au plus tard avant la prise de poste effective du salarié (avant le début d'exécution du contrat).

La déclaration s’effectue sur le site Net-entreprises.fr, ou directement sur le site de l’URSSAF. Par ailleurs, l’envoi dématérialisé de la DPAE est :

• obligatoire pour les entreprises ayant réalisé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente ;

• recommandé pour celles en ayant réalisé moins de 50, bien qu’un envoi postal reste possible dans ce cas.

⚠️ Attention : l'absence de DPAE expose l'employeur à de lourdes sanctions :

• amende administrative pouvant atteindre 1 500 € par salarié (7 500 € en cas de récidive) ;

• sanctions pénales : jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 75 000 € d'amende en cas de dissimulation d'emploi salarié (travail au noir).

Étape 3 - Vérifier l'autorisation de travail d'un salarié étranger 

Lors du recrutement d'un candidat de nationalité étrangère (hors Espace Économique Européen, Suisse, Monaco, Andorre ou Saint-Marin), une formalité supplémentaire et strictement obligatoire s'ajoute au processus classique. L'employeur a le devoir de s'assurer que le futur collaborateur est en droit d'exercer une activité salariée en France.

Pour ce faire, vous devez impérativement vérifier l'authenticité de son titre de séjour (valant autorisation de travail). Cette demande d'authentification doit être adressée à la préfecture compétente au moins 2 jours ouvrables avant la date de prise de poste effective.

La démarche est aujourd'hui simplifiée et dématérialisée : elle s'effectue directement en ligne via le portail dédié du ministère de l'Intérieur (ANEF). Si la préfecture ne vous adresse aucune réponse dans un délai de 2 jours ouvrables suivant la réception de votre demande, votre obligation de vérification est réputée remplie. Vous pouvez alors procéder à l'embauche sereinement.

⚠️ Attention : l'embauche d'un travailleur étranger démuni d'une autorisation de travail valide est lourdement sanctionnée. L'employeur s'expose à des sanctions administratives et pénales sévères, allant jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 15 000 € d'amende par salarié concerné.

Étape 4 - Affilier le salarié à une caisse de retraite 

L'affiliation du salarié à la caisse de retraite complémentaire constitue une étape essentielle du processus d’embauche. Elle concerne le régime Agirc-Arrco, auquel doivent être rattachés tous les salariés du secteur privé.

Il s’agit d’une formalité obligatoire, permettant au salarié de bénéficier de ses droits à la retraite complémentaire dès le début de son activité.

Cette affiliation est réalisée automatiquement via la transmission de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), adressée à l’ensemble des organismes de protection sociale. La DSN centralise ainsi les informations nécessaires et simplifie les démarches administratives pour l’employeur.

💡 Bon à savoir : pour gagner du temps et sécuriser vos démarches, il peut être judicieux de s’équiper d’un outil de gestion de la paie ou de se faire accompagner par un professionnel.

Étape 5 - Organiser la visite d’information et de prévention 

La Visite d’Information et de Prévention (VIP) est une formalité d’embauche obligatoire pour tous les salariés. Elle doit être réalisée dans un délai maximum de 3 mois suivant la prise effective du poste.

Cette visite médicale d'embauche, effectuée par le médecin du travail ou un professionnel de santé habilité a pour objectif de s’assurer que le salarié peut exercer ses fonctions dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Les délais pour effectuer la visite médicale diffèrent selon le poste :

• poste classique : dans les 3 mois suivant la prise de poste ;

• travailleurs de nuit, jeunes de moins de 18 ans, ou travailleurs handicapés : avant la prise de poste ;

• postes à risques ou surveillance médicale renforcée : avant la prise de poste.

Elle permet notamment :

• d’interroger le salarié sur son état de santé ;

• de l’informer sur les risques éventuels liés à son poste de travail ;

• de le sensibiliser aux mesures de prévention à mettre en place ;

• de lui rappeler son droit de demander une visite médicale à tout moment.

À cette occasion, un dossier médical en santé au travail est ouvert pour le salarié.À l’issue de la visite, une attestation de suivi est remise à la fois au salarié et à l’employeur.

⚠️ Attention : le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions pénales pour l’employeur.

Étape 6 - Réaliser la déclaration des mouvements de main-d'œuvre 

Les entreprises de plus de 50 salariés ont l’obligation d’effectuer chaque mois une Déclaration des Mouvements de Main-d’Oeuvre (DMMO).

Cette déclaration est réalisée via la déclaration sociale nominative et permet d’informer l’administration des entrées et sorties de salariés intervenues au cours du mois précédent, qu’il s’agisse de la conclusion ou de la rupture de contrats de travail.

💡 Bon à savoir : bien qu’elle s’inscrive dans le suivi des effectifs, la DMMO ne constitue pas à proprement parler une formalité d’embauche. Elle doit être effectuée tous les mois, même en l’absence de mouvements de personnel.

Étape 7 - Respecter les affichages et les registres obligatoires 

Registre unique du personnel

La registre unique du personnel est une obligation légale dès la première embauche d’un salarié. Ce document doit être mis à jour à chaque arrivée et à chaque départ, de manière chronologique et indélébile.

Il doit comporter notamment :

• les informations relatives à l’identité du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe ;

• les informations liées à l’emploi : qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;

• les informations relatives au type de contrat : apprentissage, professionnalisation, CDD, intérim, temps partiel, etc.

💡 Bon à savoir : les informations inscrites dans le registre unique du personnel doivent être conservées durant 5 ans à compter du départ du salarié (ou du stagiaire).

Règlement intérieur 

L’employeur a également l’obligation de mettre à disposition des salariés le règlement intérieur, généralement affiché dans les lieux de travail. Ce document fixe les règles en matière de discipline, d’hygiène et de sécurité au sein de l’entreprise.

Il peut être complété par une charte informatique, précisant les conditions d’utilisation des outils numériques mis à disposition des salariés.

Étape 8 – Informer le salarié 

L’information du salarié lors de son embauche est une étape essentielle, encadrée par la loi. L’employeur doit veiller à transmettre un certain nombre d’informations et de documents afin de garantir la transparence de la relation de travail.

La mutuelle d’entreprise

Lorsque l’entreprise propose une mutuelle collective, l’employeur a l’obligation d’en informer le salarié. Celui-ci pourra ainsi être affilié à la mutuelle, sauf cas de dispense prévus par la réglementation.

Les entretiens professionnels

Dès son arrivée, le salarié doit être informé qu’il bénéficie, tous les deux ans, d’un entretien professionnel avec son employeur. Cet entretien est consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en matière de qualifications et d’emploi.

Les documents à remettre lors de l’embauche

L’employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de son accusé de réception.

💡 Bon à savoir : cette obligation est réputée remplie si le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

Les informations obligatoires depuis le 1er août 2022, complétées par l’arrêté du 3 juin 2024

La réglementation impose désormais à l’employeur de transmettre au salarié un socle d’informations renforcé dès l’embauche. L’arrêté du 3 juin 2024 précise 14 informations obligatoires à communiquer, parmi lesquelles :

1. l'identité des parties (employeur et salarié) ;

2. le lieu de travail ;

3. l’intitulé du poste, les fonctions ou la catégorie professionnelle ;

4. la date de début du contrat ;

5. la durée du contrat (ou la date de fin pour un CDD) ;

6. la durée et les conditions de la période d’essai ;

7. la durée du travail (horaires, organisation) ;

8. la rémunération (salaire de base, primes éventuelles) ;

9. les congés payés et leurs modalités ;

10. les procédures applicables en cas de rupture du contrat (préavis, formalités, etc.) ;

11. les dispositifs de formation professionnelle ;

12. les régimes obligatoires de sécurité sociale (organismes de rattachement) ;

13. la convention collective applicable ;

14. les modalités de mobilité ou de changement de lieu de travail, le cas échéant.

Des précisions complémentaires doivent également être apportées :

• pour un CDD : la date de fin ou la durée prévisionnelle du contrat ;

• pour les salariés intérimaires : l’identité des entreprises utilisatrices.

Étape 9 - Établir les fiches de paie et gérer la paie 

Lors de l’embauche de votre premier salarié, la mise en place de la première paie constitue une étape incontournable. L’employeur doit être en mesure d’établir des fiches de paie conformes à la réglementation, dès le premier versement de salaire.

La fiche de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment :

• l’identité de l’employeur et du salarié ;

• l’intitulé du poste ;

• la rémunération brute et nette ;

• le détail des cotisations sociales ;

• le nombre d’heures travaillées.

La gestion de la paie peut rapidement devenir complexe, en raison des évolutions réglementaires et des spécificités liées à chaque situation (temps partiel, heures supplémentaires, absences, etc.). Il est donc souvent recommandé de s’équiper d’un logiciel de paie ou de se faire accompagner par un expert afin de sécuriser ses pratiques et de gagner du temps.

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