Comment mettre en œuvre le registre du personnel dans votre entreprise ?

Cristina Sanchez
Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit
Mise à jour le 13.09.2021

En entreprise, il est obligatoire de préparer et mettre à jour certains registres d’information. Il est notamment nécessaire de  mettre en place des registres du personnel et de veiller à leur mise à jour afin de pouvoir les produire en cas de contrôle des organismes sociaux. 

Parmi ces registres figure le registre unique du personnel qui prend la forme d’une liste du personnel de votre entreprise accompagnée d’informations sur leur vie professionnelle.

Pour élaborer cette liste sans erreur, et remplir cette obligation légale efficacement, PayFit vous guide étape par étape et vous propose un exemple de registre unique du personnel. 

Sommaire

Qu'est ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un document ou fichier informatique obligatoire qui permet de tenir à jour une liste de l’ensemble des salariés de votre entreprise.

Ainsi, en tant qu’employeur, vous devez tenir un registre unique du personnel :

Il est obligatoire de prévoir un registre unique du personnel pour chaque établissement afin de regrouper les informations relatives aux salariés qui y travaillent. Il s'agit de l'un des différents documents obligatoires en entreprise qui peut être demandé en cas de contrôle par l'inspection du travail.

Bon à savoir

Les associations ayant recours au chèque associatif et les particuliers employeurs sont exemptés de tenir un registre unique du personnel.

Ce registre peut être tenu sur support papier ou numérique

Le but du registre unique du personnel est de permettre à divers organismes de connaître la composition du personnel salarié de votre entreprise lors de leurs contrôles

Ce registre doit donc pouvoir être présenté sur demande à :

  • L’agent de l’inspection du travail ;

  • L’agent de contrôle de l’URSSAF ;

  • Les membres du CSE

Bon à savoir

Vous devez impérativement mettre à jour le registre unique du personnel tout au long de la vie professionnelle du salarié. Les modifications doivent être incorporées au fur et à mesure de leur survenance. La tenue minutieuse de ce document est donc essentielle d'autant plus qu'elle vous permet de réunir les données nécessaires au suivi de l'effectif et du taux turnover de votre entreprise.

Que doit contenir un modèle de registre unique du personnel ?

Pour préparer le registre unique du personnel, le Code du travail prévoit des mentions obligatoires pour tous les salariés de l’établissement, ainsi que des mentions spécifiques pour certaines catégories de salariés.  

Mentions obligatoires

Dans un registre unique du personnel, les mentions obligatoires sont les suivantes :

  • Noms et prénoms des salariés ;

  • Date de naissance ;

  • Sexe ;

  • Nationalité ;

  • Emploi et qualification ;

  • Dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;

  • Type de contrat.

Mentions spécifiques

En plus des mentions obligatoires, il faut prévoir des mentions supplémentaires pour certaines catégories de salariés.

Pour les salariés étrangers

Pour les salariés étrangers, en plus des mentions obligatoires, le registre doit mentionner :

  • le type de titre de séjour ;

  • numéro de titre de séjour.

 

Attention : une copie de ce titre est annexée au registre unique du personnel.

Bon à savoir

Lorsqu'une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou au moins la demande d’autorisation doit être incluse dans le registre unique du personnel.

Pour un stagiaire 

Pour un stagiaire, le registre unique du personnel doit préciser : 

  • le nom/prénom du stagiaire ;

  • la date de début et de fin du stage ;

  • le lieu de présence du stagiaire ;

  • l’identité du maître de stage.

Précision : vous devez inscrire les stagiaires en fonction de leur ordre d’arrivée au sein de l’établissement. 

Pour les personnes volontaires au service civique 

Cette partie spécifique du registre unique du personnel rassemblera également les données des personnes volontaires en service civique.

Vous devrez inclure certaines mentions précisant le type de contrat pour :

  • les titulaires d’un CDD : mention “contrat à durée déterminée”;

  • les salariés à temps partiel : mention “salarié à temps partiel” ;

  • les titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : mention “apprenti” ou “contrat de professionnalisation”.

Pour les salariés temporaires

Pour les salariés temporaires, le registre unique du personnel fera mention de leur condition de “salarié temporaire” et inclura le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire les employant. 

Les mêmes mentions (nom et adresse) seront nécessaires pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs.

Bon à savoir

Mis à part la condition de “salarié temporaire” il n’y a pas de mentions spécifiques obligatoires dans le registre unique du personnel, pour les intérimaires. 

Qui peut consulter le registre unique du personnel ? 

Le registre unique du personnel doit constamment être mis à la disposition : 

Par ailleurs, le registre unique du personnel doit être présenté à la demande du salarié, mais uniquement pour les informations le concernant, tout en respectant les dispositions de la loi informatique et libertés.

Comment remplir le registre unique du personnel ? 

Pour commencer, il y a deux manières de tenir votre registre unique du personnel : dématérialisé ou en format papier. 

Le registre unique du personnel - format papier 

Vous pouvez acheter des modèles sous forme de livrets à remplir à la main. Toutefois vous devez vous assurer que le registre unique du personnel est infalsifiable

Bon à savoir

Pour garantir l’authenticité du document, vous devez vous assurer que les pages sont reliées et numérotées et que personne ne peut les arracher ou les échanger. 

Attention : vous devez impérativement utiliser un stylo non effaçable. 

Le registre unique du personnel - format numérique 

Vous avez la possibilité de dématérialiser le registre unique du personnel tout en respectant les conditions légales. 

Toutefois, il est impératif de consulter les représentants du personnel pour passer du format papier au format numérique. 

Le format numérique doit, pour garantir son authenticité, respecter les garanties de contrôle. En effet, vous devez pouvoir prouver que les mentions du registre sont indélébiles. 

Bon à savoir

Vous pouvez enregistrer une nouvelle version à chaque modification du fichier et mettre en place un mot de passe pour l’ouvrir. 

En résumé pour les 2 versions 

Pour remplir votre registre unique du personnel, un modèle peut vous être utile.

Nous vous proposons donc notre exemple gratuit de registre unique du personnel au format Excel.

Si vous souhaitez l’exploiter dans un autre format, il vous suffit de choisir un téléchargement spécifique : vous obtiendrez votre registre unique du personnel en modèle pdf, HTM, ods, csv.

Registre du personnel informatique : pensez aux logiciels de  paie !

L’employeur ne doit pas respecter une forme spécifique pour tenir le registre unique du personnel. 

Toutefois, le maintien du format papier est chronophage et plus susceptible de contenir des erreurs faute de mise à jour.

Aujourd’hui, il existe des solutions pour dématérialiser le registre unique du personnel. 

Par exemple, des logiciels de paie et RH permettent de saisir les données des salariés, et produisent automatiquement un registre unique du personnel numérique.

L’avantage d’un registre unique du personnel informatisé est qu’il est modifiable à tout moment et consultable en ligne

Par ailleurs, vous avez la possibilité de télécharger à tout moment ce registre unique du personnel en pdf ou dans un format de votre choix pour le produire lors d’un contrôle.

 

Attention : étant un fichier de gestion du personnel contenant des données personnelles de salariés, le registre unique du personnel doit respecter le règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD). 

Bon à savoir

Il n’existe pas de précision légale sur la durée de conservation des mentions du registre unique du personnel. 

Toutefois, en pratique ces données doivent être conservées tout au long de la relation de travail, et pendant 5 ans à compter du départ du salarié de l’entreprise.

Quelles sont les sanctions en cas d’absence ou de non-respect du registre du personnel ? 

En cas de contrôle, vous devrez impérativement pouvoir présenter le registre unique du personnel complet et à jour. 

A défaut, les principaux motifs de sanctions pour l’employeur sont les suivants : 

  • Absence de registre unique du personnel ; 

  • Défaut de mentions obligatoires ; 

  • Absence de mise à jour. 

Dans ce cas, vous pourriez être condamné à payer une amende de 750 € par salarié concerné.

Attention : si vous ne pouvez pas présenter le registre unique du personnel à l’inspection du travail ou n’en présenter qu’une version incomplète, vous commettez un délit d’entrave à l’exercice des fonctions d’agent de contrôle de l’inspection du travail. 

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