Quelles sont les démarches de l’affiliation à une mutuelle ?

Le système de prévoyance complémentaire, comme par exemple l’affiliation à la caisse de retraite, apporte des protections supplémentaires au régime de base de la Sécurité sociale.

À ce titre, la complémentaire santé (ou mutuelle) a pour objectif de prendre en charge les dépenses de santé qui ne sont pas assurées par l’Assurance maladie. Ainsi, le remboursement des frais restants s’effectue en fonction des garanties souscrites dans le contrat d’assurance. 

Depuis 2016, les entreprises du secteur privé doivent proposer une complémentaire santé à tous leurs salariés (sauf exception). L’affiliation à une mutuelle représente l’ensemble des formalités qu’un employeur doit effectuer pour inscrire ses collaborateurs. 

L’affiliation à une mutuelle d’entreprise est-elle obligatoire ?

Depuis le 1er janvier 2016, l'affiliation à une mutuelle d'entreprise est obligatoire pour l'employeur. Toute entreprise doit obligatoirement proposer à tous ses salariés une couverture de santé complémentaire pour compléter les prestations remboursées par le régime de base de la Sécurité sociale.

Cette obligation est prévue par l’article L.911-7 du Code de la Sécurité sociale. 

En pratique, c’est à l’employeur de réaliser toutes les démarches pour rattacher ses salariés à la complémentaire santé. Ces dernières se soldent généralement par la remise d’un bulletin d’affiliation à la mutuelle aux collaborateurs concernés. 

👉 À noter : la couverture complémentaire doit prendre en charge un niveau minimal de garanties qu'on appelle le "panier de soins minimal". L'employeur doit financer au moins 50 % du montant de la cotisation (sauf dispositions plus favorables prévues par un accord ou une convention collective). Employeur, vous restez libre de choisir votre organisme assureur et le niveau de garanties, à condition de respecter ce socle minimal.

Quelles sont les étapes de l’affiliation à une mutuelle d’entreprise ?

L’adhésion à une mutuelle d’entreprise par l’employeur nécessite de respecter certaines formalités. 

Étape 1 : Choisir une assurance

Contracter une mutuelle implique de prendre en compte les besoins de son personnel.

Pour ce faire, il faut comparer plusieurs organismes assureurs et sélectionner celui qui répond le mieux aux besoins des salariés. Afin de choisir l’assurance proposant les prestations les plus adaptées, il convient de considérer certains facteurs tels que l’âge moyen de ses collaborateurs ou la situation familiale (parents, etc.).

💡 Bon à savoir : il est possible de proposer l’inscription à la mutuelle pour les ayants droit du salarié, les enfants et/ou le conjoint, mais cette option reste facultative.

Ce choix engage l'entreprise sur plusieurs années : un accompagnement par des experts paie et protection sociale permet de comparer objectivement les offres et de sécuriser la conformité du contrat dès la souscription.

Étape 2 : Souscrire à un contrat d’assurance

Lorsque son choix est fait, l’employeur conclut avec l’organisme assureur un contrat d’assurance.

Il doit renseigner les informations relatives à l’entreprise et à son dirigeant telles que :

• le nom de l’entreprise ;

• le numéro de Siret ;

• ou encore l’adresse du siège social. 

Le contrat d’assurance doit en outre mentionner le type de contrat d’assurance et les garanties qui ont été souscrites par l’entreprise (notamment le panier de soins minimal). 

Le contrat précise également le taux de participation de l'employeur à la mutuelle et le nombre de salariés couverts.

💡 Bon à savoir : en fonction de son secteur d’activité et du niveau de digitalisation de sa société, l’employeur pourra choisir de proposer l’affiliation à une mutuelle dotée d’une application mobile (ou d’un espace en ligne) pour simplifier les démarches de ses salariés.

Étape 3 : Transmettre aux salariés un bulletin d’adhésion

Une fois que le contrat d’assurance a été conclu entre l’entreprise et l’organisme assureur, l’employeur doit transmettre aux salariés un bulletin d’affiliation à la mutuelle. Ceux-ci reçoivent alors une attestation d’affiliation comportant un numéro d’affiliation à la mutuelle.

💡 Bon à savoir : il faut obligatoirement renseigner le montant du prélèvement lié à la complémentaire santé sur la fiche de paie des salariés.

Dans quels cas une dispense d’affiliation à la mutuelle est-elle possible ?

Tous les salariés de l'entreprise ainsi que les apprentis ont le droit de bénéficier d'une affiliation à la mutuelle. Dans certaines situations, les collaborateurs peuvent être exemptés d'affiliation et faire une demande de dispense à la mutuelle d'entreprise obligatoire.

L’employeur ne peut pas obliger un salarié à renoncer à son affiliation à la mutuelle. Il doit, en outre, en cas de contrôle, prouver que la demande de dispense provient du travailleur. Pour ce faire, il est recommandé de lui faire signer un document attestant de la demande de dispense à la mutuelle.

Les salariés suivants peuvent demander une dérogation à cette mutuelle obligatoire :

• ceux bénéficiant de la Complémentaire Santé Solidaire (CSS) qui remplace l'Aide Complémentaire Santé (ACS) et la Couverture Maladie Universelle Complémentaire (CMU-C) ;

• ceux bénéficiant d'une couverture individuelle au moment de la souscription à la mutuelle, et ce, jusqu'à la fin du contrat individuel ;

• ceux bénéficiant d'une complémentaire santé en tant qu'ayant droit (époux ou partenaire de PACS) ;

• ceux bénéficiant de garanties dans le cadre d'un autre emploi ;

• ceux ayant conclu un contrat de travail à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois, un contrat de mission de moins de 3 mois ou un contrat à temps partiel de moins de 15 heures.

Quand faut-il affilier ses salariés à la mutuelle d'entreprise ?

En principe, l'inscription aux contrats de mutuelle et de prévoyance d'entreprise a lieu lors des formalités d'embauche. La date de prise d'effet dépend toutefois de l'acte fondateur du régime (accord collectif, référendum ou décision unilatérale de l'employeur), qui peut prévoir une condition d'ancienneté. À l'embauche, l'employeur informe chaque salarié de son affiliation aux régimes de protection sociale complémentaire ainsi que, le cas échéant, des conditions d'ancienneté applicables, conformément à l'article R1221-34 du Code du travail.

Quelles sont les sanctions en cas de non-affiliation à la mutuelle ?

Si un employeur n'a pas mis en place de complémentaire santé obligatoire ou n'a pas affilié un collaborateur qui devait en bénéficier, ce dernier peut saisir le conseil de prud'hommes et réclamer des dommages et intérêts en cas de préjudice. Pour éviter ce risque, un suivi rigoureux de chaque affiliation, alerte automatique à l'appui, permet de sécuriser la conformité de l'entreprise en continu plutôt qu'au moment d'un contrôle.

Est-ce que la mutuelle est obligatoire en CDD ?

Oui, l'employeur est tenu de proposer systématiquement une mutuelle d'entreprise à un salarié en CDD au même titre que ceux en CDI. Toutefois certains salariés titulaires d'un CDD ou d'un contrat de mission de moins de 3 mois (ou d'un contrat à temps partiel) peuvent demander une dispense d'affiliation. Ils pourront éventuellement bénéficier d'un versement santé (une aide individuelle versée par l'employeur qui remplace la complémentaire santé).

Un accord d'entreprise, un accord collectif de branche ou encore une décision unilatérale de l'employeur peuvent également prévoir ce dispositif de versement santé.

Le rattachement à la mutuelle d'entreprise d'un nouveau salarié est-il automatique ?

L'employeur doit affilier chaque nouveau collaborateur entrant auprès de son organisme assureur.

Un service de paie nouvelle génération peut détecter automatiquement l'arrivée d'un nouveau collaborateur et déclencher lui-même son affiliation auprès de l'organisme assureur, grâce à une API paie et à des systèmes d'intégration partenaires, sans action manuelle de l'employeur.

Un salarié peut-il inscrire sa famille à la mutuelle d'entreprise ?

Tout dépend du contrat souscrit par l'entreprise. Certains contrats permettent de couvrir le conjoint et les enfants, tandis que d'autres ne couvrent que le travailleur mais autorisent le rattachement en prenant des options supplémentaires à la charge du collaborateur.

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