Jusqu'au 31 Octobre
À retenir
La DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) est une obligation légale pour tout employeur, à effectuer avant l’arrivée effective d’un salarié.
Elle permet de notifier plusieurs organismes sociaux (URSSAF, CPAM, médecine du travail…) de l’embauche.
La déclaration doit être transmise au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard la veille de la prise de poste, par voie électronique ou papier, voire par DSN à partir du 1ᵉʳ janvier 2027.
Même si un tiers (expert-comptable ou service de paie) est mandaté, l’employeur reste juridiquement responsable de la transmission.
À l’occasion de la première embauche et avant chaque embauche de salarié, de nombreuses formalités administratives sont à respecter. La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en est la première étape indispensable.
Parce qu’elle permet de notifier l’arrivée de vos collaborateurs aux organismes sociaux, elle doit contenir des informations précises et respecter un délai strict prévu par le Code du travail. Dans cet article, découvrez comment déclarer un salarié, les délais à respecter et les informations obligatoires à transmettre.
Qu’est-ce que la DPAE ?
Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire par laquelle l'employeur notifie l'URSSAF ou la MSA de l'arrivée d'un nouveau salarié, avant même sa prise de poste
En tant qu’employeur, vous vous demandez comment déclarer un salarié ? Lors du recrutement, en plus de la signature d’un contrat de travail, vous êtes tenu de remplir plusieurs formalités d’embauche, dont la DPAE, qui permet d’informer différents organismes de l’embauche d’un nouveau collaborateur. Pour ne rien oublier, pensez à vous appuyer sur un tableau de formalités d’embauche.
💡 Bon à savoir : la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) a été remplacée par la DPAE.
À quoi sert la DPAE ?
Particulièrement important, ce document permet aux entreprises de réaliser plusieurs démarches administratives liées au recrutement d’un collaborateur.
Pour l’employeur
L’employeur est légalement tenu d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :
son inscription au régime général de la Sécurité sociale, à la CPAM ou à la caisse de Mutualité Sociale Agricole (MSA) ;
son inscription au registre du personnel ;
son affiliation à l’assurance chômage ;
la demande d'adhésion à la médecine du travail obligatoire ;
la demande d'examen médical.
Pour le salarié
La DPAE permet au salarié de bénéficier de l’ensemble de ses droits sociaux. Par exemple, en cas d’arrêt suite à un accident du travail, il sera couvert par l’Assurance Maladie.
Les formalités regroupées par la DPAE
Au-delà de cette présentation par acteur, l'Assurance Maladie précise que la déclaration préalable à l'embauche permet de réaliser en une seule fois toutes les formalités administratives obligatoires vers les organismes de protection sociale lors d'un recrutement :
pour l'employeur : son immatriculation au régime général de la Sécurité sociale, son affiliation au régime d'assurance chômage, ainsi que sa demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
pour le salarié : son immatriculation au régime général de la Sécurité sociale (ou au régime de protection sociale agricole s'il relève de ce régime), sa demande d'examen médical d'embauche et, selon les situations, la déclaration pour l'embauche d'un salarié temporaire ou la déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.
👉 À noter : la DPAE reste un outil de lutte contre la fraude et le travail dissimulé. Les informations qu'elle transmet sont consultables par les corps de contrôle habilités sur une période de trois ans.
Checklist des formalités d'embauche
Quelles sont les modalités de transmission de la DPAE ?
La déclaration doit être transmise aux organismes spécifiques, par voie électronique ou papier, en respectant un délai imparti.
Cette dernière doit obligatoirement comporter les informations suivantes :
données de l’entreprise : dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l'employeur, code APE/NAF, numéro SIRET, adresse, le service de santé au travail dont l'employeur dépend ;
données du salarié : l’identité du collaborateur et son numéro de Sécurité sociale, s’il en a un, ainsi que sa date et son lieu de naissance ;
informations relatives au contrat de travail : date de l’embauche, durée, nature du contrat (CDI, CDD…), etc.
Destinataire
Le document doit être adressé à l’union de recouvrement des cotisations d’URSSAF pour les salariés relevant du régime général, ou à la MSA pour ceux affiliés à cette dernière.
💡 Bon à savoir :faire une DPAE est une formalité gratuite. Déléguer cette tâche permet d'éviter les oublis. Avec un service de paie comme Payfit, une équipe d'experts prend en charge la préparation et la transmission de vos DPAE. Vous n'avez plus qu'à vérifier et valider, tout en gardant un contrôle total sur vos embauches.
Transmission
➡️ Transmission de la DPAE en ligne
La norme est d'effectuer la déclaration en ligne sur le site internet Net entreprises prévu à cet effet, ou directement en remplissant le formulaire sur le site de l'URSSAF.
Pour les entreprises qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, la transmission en ligne est obligatoire.
⚠️ Attention : la méconnaissance du devoir de transmission de la DPAE par voie dématérialisée entraîne l'application d'une pénalité égale à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié, soit 20,03 € en 2026.
Lorsqu’il est possible, l’envoi dématérialisé est également recommandé.
👉 À noter : À partir du 1er janvier 2027, il sera possible de réaliser la DPAE par le biais de la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Le signalement par DSN concernera dans un premier temps les salariés en CDI (contrat de travail à durée indéterminée) ou CDD (contrat de travail à durée déterminée) relevant du régime général. La période réglementaire (8 jours avant l’embauche) restera inchangée, et le signalement par DSN devra comprendre les mêmes informations qu’une DPAE classique.
➡️ Transmission de la DPAE à l'aide du formulaire papier
S’ils le souhaitent, les employeurs disposent également de la possibilité de transmettre la DPAE par voie postale en utilisant le formulaire officiel mis à disposition sur le site d'information administrative dédié aux entreprises.
La déclaration, au format papier, doit être adressée à l'URSSAF ou à la MSA au plus tôt huit jours avant la date prévisible de l'embauche du collaborateur, et au plus tard la veille de la prise de poste, par télécopie ou par lettre recommandée.
💡 Bon à savoir : il est recommandé dans les deux cas, de conserver les preuves d’envoi.
Après la transmission électronique, l’URSSAF adresse un accusé de réception, dans un délai de 5 jours ouvrables.
Erreurs de transmission
L’employeur souhaitant modifier une déclaration dispose d’un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la confirmation de l’URSSAF pour en faire la demande. Il peut également choisir de soumettre une nouvelle demande, ce qui aura pour effet d’annuler la DPAE initiale.
Que faire si l'embauche n'a finalement pas lieu ?
Si le salarié n'est finalement pas engagé, il est possible de revenir sur une DPAE déjà transmise :
en cas de première embauche, il faut prévenir l'URSSAF pour interrompre l'ouverture du compte employeur ;
dans les autres cas, aucune action n'est requise auprès de l'organisme.
À quoi ressemble le formulaire de DPAE ?
Modèle de DPAE : formulaire de déclaration préalable à l'embauche, Ministère du Travail
Quels sont les salariés concernés par la DPAE ?
Le recrutement de tous les salariés relevant du régime général doit être déclaré. En revanche, cette obligation ne s’applique pas aux bénévoles ni aux volontaires en service civique.
DPAE pour un renouvellement d’emploi en CDD
En principe, lors d’un renouvellement d’emploi en CDD, si les deux contrats sont successifs et sans aucune interruption, la société n’est pas tenue de refaire une DPAE. En revanche, si les contrats ne se succèdent pas de manière ininterrompue, il convient d’en établir une nouvelle.
DPAE pour un apprenti
Recruter un apprenti étant assimilé à l’embauche d’un salarié à part entière dans l’entreprise, l’employeur est tenu d’effectuer les déclarations obligatoires, comme pour tout autre membre du personnel. Vous devez donc réaliser une DPAE pour apprenti afin d’être en règle en cas de contrôle.
DPAE pour un stagiaire
Il n'y a pas de DPAE pour un stagiaire. Parce que ces derniers ne sont pas considérés comme des salariés au sens du Code du travail, l’entreprise n’a pas d’obligation de procéder à la déclaration pour le recrutement de stagiaires.
Quelles sanctions en cas de défaut de DPAE ?
Le défaut de DPAE expose l’employeur à des sanctions civiles, administratives et pénales :
sanctions civiles : une régularisation par l'Urssaf des cotisations sociales dues au titre de la période non déclarée ;
sanctions administratives : une pénalité financière égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 305 euros (taux en vigueur depuis le 1ᵉʳ juin 2026) ;
sanctions pénales : le refus intentionnel peut être constitutif d’un délit de travail dissimulé.
Plusieurs situations peuvent être considérées comme défaut de DPAE en cas de contrôle (et sont donc passibles de sanctions) :
DPAE tardive (la sanction est identique à un défaut de déclaration) ;
oubli de l’envoi de la DPAE ;
refus intentionnel de déclaration.
💡 Bon à savoir : parce que l'obligation pèse uniquement sur l’employeur, ce dernier ne peut pas invoquer la négligence d'un tiers pour s’en affranchir. Ainsi, si la transmission de la DPAE n'a pas été effectuée en raison de la négligence de l’expert-comptable par exemple, c’est bien l’employeur qui reste responsable.
Comment déléguer vos DPAE avec le service Payfit ?
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