Comment établir la DPAE lors de l’arrivée d’un salarié dans votre entreprise ?

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Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 10.12.2021

À l’occasion de la première embauche et avant chaque embauche de salarié, il y a de nombreuses formalités administratives à respecter. 

La déclaration préalable à l’embauche, aussi appelée DPAE, est une formalité obligatoire pour l’employeur avant d’accueillir son salarié. Il s’agit d’une déclaration permettant de notifier à divers organismes l’arrivée du nouveau salarié dans l'entreprise. 

La déclaration préalable à l’embauche doit impérativement contenir certaines informations, et être transmise dans un délai prévu par la loi.

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment déclarer un salarié ? PayFit revient sur l’utilité, le fonctionnement et les délais à respecter pour faire la DPAE. PayFit vous guide. 

Sommaire

Qu’est-ce que la DPAE ?

Définition de la DPAE

Lors du recrutement d’un nouveau salarié, en tant qu’employeur, vous devez remplir plusieurs formalités d’embauche

💡Bon à savoir : n’hésitez pas à aller consulter notre tableau de formalités d’embauche pour ne rien oublier. 

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une de ces formalités obligatoires imposées à l’employeur, permettant d’informer différents organismes de l’embauche d’un nouveau salarié. 

L'embauche d'un salarié ne peut, donc, intervenir qu'après la transmission de la DPAE par l'employeur aux organismes de protection sociale. 

Attention : l’obligation de transmettre la DPAE s'applique même si ce n’est pas la première fois que le salarié est embauché dans l’entreprise. 

💡Bon à savoir : DPAE et DUE : quelle différence ? La déclaration unique d'embauche (DUE) était l’ancien dispositif mis en place pour notifier aux organismes l’embauche d’un salarié. Désormais, la DUE a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche. 

A quoi sert la DPAE ? 

Pour l’employeur 

La déclaration préalable à l’embauche est très importante, car elle permet, à elle seule, de réaliser plusieurs formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié. 

En effet, la loi prévoit que l'employeur accomplit, au moyen de la DPAE et son formulaire, les déclarations et demandes suivantes :

  • l'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale ;

  • l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou à la caisse de mutualité sociale agricole ;

  • l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;

  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;

  • la demande d'examen médical d'embauche.

Concrètement, grâce à la DPAE, les formalités administratives d’embauche sont simplifiées. 

Pour le salarié 

Pour le salarié, la DPAE lui permet d’accéder à l’ensemble de ses droits sociaux. 

Par exemple, si un de vos salariés est arrêté suite à un accident de travail, il sera couvert par l’assurance maladie. 

Comment faire une DPAE ? 

Pour saisir une DPAE, l’employeur doit remplir un formulaire en ligne depuis le site internet de l’Urssaf  ou le site Net-entreprise. 

Le compte employeur que vous possédez sur le site internet de l’Urssaf est très important en pratique. Il vous permet notamment de :

  • remplir les formulaires DPAE en ligne ;

  • retrouver une DPAE anciennement transmise à l’URSSAF ;

  • télécharger une DPAE vierge.  

💡Bon à savoir : en cas d’erreur, si vous souhaitez modifier une DPAE, vous disposez d’un délai de 2 jours ouvrables après la réception de confirmation de l’Urssaf et vous devez directement prendre contact avec l’Urssaf. 

La déclaration préalable à l'embauche doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

  • la dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l'employeur ;

  • le code APE ;

  • le numéro de SIRET et l’adresse de l’entreprise ;

  • le service de santé au travail dont l'employeur dépend ;

  • l’identité du salarié et son numéro de sécurité sociale - si le salarié en a un ;

  • la date et l’heure d'embauche ;

  • les informations relatives au contrat de travail : durée, nature du contrat, etc.

Avant de commencer à faire votre DPAE, pensez à rassembler toutes les informations nécessaires pour remplir le formulaire. 

Vous pouvez également télécharger un modèle de DPAE, disponible depuis le site de l’Urssaf ou du gouvernement.

Attention : il n’est pas possible d’annuler une DPAE.

Quelles sont les modalités de transmission de la DPAE ? 

La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise par l'employeur, à des organismes spécifiques, par voie électronique ou papier, en respectant un délai imparti.

Qui est le destinataire de la DPAE ? 

La déclaration préalable à l'embauche est adressée par l'employeur à l’union de recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale (Urssaf) ou, à la mutualité sociale agricole (MSA).

Voici les deux hypothèses : 

  • transmission de la DPAE à l’Urssaf : pour les salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale.

  • transmission de la DPAE à la MSA : si un salarié relève du régime de la protection sociale agricole, la DPAE doit être adressée par l'employeur à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) du lieu de travail de ce salarié. 

Après la transmission électronique de la DPAE, l’Urssaf adresse à l’employeur un accusé de réception, dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du formulaire de déclaration.

💡Bon à savoir : la DPAE est une formalité gratuite. Toutefois, si vous souhaitez déléguer cette tâche, sachez qu’il est très fréquent que les comptables vous la facture.

Quand faire la DPAE ? 

Pour la réalisation de la DPAE, le délai à respecter est de 8 jours avant la date prévisible de l'embauche.

Ainsi, la transmission du formulaire à l’Urssaf ou à la MSA, doit obligatoirement être effectuée en respectant ce délai. N'hésitez pas à consulter notre fiche pour savoir comment réagir en cas de DPAE tardive.

Comment transmettre la DPAE ? 

La déclaration préalable à l'embauche est effectuée par voie électronique.

Pour les entreprises qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, la transmission du formulaire de DPAE en ligne est imposée. 

Attention : la méconnaissance de l'obligation de transmettre la DPAE par voie dématérialisée entraîne l'application d'une pénalité égale, à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, par salarié - soit 17,14 euros en 2021.

Toutefois, l’envoi dématérialisé des DPAE est également recommandé, pour les employeurs qui ne sont pas soumis à l’obligation de procéder à la DPAE par voie électronique. 

Ils peuvent donc, décider de transmettre la DPAE grâce au formulaire officiel - également appelé formulaire “papier”, mis à disposition par l'administration sans encourir de sanction.

La transmission de la DPAE avec le formulaire papier doit être adressée à l’organisme compétent par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. 

Attention : dans les deux cas, pensez à conserver les preuves d’envoi.

Quels sont les salariés concernés par la DPAE ?

L’embauche de tous les salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale doit être déclarée. Toutefois, l’employeur ne doit pas procéder à la déclaration DPAE, pour les bénévoles ou les volontaires du service civique.

Doit-on faire une DPAE pour un renouvellement de CDD ? 

En principe, lors d’un renouvellement de CDD, si les deux contrats sont successifs et sans aucune interruption, l’employeur n’a pas à refaire une DPAE. 

En revanche, si les contrats ne se succèdent pas de manière ininterrompue, l’employeur devra établir une nouvelle DPAE pour le renouvellement de CDD. 

Doit-on faire une DPAE pour un apprenti ? 

Oui, l’employeur a l’obligation de procéder à la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’Urssaf ou la MSA lorsqu'il recrute un apprenti. En effet, l’apprenti est un salarié de l’entreprise. 

Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ? 

Non, il n'y a pas de DPAE pour un stagiaire. En effet, les stagiaires ne sont pas, au sens du Code du travail, des salariés, c’est pour cette raison que l’employeur n’a pas d’obligation de procéder à la déclaration DPAE pour le recrutement de stagiaires

Quelles sont les obligations relatives à la DPAE vis-à-vis du salarié ? 

Il y a peu d’obligations relatives à la DPAE vis-à-vis du salarié, toutefois : 

  • vous devez lui remettre une copie de la DPAE lors de son embauche  ; 

  • à défaut, vous devez lui remettre l’accusé de réception de la poste et lui indiquer les données inscrites dans la DPAE. 

N’oubliez donc pas de l’informer pour être en règle avec votre salarié. 

Quelles sanctions en cas de défaut de DPAE ? 

En cas de non-respect de l'obligation de déclaration préalable à l'embauche, l’employeur risque plusieurs sanctions :

  • sanctions civiles : une pénalité financière égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 095 euros ;  

  • sanctions administratives : une régularisation par l’Urssaf des cotisations de sécurité sociales non payées en raison de la non-déclaration du salarié ;

  • sanctions pénales : le refus intentionnel de l'employeur de déclarer préalablement l’embauche du salarié peut être constitutif d’un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Exemples de non-respect de l’obligation de déclaration préalable à l’embauche

  • transmission de la DPAE tardive (la sanction est identique à un défaut de DPAE) ; 

  • DPAE après l’embauche ; 

  • oubli de l’envoi de la DPAE ; 

  • refus intentionnel de déclarer les salariés ; 

  • etc.

Attention : l'obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse uniquement  sur  l’employeur, ce dernier ne peut pas invoquer la négligence d'un tiers pour s’affranchir de son obligation. 

Par exemple, si la transmission de la DPAE est oubliée à cause de l’expert-comptable de l’entreprise, c’est bien l’employeur qui reste responsable. 

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