Comment procéder à l'embauche d'un premier salarié ?

Un chef d’entreprise peut souhaiter développer son activité par l’embauche d’un premier salarié lorsque cela est nécessaire du fait de la croissance de l’entreprise. 

L’embauche du premier salarié d’une entreprise est un paramètre important pour le chef d’entreprise, et ce dernier doit respecter un certain nombre de formalités d’embauche. 

Pour recruter un salarié, il convient de procéder étape par étape afin de n’en oublier aucune, sous peine d’être sanctionné. 

Quelles sont les démarches et les étapes à suivre lors de l’embauche d’un premier salarié ? Comment embaucher un salarié ?  ? Quelles exonérations lors de l’embauche d’un premier salarié ? Quels sont les risques en cas d’erreur lors de l’embauche d’un premier salarié ? PayFit vous explique.

Quelles sont les étapes à suivre lors de l’embauche d’un premier salarié ? 

Lors de l’embauche d’un premier salarié dans une entreprise, l’employeur doit respecter plusieurs étapes. 

Étape 1 : Rédiger le contrat de travail

La première étape lors de l’embauche de son premier salarié est de rédiger un contrat de travail, ce dernier pourra prendre deux formes : 

• un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ; 

• un contrat de travail à durée déterminée (CDD). 

La rédaction du contrat de travail est une étape très importante et minutieuse car c’est ce document qui va régir les relations entre les parties. Les stipulations présentes au contrat de travail doivent être négociées par les parties, c’est notamment le cas de la rémunération et des différents avantages qui seront accordés au salarié.  

Pour la rédaction du contrat de travail, l’employeur doit recueillir un certain nombre de documents d'embauche auprès du nouveau salarié : 

• unRIB ; 

• une photocopie de sa pièce d'identité ; 

• une photocopie de sa carte vitale ; 

• un titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.

Étape 2 : Réaliser la déclaration préalable à l’embauche

Lorsque le premier salarié dépend du régime général de la sécurité sociale, l’employeur doit remplir un formulaire unique, appelé la déclaration préalable à l’embauche. 

Cette déclaration doit impérativement être transmise à l’URSSAF dans les 8 jours précédant la prise de fonction du premier salarié. 

Ce formulaire comprend plusieurs déclarations en une : 

• déclaration de première embauche d’un salarié dans une entreprise  ; 

• immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage  ; 

• demande d’immatriculation du premier salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ; 

• adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ; 

• demande d’examen médical d’embauche du premier salarié, pour la visite médicale obligatoire, appelée la visite d’information et de prévention ;

• pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Étape 3 : Adhérer à une caisse de retraite

Depuis le 1er janvier 2018, l’employeur qui embauche son premier salarié doit adhérer à une caisse de retraite. 

💡 Bon à savoir : depuis cette date cette adhésion doit se faire à la première embauche d’un salarié et non à la création d’une entreprise. 

Étape 4 : Prévoir une visite d’information et de prévention

La 4ème étape pour l’employeur lors de l’embauche d’un premier salarié est d’organiser une visite d’information et de prévention, également appelée visite médicale d'embauche. 

Cette visite médicale doit nécessairement être réalisée dans un délai de 3 mois à compter de la prise du poste par le salarié. Cette dernière se déroule en plusieurs étapes : 

• interrogation du premier salarié sur son état de santé ;

• information sur les différents  risques liés à son poste de travail ; 

• sensibilisation sur les multiples moyens de prévention à mettre en oeuvre ; 

• information du premier salarié de son droit de bénéficier d’une visite médicale (à tout moment et à sa demande avec le médecin du travail).

💡 Bon à savoir : dès l'embauche du premier salarié, la fiche d’entreprise de la médecine du travail doit être établie par la médecine du travail. Ce document recense des renseignements sur l’entreprise, les risques pouvant porter atteinte à la santé ou à la sécurité des salariés ainsi que les actions pouvant permettre la réduction de ces risques.

Étape 5 : Remplir les registres et procéder aux affichages obligatoires 

À compter de l’embauche du 1er salarié, l’employeur doit mettre en place un registre unique du personnel. Ce document, permet de recenser tous les salariés ayant travaillé dans l’entreprise, de manière chronologique, et ce, depuis l’embauche du premier salarié. L’employeur doit donc inscrire dans ce document toutes les informations suivantes concernant le salarié :  

• nom, prénom ; 

• nationalité ; 

• date de naissance ; 

• sexe ; 

• numéro de sécurité sociale ; 

• adresse ; 

• poste ; 

• classification ; 

• type de contrat ; 

• temps de travail ; 

• date d’entrée ; 

• date de sortie prévisionnelle (notamment en cas de CDD) ; 

• pour les étrangers le type de titre de séjour et le numéro du titre de séjour. 

💡 Bon à savoir : pour les stagiaires, l’employeur doit uniquement indiquer le nom et prénom du stagiaire, la date de début et de fin du stage, et le nom et prénom du maître de stage. 

L’employeur qui embauche son premier salarié a aussi l’obligation d’afficher de nombreux informations dans les locaux de l’entreprise : 

• les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail

• les consignes de sécurité ;

• les références à la convention collective applicable ;

• les périodes de prise de congés et ordre des départs ;

• le document unique d’évaluation des risques professionnels. 

💡 Bon à savoir : le règlement intérieur est obligatoire dès que les effectifs de l’entreprise atteignent un seuil de 50 salariés. 

Étape 6 : Informer les salariés

Lors de la première embauche d’un salarié, l’employeur doit obligatoirement informer ce salarié sur les risques éventuels sur sa santé et sa sécurité auxquels il est exposé à son poste de travail. 

💡 Bon à savoir : l’employeur doit veiller à former le salarié à la prévention des risques professionnels. 

Étape 7 : Gérer la paie

Embaucher son premier salarié signifie pour l’employeur la mise en place d’une organisation en matière de gestion de la paie. 

La gestion de la première paie peut être compliquée pour l’employeur. C'est pourquoi il est vivement conseillé d’avoir recours à un professionnel qualifié. 

Le produit PayFit est une solution adaptée pour les entreprises dès l’embauche du premier salarié, afin de prendre le relai dans la gestion de la paie de tous les salariés, et établir les fiches de paie. 

👉 Pour avoir une vision d'ensemble, n'hésitez pas à consulter notre tableau des formalités d'embauche.

Quelles sont les différentes aides proposées pour embaucher un premier salarié ? 

Il existe différents mécanismes d’aide à l’embauche d’un salarié : 

• aide à l’embauche d’un salarié dans une zone en difficulté ; 

• aide à l’embauche d’un demandeur d’emploi ; 

• aide à l’embauche d’un travailleur handicapé ; 

• aide à l’embauche d’un apprenti ; 

• aide à l’embauche d’un travailleur en contrat de professionnalisation ; 

• aide à l'embauche d’un travailleur saisonnier agricole ; 

• aide à l’embauche d’un salarié dans le cadre d’un CUI ou PEC ; 

• réduction générale des cotisations patronales (ex-réduction Fillon). 

Quelles exonérations lors de l’embauche d’un premier salarié ? 

En France, l’employeur doit s’acquitter de charges sociales auprès des différentes administrations dès l’embauche de son premier salarié. 

Pour rappel, les charges sociales se composent : 

• des charges patronales (payées par les entreprises) ; 

• des charges salariales (prélevées à la source sur le salaire brut des salariés). 

La réduction générale des cotisations patronales, également appelée "réduction Fillon" ou "zéro cotisations Urssaf" permet à l'employeur de baisser le montant de ses cotisations sociales pour les salariés qui disposent d'un salarié brut inférieur à 1,6 fois le SMIC. Pour l'année 2023, sont concernés les salariés dont le salaire :

• horaire brut est inférieur à 18,43 € ;

• mensuel brut est inférieur à 2 795,52 € ;

• annuel brut est inférieur à 33 546 €.

💡 Bon à savoir : la réduction générale des cotisations patronales ou "réduction Fillon" n'est pas cumulable avec une autre exonération de cotisations patronales.

Quels sont les risques encourus en cas d’erreur lors de cette embauche ? 

L’employeur qui omet de déclarer l’embauche de son premier salarié (et de tous ceux qui suivront) s’expose à plusieurs sanctions : 

• amende administrative (peut être égale à 300 fois le montant horaire du minimum garanti) ; 

• régulariser la situation auprès de l’URSSAF (en payant les cotisations sociales qui auraient dû être normalement versées).