Tout savoir sur l’embauche d’un premier salarié

Lors du développement d’une entreprise, le chef d’entreprise peut souhaiter développer son activité et embaucher un premier salarié. 

L’embauche du premier salarié d’une entreprise est un paramètre important pour le chef d’entreprise, et ce dernier doit respecter un certain nombre de formalités d’embauche. 

Pour recruter un salarié, il convient de procéder étape par étape afin d’en oublier aucune, sous peine d’être sanctionné. 

Quelles sont les démarches et les étapes à suivre lors de l’embauche d’un premier salarié ? Quelles sont les aides proposées pour embaucher son premier salarié ? Quelles exonérations lors de l’embauche d’un premier salarié ? Quels sont les risques en cas d’erreur lors de l’embauche d’un premier salarié ? PayFit vous guide et vous explique.

Quelles sont les démarches et étapes à respecter lors de l’embauche d’un premier salarié ? 

Lors de l’embauche d’un premier salarié dans une entreprise, l’employeur doit respecter plusieurs étapes : 

Rédaction d’un contrat de travail

La première étape lors de l’embauche de son premier salarié est de rédiger un contrat de travail, ce dernier pourra prendre deux formes : 

• un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ; 

• un contrat de travail à durée déterminée (CDD). 

La rédaction du contrat de travail est une étape très importante et minutieuse car c’est ce document qui va régir les relations entre les parties. Il est donc essentiel de l’étudier avec précaution voir d’avoir recours à un professionnel pour ne pas commettre d’erreur. Sachez que les CDD et CDI sont toujours modifiables à condition de dresser un avenant au contrat de travail. 

Parallèlement à la rédaction du contrat de travail, il est important de recueillir un certain nombre de documents d'embauche auprès du nouveau salarié (son RIB, une photocopie de sa pièce d'identité, une photocopie de sa carte vitale, etc.).

• un titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.

💡Bon à savoir : dans le cadre d'un premier recrutement, recruter un alternant peut être une excellente alternative.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Lorsque le premier salarié dépend du régime de la sécurité sociale, l’employeur doit remplir un formulaire unique - appelé la déclaration préalable à l’embauche. 

Cette déclaration doit impérativement être transmise à l’URSSAF dans un délai de 8 jours précédant le jour de prise de fonction du premier salarié. 

Ce formulaire comprend plusieurs déclarations en une lors notamment de l’embauche du premier salarié : 

• déclaration de première embauche d’un salarié dans une entreprise  ; 

• immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage  ; 

• demande d’immatriculation du premier salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ; 

• adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ; 

• demande d’examen médical d’embauche du premier salarié, pour la visite médicale obligatoire - appelé visite d’information et de prévention ;

• pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

💡 En savoir plus sur :

• la déclaration de première embauche à l'inspection du travail

• la déclaration de première embauche à l'URSSAF

Adhérer à une caisse de retraite

Depuis le 1er janvier 2018, l’employeur qui embauche son premier salarié doit adhérer à une caisse de retraite. 

💡Bon à savoir : depuis cette date cette adhésion doit se faire à la première embauche d’un salarié et non à la création d’une entreprise. 

Prévoir une visite d’information et de prévention (VIP)

La 4ème étape pour l’employeur lors de l’embauche d’un premier salarié est d’organiser une visite d’information et de prévention (VIP), également appelée visite médicale d'embauche. 

Cette VIP doit nécessairement être réalisée dans un délai de 3 mois maximum à compter de la prise du poste par le salarié. 

Cette visite médicale se déroule en plusieurs étapes : 

• interrogation du premier salarié sur son état de santé ;

• information sur les différents  risques liés à son poste de travail ; 

• sensibilisation sur les multiples moyens de prévention à mettre en oeuvre ; 

• information du premier salarié de son droit de bénéficier d’une visite médicale (à tout moment et à sa demande avec le médecin du travail).

💡 Bon à savoir : dès l'embauche du premier salarié, la fiche d’entreprise de la médecine du travail doit être établie par la médecine du travail. Ce document recense des renseignements sur l’entreprise, les risques pouvant porter atteinte à la santé ou à la sécurité des salariés ainsi que les actions pouvant permettre la réduction de ces risques.

Affichages et registres obligatoires

A compter de l’embauche du premier salarié, l’employeur doit mettre en place un registre unique du personnel dans lequel il doit inscrire, dans l’ordre chronologique des embauches, les éléments suivants : 

• identification du salarié 

• le poste du salarié en précisant la date d’entrée et de sortie de l’entreprise 

• le type de contrat (CDI, CDD…) 

💡Bon à savoir : 

• pour les étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail 

• pour les stagiaires : nom, prénom, dates du stage, nom et prénom du maître de stage, lieu de travail) 

L’employeur qui embauche son premier salarié a aussi l’obligation d’afficher de nombreux informations dans les locaux de l’entreprise (les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail, les consignes de sécurité, les références à la convention collective applicable, les périodes de prise de congés et ordre des départs, le document unique d’évaluation des risques professionnels…). 

💡Bon à savoir : le règlement intérieur est obligatoire dès que le seuil de 50 salariés est atteint. 

Informer les salariés

Lors de l’embauche du premier salarié, l’employeur doit obligatoirement informer ce salarié sur les risques éventuels sur sa santé et sa sécurité auxquels il est exposé à son poste de travail. 

💡Bon à savoir : l’employeur doit veiller à le former à ce sujet. 

Gestion de la paie

Dès qu’un premier salarié est embauché dans une entreprise, l’employeur doit mettre en place une organisation en matière de gestion de paie. 

La gestion de la première paie peut être compliquée pour l’employeur. C'est pourquoi il est vivement conseillé d’avoir recours à un professionnel qualifié. 

Dans ce sens, le produit PayFit est là pour aider l’employeur dans la gestion de la paie de tous les salariés et établir les fiches de paie. 

👉 Pour avoir une vision d'ensemble, n'hésitez pas à consulter notre tableau des formalités d'embauche.

Quelles sont les différentes aides proposées pour embaucher un premier salarié ? 

Aide à la première embauche

Entre 2015 et 2016, la principale aide proposée lors de l’embauche d’un premier salarié était l’aide à la première embauche. Cette aide avait pour objectif de faciliter le recrutement du premier salarié dans les très petites entreprises et les petites et moyennes entreprises. 

Ce mécanisme comprenait une prime d’embauche pour le premier salarié qui s'élevait à 4 000 € maximum sur une période de deux ans. 

Autres aides à l'embauche

Désormais, il existe différents mécanismes d’aide à l’embauche d’un premier salarié. À cette fin, l'Etat a mis en place un formulaire d’aide à l’embauche du premier salarié.

Il existe différentes aides pour embaucher un premier salarié, notamment : 

• aide à l’embauche des demandeurs d’emploi ;

• réduction de charges patronales ; 

• aide liée à l’égalité hommes-femmes ; 

• aide à l’embauche des travailleurs handicapés ;

• aide pour l’embauche en alternance, en apprentissage ;

• aide pour l’embauche dans les zones en difficulté ; 

• aide à l'embauche d'un CDD ;

• prime première embauche ;

• aide pour l’emploi des jeunes (mise en place pour répondre à la crise Covid 19). 

Quelles exonérations lors de l’embauche d’un premier salarié ? 

En France, l’employeur doit s’acquitter de charges sociales pour son premier salarié auprès des différentes administrations. 

Pour rappel, les charges sociales se composent : 

• des charges patronales (payées par les entreprises) ; 

• des charges salariales (prélevées à la source sur le salaire brut des salariés). 

💡 Bon à savoir : Depuis 2005, l’exonération des charges sociales pour le premier salarié - appelé exonération première embauche - n’existe plus. Toutefois, il est possible de bénéficier de mesures alternatives à l’exonération des cotisations sociales pour le premier salarié, et l'exonération n’est plus réservé à la première embauche. 

La réduction générale des cotisations patronales, également appelé "réduction Fillon" ou "zéro cotisations Urssaf" permet à l'employeur de baisser le montant de ses cotisations sociales pour les salariés qui disposent d'un salarié brut inférieur à 1,6 fois le SMIC. Pour l'année 2023, sont concernés les salariés dont le salaire :

• horaire brut est inférieur à 18,03 € ;

• mensuel brut est inférieur à 2 734,85 € ;

• annuel brut est inférieur à 32 818 €.

💡Bon à savoir : la réduction générale des cotisations patronales ou "réduction Fillon" n'est pas cumulable avec une autre exonération de cotisations patronales.

Quels sont les risques encourus en cas d’erreur lors de cette embauche ? 

L’employeur qui omet de déclarer l’embauche de son premier salarié (et de tous ceux qui suivront) s’expose à plusieurs sanctions : 

• amende administrative (peut être égale à 300 fois le montant horaire du minimum garanti) ; 

• régulariser la situation auprès de l’URSSAF (en versant les cotisations sociales qui auraient dû être normalement versées). 

💡Pour aller plus loin : si vous êtes une association, pensez à vous renseigner sur :

• Comment embaucher un salarié dans une association loi de 1901 ?

• Quelle rémunération pour un salarié dans une association ?