Déclaration unique à l’embauche (DUE) : que faut-il savoir ?

Lors de l’arrivée d’un nouveau salarié, l’employeur est tenu de réaliser plusieurs formalités. Ces démarches sont très importantes, puisqu'elles permettent de déclarer le collaborateur auprès de divers organismes.

Au fil des années, les modalités de déclaration d’embauche ont évolué : initialement, elle était effectuée via le support de la déclaration unique d’embauche (DUE). Désormais, pour déclarer un salarié, la DUE n’existe plus. Elle a été remplacée par la DPAE, plus communément appelée la Déclaration Préalable À l’Embauche. 

Qu’est-ce que la DUE ?

La DUE (ou déclaration unique d’embauche) est un dispositif qui permettait à l’employeur d’effectuer l’ensemble des formalités d’embauche d’un premier salarié ou de tout nouveau collaborateur en une seule déclaration.

Définition de la DUE : ce que dit la loi

La DUE a été créée par le décret n° 98-252 du 1ᵉʳ avril 1998, mais elle a été complètement remplacée par la DPAE en 2011.

Ce dispositif avait pour avantage de regrouper, en un seul document, plusieurs démarches administratives essentielles liées à un recrutement telles que :

• la demande d’immatriculation du travailleur à la Sécurité sociale et celle de l’employeur pour un 1er salarié ;

• l’affiliation au régime d’assurance chômage ;

• l’adhésion à un service de santé au travail ;

• la demande d’examen médical d’embauche, etc.

💡 Bon à savoir : la création de la DUE visait à faciliter les procédures administratives pour un employeur, mais également à lutter contre le travail illégal grâce à un suivi régulier des salariés.

Fonctionnement DUE et URSSAF 

Jusqu’au 1er août 2011, l’employeur avait l’obligation de transmettre la DUE à l’URSSAF pour officialiser l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise. 

La déclaration unique d’embauche devait se faire en ligne (via le site de l’URSSAF), simplifiant ainsi les démarches administratives. 

Grâce à la DUE en ligne, l’URSSAF pouvait dès lors récolter et centraliser les informations pour les communiquer ensuite aux organismes concernés.

Aujourd’hui, la DUE a été remplacée par la DPAE, mais la procédure pour déclarer un salarié en tant qu’employeur a-t-elle changé ?

Que change le passage de la DUE à la DPAE ?

Pour l’employeur, le passage de la DUE à la DPAE s’est traduit par une fusion des anciennes formalités de déclaration préalable à l’embauche au sein d’un dispositif unique. 

En effet, la DUE a été intégrée directement à la déclaration préalable à l’embauche (dite DPAE) en 2011 pour fusionner et devenir, à terme, la seule DPAE. 

Depuis 2011, il n’est donc plus possible de réaliser une DUE, car le cerfa  n°12044*01 n’est plus en vigueur. Toute nouvelle embauche doit à présent faire l’objet d’une DPAE à partir du Cerfa 14738*01. 

L’établissement de la DPAE compte parmi les différentes étapes à effectuer pour déclarer un travailleur. Cette déclaration permet notamment à l’employeur :

• d’ouvrir aux travailleurs tous leurs droits sociaux et avantages salariaux ;

• d’être couvert en cas d’accident du travail ;

• de bénéficier d’éventuelles exonérations ;

• de se prémunir contre les sanctions pénales relatives au travail dissimulé.

⚠️ Attention : pour l’employeur, faire une DPAE est obligatoire lors de l’embauche d’un premier salarié, quel que soit son contrat de travail.

En quoi consiste le signalement DPAE en DSN prévu pour 2027 ?

Initialement prévue en 2026, l’intégration de la DPAE à la DSN (déclaration sociale nominative) a été reportée à janvier 2027.

Les employeurs pourront déclarer l’embauche de leurs nouveaux salariés en CDI et CDD (au régime général) directement via un signalement DSN (version de norme P26V01).

Quels sont les délais et modalités de la DPAE (ex-DUE) ?

L'employeur doit effectuer la DPAE avant la prise de fonction du salarié, et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche. 

La transmission peut s’effectuer en ligne depuis le site internet de l’URSSAF ou Net-entreprise.fr.

Une DPAE ne peut techniquement pas être annulée. En cas d'erreur, vous pouvez la modifier dans le délai indiqué par l'Urssaf lors de la confirmation de réception. Si l'embauche n'a finalement pas lieu, la déclaration n'a simplement plus d'effet, sans démarche particulière à réaliser.

⚠️ Attention : en cas de retard, une DPAE tardive peut entraîner des sanctions importantes, telles qu’un redressement de l’URSSAF ou le paiement d’une pénalité.

Quels sont les documents obligatoires à remettre lors de l’embauche ?

La remise des documents lors de l’embauche est une obligation légale pour tout employeur. 

Parmi ceux qui doivent être fournis au salarié figurent :

• le contrat de travail daté et signé ;

• un livret sur les dispositifs d’épargne salariale (pour les entreprises proposant des dispositifs d'épargne salariale visés par le Code du travail) ;

• la notice d’information sur la mutuelle d’entreprise et le régime de prévoyance ;

• le règlement intérieur (pour les structures de 50 collaborateurs et plus, lorsque le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs) ;

• les documents relatifs à la prévention des risques professionnels, etc ;

• une copie de la DPAE ou de son accusé de réception.

Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration d’un salarié ?

Des sanctions pénales, civiles et administratives ainsi que des pénalités financières sont prévues pour les employeurs qui ne respectent pas l’obligation de déclarer un salarié. 

Redressement de l’URSSAF

En cas de contrôles, ces sanctions peuvent inclure :

• une régularisation par l’URSSAF des cotisations sociales non payées sur les salaires non déclarés. Le calcul se fait sur une base forfaitaire correspondant à 25 % du PASS, le plafond annuel de la Sécurité sociale (soit 12 015 € en 2026).

• ou le versement d’une pénalité administrative égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, selon l’article L1221-11 du Code du travail.

💡 Bon à savoir : en 2025, les infractions constatées pour travail dissimulé ont entraîné près de 1,5 milliard d’euros de redressements URSSAF. En cas de travail illégal avéré (comme le travail “ au noir “), les sanctions peuvent être particulièrement sévères.

Peine d’emprisonnement

Le tribunal peut prononcer une peine d’emprisonnement allant jusqu’à 3 ans. Cette sanction s’applique notamment aux dirigeants d’entreprise ayant sciemment dissimulé l’emploi d’un ou plusieurs salariés. 

La peine peut être portée à 5 ans d’emprisonnement et 75 000 € d’amende notamment lorsque l’infraction concerne plusieurs personnes, une personne dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance est apparent ou connu de l’auteur, ou un mineur soumis à l’obligation scolaire. 

Sanctions financières pour les personnes physiques

Pour un dirigeant ou un entrepreneur individuel (personne physique), l’amende peut atteindre 45 000 €.

💡 Bon à savoir : ces amendes s’ajoutent aux redressements de cotisations sociales et aux majorations de retard appliquées par l’URSSAF.

Sanctions financières pour les personnes morales

Pour une société, la sanction financière est considérablement plus élevée, pouvant atteindre 225 000 €. 

Cette amende importante vise à dissuader les pratiques de travail illégal, compenser le préjudice causé à la collectivité et sanctionner proportionnellement à la capacité financière des entreprises concernées.

Interdiction d’exercice professionnel

En cas de condamnation, le tribunal peut prononcer une peine supplémentaire comme l’interdiction d’exercer l’activité professionnelle pendant une durée maximale de 5 ans. 

Cette sanction implique :

• l’impossibilité de diriger, gérer ou administrer une entreprise ;

• l’interdiction d’exercer l’activité pour laquelle l’infraction a été commise ;

• la nécessité de céder ou fermer la société si le dirigeant est le seul à pouvoir l’exploiter.

Sanctions administratives complémentaires

En plus des sanctions pénales, l’entreprise peut également faire l’objet de :

• l’exclusion des marchés publics pendant 5 ans ;

• la suppression des aides publiques à l’emploi ou à la formation professionnelle ;

• l’obligation de rembourser les aides publiques perçues au cours des 12 derniers mois ;

• la fermeture temporaire de l’établissement (jusqu’à 3 mois).

⚠️ Attention : ces sanctions peuvent avoir des conséquences dramatiques sur la pérennité de l’entreprise et l’emploi des collaborateurs. Il est donc important de respecter scrupuleusement les obligations déclaratives dès la première embauche d’un salarié.

Nous préparons vos déclarations, il ne vous reste plus qu'à les vérifier puis les valider.

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