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La première embauche : toutes les étapes à connaître

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La première embauche est un événement important dans la vie d’une entreprise. Elle constitue une étape du développement de l’entreprise. 

La première embauche d’un salarié ne doit pas être prise à la légère. En effet, l’employeur doit respecter certaines formalités d’embauche, sous peine d’être sanctionné. 

Une fois que vous avez trouvé le salarié que vous souhaitez recruter, il faut procéder à plusieurs étapes pour finaliser son intégration dans l’entreprise et les formalités administratives de son arrivée. 

💡 Bon à savoir : Il existe différents mécanismes d’aides à l’embauche. En revanche, vous ne pouvez plus bénéficier directement de l’aide à la première embauche car celle-ci n’est plus applicable. 

Vous avez récemment créé votre entreprise et vous avez repéré le premier salarié que vous aimeriez embaucher ? Vous vous demandez comment il faut procéder et s’il y a des formalités à respecter ? Vous avez vaguement en tête qu’il existe une déclaration de première embauche ? PayFit vous montre étape par étape. 

  • Etape 1 : Choisir et rédiger le bon contrat de travail : 
  • Etape 2 : Etablir une déclaration préalable à l’embauche : 
  • Etape 3 : Affilier les salariés à une caisse de retraite : 
  • Etape 4 : Organiser la visite d’information et de prévention : 
  • Etape 5 : Respecter les affichages et registres obligatoires : 
  • Etape 6 : Informer le salarié : 
  • Etape 7 : Gérer la paie : 

Etape 1 : Choisir et rédiger le bon contrat de travail : 

La relation de travail entre le salarié et l’employé doit être encadrée et formalisée dans un écrit, le contrat de travail

Il est indispensable de prévoir les différentes modalités d’exécution du travail du salarié, les droits et devoirs de chaque partie, d’obtenir l’accord du salarié et de consigner l’ensemble dans le contrat de travail, signé par les parties

Il est important de choisir le bon contrat de travail, à la fois d’un point de vue pratique pour l’entreprise mais également légal. En effet, certains contrats de travail ne peuvent être conclus que sous certaines conditions. Si vous ne respectez pas ces conditions, le contrat pourra être requalifié par la suite. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le contrat de première embauche, n’hésitez pas à consulter notre fiche dédiée. 

💡 Bon à savoir : un contrat de travail n’est pas figé. Il est toujours possible de modifier un contrat de travail, notamment au moyen d’un avenant au contrat de travail

Etape 2 : Etablir une déclaration préalable à l’embauche : 

Il n’y a pas de formulaire de première embauche à proprement parler. 

 

En revanche, il est obligatoire d’établir une déclaration préalable à l’embauche lors de la première embauche, mais également à l’embauche de tout salarié

 

L’objectif de cette déclaration est d’informer les organismes de protection sociale de l’embauche d’un salarié, afin de déclencher ses droits sociaux. 

💡 En savoir plus sur :

Il faut savoir que cette formalité permet à l’employeur d’effectuer en une seule fois plusieurs formalités liées à l’embauche : 

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale ; 
  • L’immatriculation du salarié à la CPAM ; 
  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ; 
  • La demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé du travail ; 
  • La demande de visite d’information et de prévention (visite médicale d'embauche) ; 
  • L’établissement de la liste des salariés de l’entreprise pour faciliter la déclaration annuelle des données sociales. 

 

Vous devez transmettre cette déclaration à l’Urssaf dont dépend votre entreprise dans les 8 jours précédant l’embauche

 

💡 Bon à savoir : la déclaration préalable à l’embauche n’est pas obligatoire pour les stagiaires et bénévoles. 

 

Pour être valable, la déclaration préalable à l’embauche doit contenir certaines mentions

  • Le code APE de l’entreprise ; 
  • Le numéro SIRET de l’entreprise ; 
  • L’identité de l'entreprise (dénomination sociale, adresse) ;
  • L’identité de l’employeur (noms et prénoms) ; 
  • Le service de santé au travail dont dépend l’employeur ; 
  • Les informations personnelles du salarié (noms, prénoms, adresse, numéro de sécurité sociale) ; 
  • Les informations sur le poste du salarié (type de contrat, durée, date de début du contrat…). 

 

Cette déclaration peut se faire de trois manières

  • Par voie électronique (c’est obligatoire pour les entreprises ayant embauché plus de 50 salariés au cours de l’année précédente) ; 
  • Par voie postale (lettre recommandée avec accusé de réception) ;
  • Par fax

L'employeur doit fournir au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception. Cette obligation est satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

Attention : L’employeur encourt des sanctions civiles, administratives et pénales s’il n’effectue pas la déclaration préalable à l’embauche. 

Etape 3 : Affilier les salariés à une caisse de retraite : 

Que ce soit la première embauche ou non, il est obligatoire à l’employeur d’affilier tous ses salariés à la caisse de retraite complémentaire de l’AGIRC-ARRCO.

Pour ce faire, il faut transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) à l’ensemble des organismes de protection sociale. 

Etape 4 : Organiser la visite d’information et de prévention : 

La visite d’information et de prévention correspond à ce que l’on appelait auparavant la visite médicale d’embauche

Cette visite est effectuée par un professionnel de santé. 

Elle doit avoir lieu dans un délai de trois mois maximum à compter de la date de prise de poste du salarié. 

💡 Bon à savoir : pour les travailleurs de nuit et pour les salariés mineurs, cette visite doit avoir lieu avant leur prise de poste. 

L’objectif de cette visite médicale est de : 

  • Vérifier l’état de santé du salarié ; 
  • L’informer des risques qu’il court à son travail ; 
  • L’informer de son droit de bénéficier quand il veut d’une autre visite médicale. 

Attention : l’employeur qui ne respecterait pas cette formalité encourt des sanctions pénales. Cette visite doit avoir lieu pour la première embauche et pour toutes les autres embauches

Etape 5 : Respecter les affichages et registres obligatoires : 

La tenue du registre unique du personnel est obligatoire pour l’employeur dès l’embauche du premier salarié. 

 

La première embauche est alors l’occasion de mettre en place le registre unique du personnel. 

 

Concrètement, ce registre contient les embauches de tous les salariés, inscrites chronologiquement, ainsi que des informations sur les salariés et leur contrat de travail. 

 

Ainsi, le nouveau salarié doit figurer sur ce registre dès son arrivée dans l’entreprise.

 

Par ailleurs, l’employeur doit afficher le règlement intérieur sur le lieu de travail du salarié et dans tous les locaux. 

Etape 6 : Informer le salarié : 

L’employeur doit nécessairement informer le salarié des risques sur sa santé et sa sécurité auxquels il est exposé à son travail. Il doit également le former à ce sujet. 

Par ailleurs, l’employeur doit informer le salarié au moment de son embauche de la possibilité de bénéficier d’un entretien professionnel avec son employeur tous les deux ans, afin de discuter de ses perspectives d’évolution.

 

Enfin, dans le cas où une mutuelle d’entreprise existe, l’employeur est tenu d’en informer le salarié.

Etape 7 : Gérer la paie : 

A l’occasion de la première embauche, il faudra élaborer des fiches de paie et gérer la paie. 

N’hésitez pas à découvrir le produit PayFit pour vous aider dans la gestion de vos fiches de paie.

En résumé, pour assurer le bon déroulement de la première embauche, il faut suivre les étapes suivantes

  • Etape 1 : Choisir et rédiger le bon contrat de travail ; 
  • Etape 2 : Etablir une déclaration préalable à l’embauche ; 
  • Etape 3 : Affilier les salariés à une caisse de retraite ; 
  • Etape 4 : Organiser la visite d’information et de prévention ; 
  • Etape 5 : Respecter les affichages et registres obligatoires ; 
  • Etape 6 : Informer le salarié ; 
  • Étape 7 : Gérer de la paie.

Vous pourrez également retrouver toutes ces étapes dans notre tableau des formalités d’embauche

Mina Donny

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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