Quels KPI de recrutement suivre pour optimiser les embauches ?

Face aux évolutions du marché du travail, trouver les bons profils et recruter le meilleur candidat pour un poste reste un défi pour les entreprises.

Pour piloter efficacement leur stratégie d’embauche, les recruteurs peuvent compter sur un outil indispensable : les KPIs de recrutement. Ces indicateurs clés de performance permettent de mesurer l’efficacité des actions RH. Bien utilisés, ils aident à ajuster les pratiques et facilitent la prise de décisions pour optimiser chaque étape du processus de recrutement.

À quoi correspond un KPI recrutement ? Quels indicateurs sont vraiment utiles pour les RH ? Comment bien les choisir ? PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce que les KPI en recrutement ?

C’est quoi un KPI ?

Les KPIs (pour Key Performance Indicators) sont des indicateurs clés de performance : ils servent à mesurer précisément les résultats d’une action ou d’une stratégie.

Un indicateur de recrutement (ou KPI RH) permet de collecter des datas sur un point spécifique. Ces informations sont ensuite analysées pour évaluer l’efficacité des méthodes de recrutement de l’entreprise.

Le recruteur peut alors orienter sa stratégie en basant sa prise de décisions sur des données réelles et non à partir de suppositions : on parle alors de data-driven recruiting. 

💡  Bon à savoir : les indicateurs KPI recrutement peuvent être quantitatifs (volume de candidatures, délai moyen d’embauche, nombre total des candidats engagés, etc.) ou qualitatifs (satisfaction candidat, qualité des profils recrutés, etc.).

Pourquoi utiliser des indicateurs KPI en recrutement ?

Un service RH s’appuie généralement sur des KPIs pour :

• optimiser toutes les étapes du processus de recrutement d’un salarié ;

• avoir une vision claire de ses forces et de ses marges de progression ;

• mieux maîtriser le coût des actions de recrutement ; 

• repérer les dysfonctionnements ou points de blocage afin de déployer des actions correctives ;

• affiner sa stratégie en matière de détection de talents et de sélection des profils.

En pratique, les KPIs sont suivis tout au long du parcours d’embauche (de la publication de l’offre d’emploi jusqu’à l’onboarding d’un nouveau collaborateur, en passant par le sourcing et les entretiens avec les candidats, etc.). 

📌  Exemple : une entreprise constate que le délai pour engager des ingénieurs explose et requiert des coûts élevés. En analysant ses KPIs, elle pourra repérer les étapes qui freinent le processus et ainsi modifier sa stratégie pour réduire les délais et ses frais.

Quels sont les KPI RH les plus importants à suivre pour le recrutement ?

Le choix des meilleurs KPI RH dépend des objectifs stratégiques de chaque entreprise. 

En effet, un responsable RH n’observera pas les mêmes indicateurs s’il cherche à diminuer le turnover dans son entreprise ou à comprendre le taux d’abandon des candidats au cours du processus de recrutement.

Voici quelques exemples de KPIs à suivre selon vos besoins.

KPI pour les offres d’emploi

Il arrive qu’un recruteur reçoive peu de candidatures après la diffusion de son offre d’emploi. Dans ce cas, il doit pouvoir identifier si le problème vient de l’offre en elle-même, de son adéquation avec le marché du travail ou d’un manque d’attractivité de la marque employeur.

Pour cela, il est pertinent de quantifier :

• le nombre de CV reçus ;

• le taux de candidatures qualifiées ;

• le taux de conversion de l’offre (nombre de personnes ayant consulté l’offre qui postulent) ;

• le trafic du site carrière et le taux de rebond de l’offre, etc.

Ces indicateurs vont permettre d’ajuster la communication et la visibilité de l’annonce de recrutement afin d’attirer davantage de profils adaptés.

💡 Bon à savoir : le taux de candidatures qualifiées dépend directement de la précision des critères définis en amont. Utiliser une fiche de recrutement détaillée permet de mieux évaluer l'adéquation entre les profils reçus et les compétences recherchées, et ainsi d'affiner ce KPI.

KPI pour améliorer la provenance des candidatures

Certains indicateurs servent à évaluer la pertinence des sources de recrutement (qu’il s’agisse des jobboards, des réseaux sociaux, du site internet de l’entreprise, de la cooptation, des cabinets de recrutement, etc.).

Pour repérer les pipes de candidats les plus efficaces, vous pouvez suivre :

• le nombre de candidatures reçues par canaux d’acquisition ; 

• leur taux de transformation ;

• et le coût d’acquisition candidat pour chaque canal.

👉  À noter : cette approche est indispensable pour optimiser votre investissement. Vous pourrez ainsi concentrer vos dépenses sur les canaux d’acquisition les plus intéressants afin de réduire le coût d’un recrutement.

Si vous constatez que vos canaux internes génèrent peu de candidatures qualifiées ou que vos délais explosent, il peut être pertinent d'envisager l'externalisation du recrutement pour certains postes. Les KPI permettent de mesurer le ROI d'une telle décision en comparant le coût par recrutement interne vs externe.

KPI pour optimiser son processus de recrutement

Plusieurs indicateurs KPI recrutement permettent de vérifier la fluidité du parcours candidat comme :

• le délai de traitement des candidatures ;

• la durée moyenne du processus de recrutement (entre l’envoi du CV du postulant et la réponse finale de l’employeur) ;

• le taux d’abandon (pourcentage de candidats qui se retirent au cours du processus) ;

• le nombre moyen d’entretiens passés par candidat ;

• le taux d’acceptation de l’offre ;

• le taux de recrutement en interne, etc.

L’étude de ces différents éléments met en évidence les points de friction pouvant décourager les différents profils.  

⚠️  Attention : il n’est pas nécessaire de suivre tous ces KPIs en même temps. L’essentiel est de se concentrer sur les plus pertinents selon les problématiques rencontrées par l’entreprise en matière d’embauche.

Quels outils utiliser pour mettre en place une stratégie KPI de recrutement en entreprise ?

Pour implémenter une stratégie de recrutement plus efficace, il existe différents outils digitaux de suivi de ces indicateurs.

Tableur de KPI recrutement Excel

Il est possible de démarrer un suivi de KPIs à partir d’un simple tableur (sous Excel, Libre Office ou dans une Google sheet). 

Un recruteur peut créer un tableau de recrutement dans une feuille de calcul et suivre l’évolution de ses actions sur une période définie. Pour cela, il suffit de mettre à jour le reporting toutes les semaines (ou tous les mois) et d’analyser les données recueillies sur une période donnée.

💡  Bon à savoir : il est conseillé de partager le fichier avec ses équipes pour favoriser le suivi collectif.

👉  À noter : cette solution convient avant tout aux petites structures ou aux volumes de données limités. 

Logiciel de recrutement et suivi des KPIs RH

Lorsqu’une entreprise doit gérer un plus grand volume de data, il est préférable d’automatiser le tableau de bord RH avec des solutions plus poussées.

Dans ce cas, l’employeur peut utiliser différents outils digitaux pour la gestion des RH comme un logiciel ATS ou un logiciel SIRH. Ces derniers peuvent établir des rapports personnalisés et suivre les indicateurs en temps réel.

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