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La fiche de recrutement est une grille d’évaluation utilisée par un recruteur durant le processus d’embauche.
Cet outil aide les managers à comparer les candidatures sur les mêmes critères pour faciliter la prise de décisions.
La fiche de recrutement ne doit pas être confondue avec la fiche de poste qui est rédigée avant la diffusion de l’offre d’emploi.
Lorsqu’une entreprise souhaite engager un nouveau collaborateur, le service des Ressources Humaines doit souvent réceptionner une multitude de CVs et trier les profils après la publication de son annonce.
Pour bien gérer les candidatures et comparer efficacement les postulants avant de mener des entretiens d’embauche , un recruteur peut s’appuyer sur un document de référence : la fiche de recrutement .
Qu’est-ce qu’une fiche de recrutement ? Quelle est la différence avec une fiche de poste ou de candidature ? Existe-t-il des modèles à suivre ? PayFit vous explique tout.
La fiche de recrutement est un outil de gestion RH utilisé en interne par une entreprise.
Présentée sous la forme d’une grille d’évaluation , c’est un support décisionnel qui intervient tout au long du processus de recrutement.
Elle permet d’aider les responsables RH à :
suivre les candidatures ;
comparer les candidats sur la base de critères communs ;
et faciliter la sélection des profils.
⚠️ Attention : il ne faut pas confondre la fiche de recrutement avec la grille d’entretien d’embauche (ou fiche d’entretien de recrutement) qui se concentre uniquement sur le déroulé et l’analyse de l’entrevue avec un candidat.
Par abus de langage, la confusion entre fiche de recrutement et fiche de poste est fréquente .
Pourtant, ces deux outils interviennent à des phases distinctes du processus de recrutement . Elles n’ont d’ailleurs pas la même fonction ni le même contenu.
Comme son nom l’indique, la fiche de poste est un document interne décrivant un poste de l’entreprise.
Elle permet de centraliser des informations relatives à l’environnement de travail d’un emploi telles que :
les missions requises et leurs spécificités ;
les objectifs du poste ;
les responsabilités et compétences attendues par les collaborateurs, etc.
Une fiche de poste est le plus souvent rédigée avant le recrutement et le lancement de la recherche de candidats.
💡 Bon à savoir : une fiche de poste peut servir de base à la rédaction de l’offre d’emploi .
Aussi appelé “formulaire de candidature”, ce type de fiche ne concerne que le candidat .
Elle sert à recueillir des renseignements concernant son parcours, son expérience professionnelle, ses attentes ou prétentions salariales ainsi que sa disponibilité.
La fiche de besoin permet de formaliser, par écrit, les besoins de l’entreprise en matière de recrutement. Cela peut concerner aussi bien les postes vacants à pourvoir (remplacement d’un salarié, création de poste) que les périodes données et les ressources nécessaires aux activités des équipes.
💡
Bon à savoir
: celle-ci peut servir de point de départ à l’élaboration du
tableau de recrutement
de l’entreprise.
Boîte à outils pour recruter facilement
Une fiche de recrutement doit être claire , simple à comprendre et lisible . L’objectif est de pouvoir comparer facilement (en un coup d’œil) les candidatures sur des critères communs.
Voici nos conseils pour sa rédaction.
Pour être actionnable par les équipes, une fiche de recrutement type doit comporter plusieurs données clés telles que :
les informations en lien direct avec le poste concerné (intitulé du poste, responsable d’équipe, type de contrat de travail et durée) ;
l’identité des candidats (nom, prénom, coordonnées) ;
les modalités de l’entretien (date, heures, personnes présentes) ;
les compétences professionnelles de chaque postulant (parcours, diplômes, formations, postes occupés précédemment, niveau de maîtrise des outils, langues parlées, etc.) ;
les aspects comportementaux du candidat (motivation, communication, dynamisme, posture professionnelle) et ses attentes (salaire, disponibilité, etc.) ;
un espace libre dédié aux commentaires et/ou à une synthèse.
Pour une lisibilité optimale, il est préférable de prévoir une colonne pour chaque candidat évalué .
⚠️ Attention : l’article L1132-1 du Code du travail interdit toute discrimination à l’embauche . La fiche de recrutement ne doit donc être utilisée que pour juger des critères strictement professionnels (liés aux compétences, aux tâches et aux exigences du poste).
Il existe de nombreux exemples de fiches de recrutement sur Word, Excel ou en PDF à télécharger en ligne.
Voici un exemple concret de fiche de recrutement remplie pour un poste de Responsable Marketing Digital :
➡️ En-tête
intitulé du poste : Responsable Marketing Digital ;
type de contrat : CDI ;
date d'ouverture du poste : 15 janvier 2026.
➡️ Informations candidat
NOM, prénom : MARTIN, Sophie ;
coordonnées : 06 12 34 56 78 / sophie.martin@email.fr ;
source de candidature : LinkedIn.
➡️ Déroulé de l'entretien
date et heure : 28 janvier 2026, 14h00 ;
personnes présentes : Claire Dupont (DRH), Thomas Leroy (Directeur Marketing) ;
durée : 45 minutes.
➡️ Évaluation des compétences (sur 5)
formation et diplômes : 4/5 (Master Marketing Digital, Université Paris-Dauphine) ;
expérience professionnelle : 5/5 (5 ans en agence puis 3 ans en tant que chef de projet digital) ;
compétences techniques : 4/5 (SEO, SEA, Google Analytics, réseaux sociaux) ;
maîtrise des outils/logiciels : 4/5 (HubSpot, Mailchimp, Canva) ;
langues : 4/5 (anglais courant, espagnol intermédiaire).
➡️ Évaluation comportementale (sur 5)
communication : 5/5 (claire, structurée, à l'aise à l'oral) ;
motivation : 5/5 (projet professionnel cohérent, très intéressée par le poste) ;
esprit d'équipe : 4/5 (bon relationnel, expérience management d'équipe de 3 personnes) ;
réactivité : 4/5 (réponses précises, gestion du stress démontrée) ;
posture professionnelle : 5/5 (ponctuelle, présentation soignée, écoute active).
➡️ Attentes
prétentions salariales : 45 000 € brut annuel ;
disponibilité : préavis de 3 mois (fin avril 2026) ;
autres demandes : 2 jours de télétravail par semaine.
➡️ Synthèse/Décision
points forts : excellente maîtrise du digital, expérience solide, très motivée, bon feeling avec l'équipe ;
points de vigilance : préavis long (3 mois), prétentions salariales légèrement au-dessus du budget initial (42K €) ;
recommandation (Retenu/Réserve/Non retenu) : Retenu pour 2e entretien avec le CEO ;
commentaires libres : profil très complet, correspond parfaitement aux attentes du poste. À valider budget avec la direction.
Un logiciel RH (ou ATS) propose généralement un modèle intégré pour centraliser toutes les informations relatives à la gestion et au suivi des candidatures.
💡 Bon à savoir : il est possible de déléguer l’intégralité ou une partie du processus d’embauche en procédant à l’externalisation du recrutement auprès d’un professionnel spécialisé.
Boîte à outils pour recruter facilement
Une fiche de recrutement permet de comparer différentes candidatures sur des points objectifs, sans se baser uniquement sur son seul ressenti. Un tel document peut servir de support pour rédiger le compte-rendu d’entretien d’embauche .
Lorsqu’un employeur est en quête de nouveaux talents et recherche le profil idéal, le processus de recrutement peut durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Par son caractère synthétique, la fiche de recrutement facilite la prise de décision des recruteurs. Une fois remplie, elle aide également à expliquer pourquoi un candidat a été choisi plutôt qu’un autre (en s’appuyant sur des faits concrets et non sur de simples impressions).
La fiche de poste détaille les missions et responsabilités d’un poste précis au sein de l’entreprise. La fiche de fonction décrit les fonctions de chaque famille de métiers et leur rattachement hiérarchique. Cette dernière sert généralement de base à la rédaction de la fiche de poste.
Tout ce qui ne porte que sur l’ attitude professionnelle du postulant est autorisé. Cela peut concerner sa communication non verbale, sa réactivité (ou non) suite à vos questions, sa façon d’interagir avec le recruteur ou de réfléchir à ses propos, son intérêt et ses motivations, sa courtoisie, etc.
Non, car il s’agit d’un document interne à l’entreprise. En revanche, vous pouvez utiliser les informations inscrites dans cette fiche pour justifier votre mail de refus de candidature une fois votre choix effectué.
Découvrez comment rédiger un mail de refus de candidature professionnel et respectueux. Voici nos conseils, bonnes pratiques et modèles prêts à l’emploi.
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