Comment fonctionne l'indemnité de congés payés ?

En exerçant son activité, chaque salarié cumule des droits à congés payés au cours de l’année. Lorsqu’un travailleur est en période de congés, il ne touche pas son salaire habituel, mais conserve une rémunération sous la forme d’une indemnité de congés payés. 

Ce droit est universel et concerne tous les collaborateurs d’une entreprise, quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel…).

C’est à l’employeur que revient la tâche de calculer et de verser cette compensation, en application des règles prévues par le Code du travail ou par la convention collective de l’entreprise.

Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ? Quelles sont les obligations à respecter ? Comment la chiffrer ? PayFit fait le point.

Qu’est-ce que les congés payés ?

Définition des congés payés

Les Congés Payés (ou CP) correspondent à des jours de repos annuels acquis par les salariés du fait de leur activité. Ils sont accordés indépendamment du type de contrat de travail et de l’ancienneté d’un collaborateur dans l’entreprise, dans le secteur public comme privé. 

Le nombre de jours de congés cumulés relève de la durée de travail effectuée par le salarié pendant la période de référence.

💡 Bon à savoir  : un salarié commence à cumuler des droits à congés payés dès son premier jour de travail effectif.

Période de référence

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les droits aux jours de repos ne s’acquièrent pas par année calendaire / civile (du 1^er janvier au 31 décembre), mais sur une période spécifique : on parle alors de période de référence. 

En principe, elle s’étend du 1^er juin de l’année en cours (N) au 31 mai de l’année suivante (N+1).

Cependant, il existe des exceptions  :

• certains accords collectifs ou conventions prévoient une période de référence qui correspond à une année calendaire ou à une autre période de 12 mois continus ;

• pour les entreprises dont l’indemnité de congés payés est versée par une Caisse de Congés Payés (comme pour le BTP), la période va du 1^er avril de N au 31 mars de N+1.

Décompte des jours de congés

Par défaut, le Code du travail prévoit de compter les congés en jours ouvrables (c’est-à-dire en incluant tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise). Le calcul se fait alors sur la base de 6 jours par semaine et le salarié cumule 2,5 jours de congés par mois, soit 30 jours ouvrables par an.

Cependant, certains accords de branche ou d’entreprise (comme la convention collective Syntec par exemple) privilégient un décompte en jours ouvrés. Ainsi, seuls les jours de travail effectif sont pris en compte (du lundi au vendredi, soit 5 jours hebdomadaires). Dans ce cas, le salarié obtient 2,0833 jours de congés par mois, soit 25 jours ouvrés par an.

💡 Bon à savoir : un compteur de congés doit apparaître sur la fiche de paie pour informer le salarié de ses droits.

⚠️ Attention : un salarié à temps partiel acquiert autant de jours de congés payés qu’un salarié à temps plein. 

Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ?

Lorsqu’un salarié prend ses congés payés, il est absent de son poste de travail. Pour autant, il continue de percevoir une rémunération. Il ne s’agit pas, à proprement parler, de son salaire usuel, mais de l’indemnité de congés payés. 

Celle-ci est versée à la date de paiement du salaire habituelle et empêche le travailleur de subir une perte de revenus pendant sa période de repos. 

💡 Bon à savoir : tous les salariés d’une entreprise ont droit aux congés payés, qu’ils soient en CDD, en CDI, en contrat d’apprentissage, etc., et à l’indemnité qui en résulte. 

Quels éléments de rémunération prendre en compte pour le calcul de l'indemnité de congés payés ?

La jurisprudence sociale précise les éléments de salaire à inclure pour déterminer le montant de l’indemnité de CP :

• le salaire de base, les commissions, les pourboires, le 13ᵉ mois ;

• les avantages en nature ;

• les majorations pour heures supplémentaires, travail de nuit, prime d’astreinte ;

• le salaire reconstitué pour des absences assimilées à du temps de travail effectif (congés et arrêt maladie, etc.) ;

• la prime d’ancienneté, la prime de rendement et la prime d’assiduité ;

• l’indemnité de congés payés de l’année précédente. 

⚠️ Attention  : les primes exceptionnelles ou à caractère facultatif (exemples : prime de fin d’année, de participation, les frais professionnels, etc.) sont exclues de la base de calcul de l’indemnité de congés payés.

💡 Bon à savoir : en revanche, un usage ou une convention collective applicable dans l’entreprise peut définir des modalités de calcul différentes, en ajoutant davantage d’éléments de rémunération. 

C’est pourquoi il est conseillé aux employeurs de vérifier la nature exacte des composantes du salaire concerné avant de les intégrer à ce calcul. 

Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

Le Code du travail prévoit que l’indemnité de congés payés peut être calculée en suivant deux méthodes distinctes. 

L’employeur doit comparer les deux, et choisir la plus avantageuse pour le salarié entre :

• la règle du dixième qui correspond à 1/10^e de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence ;

• le maintien du salaire en conservant la rémunération que le salarié aurait touchée s’il avait continué à travailler.

⚠️ Attention  : si une convention collective prévoit une méthode de calcul plus favorable que l’indemnité légale pour le collaborateur, l’employeur doit l’appliquer.

💡 Bon à savoir  : en cas de rupture du contrat de travail avant la prise des congés, le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés s’effectue selon les mêmes méthodes.

Exemple de calcul d’indemnité de congés payés

Un salarié gagne 2 300 € brut par mois, soit 27 600 € brut sur la période de référence. Il souhaite poser 2 semaines de congés, soit 12 jours ouvrables (ou 10 jours ouvrés) au mois de mars 2025 (qui compte au total 26 jours ouvrables et 21 jours ouvrés).

Par ailleurs, il a acquis le maximum de jours possibles sur la période de référence, soit 30 jours de congés ouvrables (ou 25 jours ouvrés).

(Dans un souci de simplification, aucun jour de congé supplémentaire n’est attribué pour fractionnement des congés payés, aussi appelé congés de fractionnement.) 

Méthode du dixième

La règle du dixième implique de verser 1/10ᵉ de la rémunération brute totale perçue par le salarié pendant la période de référence, soit :

Indemnité de congés payés = (rémunération brute totale reçue sur la période de référence/10) x (jours de congés pris/total de jours de congés acquis sur la période de référence). 

⚠️ Attention  : la fraction change s’il s’agit de congés acquis/pris en jours ouvrés ou ouvrables. 

On obtient alors :

• pour l’indemnité de congés en jours ouvrés : 27 600 €/10 x 10/25 = 1 104 € ;

• et pour l’indemnité de congés en jours ouvrables : 27 600 €/10 x 12/30 = 1 104 €

Si l’indemnité de congés est versée dans un mois avec des jours travaillés, il est possible que la rémunération dépasse le salaire mensuel habituel.

💡 Bon à savoir  : le montant de l’indemnité compensatrice de congés payés en CDD est égal à 10 % de la rémunération totale brute perçue par le collaborateur pendant toute la durée de son contrat de travail.

Méthode du maintien de salaire

Le maintien du salaire consiste à verser au salarié la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait continué à travailler au lieu de prendre ses congés, soit :

Indemnité de congés payés = (rémunération brute mensuelle) x (jours de congés pris/total de jours du mois de prise)

On obtient :

• pour l’indemnité de congés en jours ouvrés : 2 300 € x 10/23= 1 000 € ;

• ou pour l’indemnité de congés en jours ouvrables  : 2 300 € x 12/28 = 985,70 €

Dans cet exemple, le montant 1 104 € est le plus avantageux pour le salarié. L’entreprise doit donc retenir la méthode du 10ᵉ (qui est aussi souvent la plus utilisée). 

⚠️ Attention  : par souci de simplification, nous avons appliqué une formule de calcul forfaitaire de rémunération pour la méthode de maintien du salaire. La méthode la plus rigoureuse consiste à prendre en compte l’horaire réel du mois. L’indemnisation du salarié dépend alors du nombre d’heures réellement travaillées, par rapport au total des heures ouvrées ce mois. 

💡 Bon à savoir  : de nombreux employeurs utilisent un simulateur pour le calcul de l’indemnité de congés payés, un Excel prédéfini ou encore d’autres outils SIRH qui sont proposés gratuitement en ligne. Toutefois, l’exactitude du calcul des indemnités de congés payés par simulateur est limitée, vu que ce type d’outils ne permet pas d’incorporer toutes les spécificités applicables à votre entreprise.

Comment est traitée l’indemnité de congés payés en paie ?

Juridiquement, les indemnités de congés payés sont considérées comme un salaire. Elles sont donc soumises aux mêmes charges et cotisations sociales.

Par ailleurs, l’employeur doit s’assurer que le bulletin de paie d’un salarié en congés payés comporte au minimum :

• les dates exactes du congé ;

• le montant de l’indemnité de congés payés correspondante.

💡 Bon à savoir  : si l’indemnité est calculée selon la règle de maintien de salaire, seules les dates de congés sont obligatoires sur le bulletin.

En principe, ces mentions doivent figurer dans le bulletin du mois au cours desquels les congés sont pris. Toutefois, il est admis que ces mentions puissent être reportées sur le bulletin du mois (par exemple, si le service paie a eu connaissance de ces informations tardivement). 

Que se passe-t-il si le salarié n’a pas pris ses congés payés avant la rupture de son contrat de travail ?

ICCP

Il se peut que le salarié quitte l’entreprise sans avoir pu poser l’ensemble de ces jours de congés. En cas de jours de repos restants, le travailleur a alors droit à une indemnité de congés payés, dite Indemnité Compensatrice de Congés Payés (ou ICCP). 

Celle-ci est due, quel que soit le mode de rupture (licenciement, démission, départ en retraite, etc.).

Dans ce cas, l’indemnité est calculée au terme du contrat de travail. Elle doit apparaître sous l’intitulé ICCP de la fiche de paie, car elle représente ce que l’entreprise doit au salarié pour ces congés payés non pris. 

Méthode de régularisation

Il est possible qu’au moment du calcul d’indemnité de congés payés pour le solde de tout compte, les employeurs aient besoin de procéder à une régularisation. 

Cela arrive notamment quand ils appliquent la méthode du maintien du salaire au cours de l’année pour la prise des congés. Cette pratique entraîne des rappels d’indemnités de congés payés une fois que tous les jours de congés sont épuisés.

Le choix d’utiliser un logiciel de paie ou logiciel de gestion de congés et absences permet d’effectuer de manière efficace et automatique tous ces calculs. Certaines solutions proposent également des outils de simulation d’indemnité de congés payés pour chaque salarié. Cela permet d’éviter des erreurs fréquentes en paie et de respecter au mieux les délais de remise des documents de fin de contrat.