Comment fonctionne l'indemnité de congés payés ?

Chaque année, vos salariés cumulent des droits à congés payés. Ils portent bien leur nom, car les salariés profitent de jours de repos, tout en conservant leur rémunération habituelle. Cette rémunération prend la forme d'une indemnité de congés payés : l'employeur est responsable de son calcul et son versement.

Ce dispositif concerne tous les salariés de l'entreprise, c’est pourquoi l'employeur doit connaître les obligations qui lui incombent. 

Quelles sont exactement vos obligations ? Qu'est-ce que l'indemnité de congés payés ? Qui en bénéficie ? Comment calculer cette indemnité ? Quel impact a-t-elle en paie ? PayFit fait le point.

Qu'est-ce que les congés payés ?

Les congés payés sont des jours de vacances annuels auxquels ont droit les salariés, indépendamment de leur type de contrat de travail et de leur ancienneté dans l’entreprise. 

Un  salarié commence à cumuler des droits dès son premier jour de travail. En fonction du nombre de jours de travail effectués, il acquiert le droit à des jours de repos sur l’année.

Ces jours de repos ne s'acquièrent pas par année calendaire (1er janvier au 31 décembre) mais par période de référence. Généralement, cette période va du 1er juin de l'année en cours (N) au 31 mai de l'année suivante (N+1).

Cependant, il existe des exceptions :

• certaines conventions ou accords collectifs prévoient une période de référence qui correspond à une année calendaire ou à une autre période de 12 mois continue ;

• pour les entreprises dont l'indemnité de congés payés est versée par une Caisse de Congés Payés (comme pour le BTP), la période de référence va du 1er avril au 31 mars.

Il existe plusieurs méthodes de calcul des congés payés :

• 2,50 jours par mois, soit 30 jours par an en jours ouvrables ;

• 2,0833 jours par mois, soit 25 jours par an en jours ouvrés. 

💡 Bon à savoir : le décompte de congés payés s'effectue légalement en jours ouvrables. Une convention collective peut cependant choisir le décompte en jours ouvrés, comme la convention collective Syntec par exemple. Un compteur doit figurer sur la fiche de paie du salarié pour lui permettre de lire ses droits à congés.

⚠️  Attention : un salarié à temps partiel acquiert autant de jours de congés payés qu'un salarié à temps plein. 

Qu'est ce que l'indemnité de congés payés ?

Un salarié en congés payés est absent de son poste de travail. Toutefois, il a droit à une indemnité de congés payés pendant ces jours de congés, versée à la date habituelle de paiement du salaire. Cette indemnité empêche le salarié de subir une perte de salaire. 

Tous les salariés bénéficiant de congés payés, indépendamment de leur type de contrat, ont droit à cette indemnité de congés payés (en CDD, CDI, contrat d'apprentissage, etc.). 

La jurisprudence sociale a déterminé progressivement les éléments de salaire à prendre en compte pour déterminer le montant de l'indemnité :

• le salaire de base, les commissions, les pourboires ;

• les avantages en nature ;

• les majorations pour heures supplémentaires, travail de nuit, prime d’astreinte ;

• le salaire dû pour des absences assimilées à du temps de travail effectif (certains congés et arrêts maladie) ;

• la prime d'ancienneté, la prime de rendement et la prime d'assiduité ;

• l'indemnité de congés payés de l'année précédente. 

Toutes les primes exceptionnelles ou à caractère facultatif sont d'habitude exclues de la base de calcul de l'indemnité de congés payés.

Par exemple, le montant de l'indemnité compensatrice de préavis est exclu du calcul de l'indemnité de congés payés d'un licenciement pour inaptitude.

C'est pourquoi, il est conseillé aux employeurs de vérifier la nature exacte de l'élément de salaire concerné avant de l'intégrer au calcul de l'indemnité. 

💡 Bon à savoir : un usage ou une convention collective applicable dans l'entreprise peut prévoir des modalités de calcul différentes, en incluant davantage d’éléments de rémunération à prendre en compte. 

Comment calculer l'indemnité de congés payés ?

La loi prévoit que le calcul de l'indemnité de congés payés peut se faire en suivant deux méthodes différentes. L'employeur doit comparer les deux, et choisir la plus avantageuse pour le salarié entre :

• la méthode du 10ème : 1/10ème de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence ;

• la méthode du maintien du salaire : la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler.

⚠️  Attention : si une convention collective prévoit une méthode de calcul plus favorable au salarié que l'indemnité légale, l'employeur doit appliquer la méthode conventionnelle.

💡 Bon à savoir : le calcul de l'indemnité compensatrice de congés payés s'effectue selon les mêmes méthodes.

Exemple de calcul d'indemnité de congés payés

Un salarié perçoit 2 300 € bruts par mois, soit 27 600 € bruts sur la période de référence. Il souhaite poser 2 semaines de congés, soit 12 jours ouvrables (10 jours ouvrés) au mois de mars 2023, qui compte au total 28 jours ouvrables et 23 jours ouvrés.  

Par ailleurs, il a acquis le maximum de jours possibles sur la période de référence, soit 30 jours de congés ouvrables (25 jours ouvrés). Dans un souci de simplification, aucun jour de congé supplémentaire n'est attribué pour fractionnement des congés payés, aussi appelé congés de fractionnement. 

Selon la méthode du 10ème

Indemnité de congés payés = (rémunération brute totale perçue sur la période de référence / 10) X (jours de congés pris / total de jours de congés acquis sur la période de référence)

Évidemment, la fraction changera s'il s'agit de congés acquis/pris en jours ouvrés ou ouvrables. 

Pour l'indemnité de congés en jours ouvrés : 27 600 € /10 x 10/25 = 1 104 €

Pour l'indemnité de congés en jours ouvrables : 27 600 € /10 x 12/30 = 1 104 €

⚠️ Attention : il est possible que la rémunération totale du salarié (indemnité de congés payés + jours de travail effectif) soit supérieure au montant de son salaire mensuel habituel.

💡 Bon à savoir : le montant de l’indemnité compensatrice de congés payés en CDD est égal à 10 % de la rémunération totale brute perçue par le salarié pendant toute la durée du CDD.

Selon la méthode du maintien de salaire

Indemnité de congés payés = (rémunération brute mensuelle) X (jours de congés pris / total de jours du mois de prise)

De nouveau, la fraction changera s'il s'agit de congés en jours ouvrés ou ouvrables. Pour rappel, le mois de mars 2023 compte 28 jours ouvrables et 23 jours ouvrés.

Pour l'indemnité de congés en jours ouvrés : 2 300 € x 10/23= 1 000 €

Pour l'indemnité de congés en jours ouvrables : 2 300 € x 12/28 = 985,70 €

Dans cet exemple, c'est le montant le plus favorable qui est appliqué, c’est à dire 1 104 € d'indemnité de congés payés. Le montant issu du calcul par la méthode du 10ème s’impose. Le plus souvent, c'est cette méthode qui est retenue. 

⚠️ Attention : par souci de simplification, nous avons appliqué une méthode de calcul forfaitaire de rémunération pour la méthode de maintien du salaire. La méthode la plus rigoureuse consiste à prendre en compte l'horaire réel du mois. L'indemnisation du salarié dépend alors du nombre d'heures réellement travaillées, par rapport au total des heures ouvrées ce mois. 

💡 Bon à savoir : de nombreux employeurs utilisent un simulateur pour le calcul de l'indemnité de congés payés, un Excel prédéfini ou encore d’autres outils SIRH qui sont proposés gratuitement en ligne. Toutefois, l'exactitude du calcul des indemnités de congés payés par simulateur est limitée, vu que ce type d'outils ne permet pas d'incorporer toutes les spécificités applicables à votre entreprise.

Comment est traitée l'indemnité de congés payés en paie ?

Les indemnités de congés payés sont considérées comme un salaire, et donc soumises aux mêmes charges et cotisations sociales.

Par ailleurs, l'employeur doit s'assurer que le bulletin de paie d'un salarié en congé payés comporte :

• les dates exactes du congé ;

• le montant de l'indemnité de congés payés correspondante.

💡 Bon à savoir : en cas de calcul de l'indemnité selon la règle de maintien de salaire, seules les dates de congés doivent obligatoirement figurer sur le bulletin.

En principe, ces mentions doivent figurer dans le bulletin du mois au cours desquels les congés sont pris. Toutefois, il est admis que ces mentions puissent être reportées sur le bulletin du mois suivant si le service paie les a connus tardivement. 

Que se passe-t-il si le salarié n'a pas pris ses congés payés avant la rupture de son contrat de travail ?

Il se peut que le salarié quitte l'entreprise sans avoir pu poser l'ensemble de ces jours de congés. Ce dernier a alors droit à une indemnité de congés payés, dite indemnité compensatrice de congés payés (ICCP), indépendamment de qui est à l'initiative de son départ du salarié. Le licenciement, la démission ou encore le départ en retraite déclenchent le calcul de cette indemnité de congés payés en fin de contrat qui doit apparaître sous l'intitulé ICCP de la fiche de paie. Elle vise à déterminer ce qu’est dû au salarié pour ces congés payés non pris. 

⚠️ Attention : il arrive qu'au moment du calcul d'indemnité de congés payés pour le solde de tout compte, l'employeur ait besoin de faire une régularisation. En effet, les employeurs choisissent souvent d'appliquer la méthode du maintien du salaire au cours de l’année de prise des congés. Cette pratique entraîne des rappels d'indemnités de congés payés une fois que tous les jours de congés sont épuisés.  

Le choix d'utiliser un logiciel de paie ou logiciel de congés et absences vous permet d'effectuer de manière efficace et automatique ces calculs. Ils proposent également des outils de simulation d'indemnité de congés payés pour chaque salarié, ce qui permet d'éviter des erreurs fréquentes en paie et de respecter au mieux les délais de remise des documents de fin de contrat.