Comment établir un bulletin de paie pour vos salariés ? 

La gestion de la paie pour un employeur peut être complexe et chronophage. Et pourtant, toute entreprise qui emploie des salariés se voit dans l’obligation de leur délivrer un bulletin de paie lors du versement de leur rémunération. 

Le bulletin de paie, également appelé fiche de paie, est un document établi mensuellement par l’employeur. Ce document essentiel récapitule tous les éléments qui constituent le salaire ainsi que ceux ayant permis son calcul.

En tant qu’employeur, vous voulez établir un bulletin de paie : explications, rédaction, mentions obligatoires, modalités de remise, etc. PayFit vous guide. 

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?

Lors du versement de la rémunération, vous devez fournir à votre salarié un bulletin de paie. On parle également de fiche de paie ou de bulletin de salaire.

Ce document présenté sous la forme d’un tableau rassemble de précieuses informations sur la composition du salaire effectivement versé et sur les modalités de calcul.

💡 Bon à savoir : lire un bulletin de paie vous permet de vérifier que les informations mentionnées sont exactes et vous permet de comprendre le calcul du coût d’un salarié. 

A titre d’exemple, les éléments suivants y figurent  :

• nombre d’heures réalisées et les taux applicables ;

• rémunération brute : avant que soient prélevées les charges ;

• cotisations sociales : santé, chômage, retraite, accident du travail.. ;

• prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu ;

• rémunération nette.

💡 Bon à savoir : si vous souhaitez en savoir plus, retrouvez notre article reprenant toutes les étapes pour comprendre une fiche de paie.

Quelle est la réglementation du bulletin de paie ? 

L’obligation d’établir un bulletin de paie pour l’employeur 

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de délivrer un bulletin de paye à tous vos salariés, et ce peu importe :

• le type de rémunération ;

• le montant de la rémunération ;

• l’emploi occupé par le salarié.

Les modalités de remise d’un bulletin de paie 

La forme du bulletin de paie 

En tant qu’employeur, vous devez impérativement remettre à tous vos salariés un bulletin de paie. Depuis le 1er janvier 2017, il est nécessaire de procéder à la remise du bulletin de paie dématérialisé. 

Dans ce cadre, vous devez en tant qu’employeur, garantir la disponibilité et la confidentialité des données. Il est également nécessaire de veiller à l’accessibilité du bulletin de paie numérique. 

💡 Bon à savoir : le salarié a la possibilité de s’opposer à la remise par voie électronique et de demander une remise du bulletin de paie en mains propres ou par voie postale.

Le délai de remise du bulletin de paie 

La loi n’impose pas de délai de délivrance du bulletin de salaire. Toutefois, vous devez vous assurer de délivrer le bulletin de paie de votre salarié simultanément à la date de paiement de la rémunération. 

En effet, malgré le fait que la date de délivrance soit libre, vous devez respecter deux conditions, les bulletins de paie doivent :

• être délivrés de manière similaire d’un mois à l’autre ; 

• être délivrés tous les 30 jours. 

Quelle est la sanction en cas de retard dans la remise du bulletin de paie ? 

En l’absence de délivrance ou en cas de remise tardive du bulletin de paie, vous vous exposez à : 

• une amende de 450€ 

• au versement de dommages et intérêts. 

Toutefois, l’indemnisation ne peut avoir lieu que si votre salarié démontre qu’il a subi un préjudice.

Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ?

En 2018, l’entrée en vigueur du bulletin de salaire simplifié a divisé par deux le nombre de rubriques dans le bulletin de paie.

Les mentions obligatoires d'un bulletin de paie, répertoriées à l’article R. 3243-1 Code du travail, sont les suivantes :

Les mentions pour identifier l’employeur et le salarié 

• Éléments relatifs à l’employeur : nom / dénomination, adresse, SIREN, code APE/NAF, etc.

• Éléments relatifs au salarié : nom, emploi, position hiérarchique, convention collective applicable, etc.

Les mentions pour déterminer le salaire 

• Période et nombre d’heures de travail : heures au taux normal ou heures majorées : supplémentaires, nuit…

• Composition de la rémunération brute : salaire de base, avantages en nature ou encore dates de congés et montant de l’indemnité

• Cotisations et contributions

• Versements et retenues : tickets restaurants, transports, logement…

• Prélèvement à la source

• Rémunération nette : toutes les informations relatives au paiement du salaire (montant, modalités et date de paiement)

💡Bon à savoir : la date d’ancienneté sur le bulletin de paie doit figurer sur le bulletin de paie car elle fait partie des mentions obligatoires. 

Les mentions interdites sur le bulletin de paie 

Vous devez avoir en tête qu’il existe des mentions interdites sur le bulletin de paie. En effet, il est interdit de mentionner : 

• l’activité de représentation des salariés ; 

• l’exercice de droit de grève. 

Quelle est l’utilité d’un bulletin de paie pour l’employeur ? 

Pour l’employeur, l’émission d’un bulletin de paie a pour utilité première d’avoir une preuve du salaire versé à ses salariés. 

Le bulletin de paie permet également à l’employeur d’avoir une vision rapide et efficace du salaire de ses employés. 

Par ailleurs, la mise en place du bulletin de paie simplifié, également appelé bulletin de paie clarifié, a pour objectif premier une meilleure compréhension de l’employeur et des salariés. 

Comment faire un bulletin de paie ?

Méthodes pour faire un bulletin de paie

Pour commencer, vous devez connaître l’ensemble des éléments de rémunération de vos salariés afin d’établir leur bulletin de paie. 

Pour faire une fiche de paie, il est nécessaire de respecter un certain formalisme. 

Vous devez donc impérativement faire figurer les mentions obligatoires énoncées ci-dessus, et vous abstenir de toutes les mentions interdites. 

Ensuite, pour améliorer la lecture et la compréhension du document par le salarié, vous devez veiller à utiliser un bulletin de paie simplifié. En effet, les intitulés ont été améliorés et les mentions obligatoires sont désormais regroupées par catégories.

💡 Bon à savoir : l’utilisation d’un logiciel de bulletin de paie facilite grandement sa création et vous permet de n’omettre aucune mention obligatoire sur votre bulletin de paie.

Modèle de bulletin de paie

Est-il possible de corriger un bulletin de paie en cas d’erreur ? 

Si vous avez commis une erreur sur un bulletin de paie, vous ne pouvez pas le modifier seul après l’avoir édité. 

En effet, la modification du bulletin de paie peut alors être assimilée à une falsification. 

💡Bon à savoir : la falsification d’un bulletin de paie est une infraction pénale. 

Toutefois, si vous avez commis une erreur sur vos fiches de paie, vous pouvez la régulariser notamment en informant le salarié. 

Combien de temps garder un bulletin de paie ? 

Les bulletins de paie doivent être conservés : 

• soit pendant 50 ans ; 

• soit jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. 

Attention : le seuil de 75 ans est susceptible d’évoluer si l’âge de départ à la retraite est modifié. 

💡Bon à savoir : pour les bulletins de paie dématérialisés, les entreprises ont l’obligation de les conserver pendant 5 ans dans l’entreprise. Au-delà de cette période de 5 ans, les bulletins de paie ne doivent pas être tenus directement à la disposition des salariés mais l’entreprise ne doit pas pour autant les effacer. 

Pourquoi passer à un bulletin de paie en ligne ? 

Le bulletin de paie peut s’avérer être fastidieux pour l’employeur ou pour le responsable des ressources humaines. 

En effet, pour établir une fiche de paie vous devez procéder à plusieurs calculs et être très attentif pour ne pas commettre une erreur. 

Ainsi, un logiciel de paie représente de nombreux avantages pour vous, comme notamment : 

• un gain de temps ; 

• un gain d’argent ; 

• de la sérénité dans la gestion de la paie. 

Vous êtes sur le point de générer votre paie pour la première fois ? Rendez-vous sur notre fiche pour comprendre comment faire sa première paie sans erreur.