Comment établir un bulletin de paie ?

La gestion de la paie peut constituer au quotidien, une étape complexe et chronophage pour un employeur. Tout employeur à l’obligation de rémunérer ses salariés en contrepartie du travail réalisé, et de  délivrer mensuellement un bulletin de paie à chaque salarié. 

Le bulletin de paie, également appelé fiche de paie ou encore bulletin de salaire, est un document récapitulant les informations essentielles relatives à la relation de travail et à la rémunération du salarié. 

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ? Qui fait les bulletins de paie ? Comment établir un bulletin de paie ? Que faire en cas d’erreur sur un bulletin de paie ? Les bulletins de paie peuvent-ils être dématérialisés ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?

Tout employeur à l’obligation lors du versement de la rémunération, de fournir à chaque salarié un bulletin de paie en guise de justificatif de paiement.

⚠️ Attention : le terme bulletin de paie est aujourd’hui plus fréquemment utilisé, toutefois le recours à la formulation bulletin de paye est également correct. 

Ce document obligatoire, doit être délivré à tous les salariés de l’entreprise quel que soit : 

• le type de contrat de travail ; 

• le type et le montant de la rémunération ;

• le niveau hiérarchique et l’emploi occupé par les salariés.

Au-delà de constituer un élément de preuve pour l’employeur, le bulletin de paie lui offre une vision simplifiée et clarifiée de l’ensemble des salaires, ce qui permet de mieux comprendre le calcul du coût d’un salarié. Ce document permet également une meilleure compréhension des éléments de rémunération pour les salariés. 

💡 Bon à savoir : le bulletin de paie contient obligatoirement un certain nombre de mentions obligatoire prévues par la loi afin d’assurer une certaine transparence et permettre aux salariés de mieux comprendre la fiche de paie et les éléments de rémunérations.

Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ?

Depuis l’entrée en vigueur du bulletin de salaire simplifié, ce dernier doit obligatoirement contenir les mentions obligatoires d'un bulletin de paie répertoriées à l’article R. 3243-1 Code du travail, qui peuvent être regroupées en 5 catégories : 

• mentions relatives à l'identification de l’employeur : nom / dénomination de l’entreprise, adresse de l’entreprise, numéro de SIREN, code APE/NAF ; 

• mentions relatives à l'identification au salarié : nom et prénom, adresse postale, numéro de sécurité sociale, date d’ancienneté, date de début du contrat de travail, qualification professionnelle du salarié, position dans la classification conventionnelle (niveau hiérarchique ou coefficient) ; 

• mentions relatives au temps de travail et au paiement du salaire : période et nombre d’heures de travail, heures au taux normal ou heures majorées, dates des congés, absences pour maladie et montant des IJSS, nature et montant des autres versement et retenues (tickets restaurants, transports, logement), taux des cotisations et contributions sociales salariales ; 

• mentions relatives aux cotisations et contributions sociales : montant des différentes cotisations sociales (accident du travail et maladie professionnelle, retraite, chômage), taux des exonérations de cotisations et de contributions fiscales ; 

• mentions relatives au salaire net à payer et au salaire net imposable : montant du salaire « net à payer avant impôt sur le revenu », montant de la base de calcul pour le prélèvement à la source, salaire net après impôt prélevé à la source, date de paiement du salaire et mode de versement.

⚠️ Attention : la loi a précisé les mentions interdites sur le bulletin de paie, à savoir : 

• l’activité de représentation des salariés ; 

• l’exercice de droit de grève.

Les informations relatives à la nature et au montant de la rémunération de l’activité des élus du CSE doivent faire l’objet d’un document annexé au bulletin de paie.

Comment faire un bulletin de paie ?

Établir un bulletin de paie peut s’avérer être fastidieux pour l’employeur ou pour le responsable des ressources humaines. Une telle tâche nécessite de connaître l’ensemble des éléments de rémunération des salariés, et de respecter un certain formalisme dans la mise en œuvre des mentions obligatoires énoncées ci-dessus. 

Pour faire une fiche de paie simplement, l’employeur doit recourir au bulletin de paie simplifié qui regroupe automatiquement les mentions obligatoires par catégories. Ce format de bulletin de paie permet également d'améliorer la lecture et la compréhension du document par le salarié. 

💡 Bon à savoir : l’automatisation de la paie permet d’éviter les erreurs, l’omission des mentions obligatoires, et fait gagner chaque mois un temps précieux à l’employeur ! 

Modèle de bulletin de paie

💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Modalités de remise du bulletin de paie 

Depuis le 1er janvier 2017, tout employeur dispose de la possibilité d’avoir recours au bulletin de paie dématérialisé, sans autorisation du salarié au préalable. Ainsi, l’employeur est libre de faire le choix de remettre le bulletin au format papier ou au format numérique dès lors qu’il garantit la disponibilité et la confidentialité des données.

⚠️ Attention : tout salarié dispose tout de même du droit de s’opposer à la remise de son bulletin de paie en ligne. Ce dernier doit en informer l’employeur qui dispose d’un délai de 3 mois pour répondre à sa requête et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour lui fournir sa fiche de paie au format papier (remise en mains propres ou par voie postale). 

La loi prévoit que l’employeur a l’obligation de conserver une copie de tous les bulletins de paie de chaque salarié au format papier ou numérique pendant une période de 5 ans dans les fichiers de l’entreprise. 

En cas de transmission dématérialisée des bulletins de paie, ces derniers doivent faire l’objet d’une conservation : 

• pendant une durée de 50 ans ; 

• jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de la retraite augmenté de 6 ans. 

💡 Bon à savoir : il est recommandé pour le salarié de conserver l’ensemble de ses bulletin de paie jusqu’à la liquidation de sa retraite. 

Délai de remise du bulletin de paie

La loi ne prévoit pas de délai légal de remise du bulletin de salaire aux salariés. Toutefois, le délai de délivrance de ce document doit être étroitement lié à la date de versement des salaires. Bien que la date de délivrance du bulletin de paie est libre, l’employeur nécessite tout de même de respecter 2 conditions cumulatives : 

• la date de délivrance du bulletin de paie doit être similaire d’un mois à l’autre ; 

• la remise du document doit intervenir tous les 30 jours.

Sanctions en cas d’absence de délivrance du bulletin de paie

En l’absence de délivrance ou en cas de remise tardive du bulletin de paie, l’employeur s’expose à : 

• une amende de 450 € pour chaque bulletin de paie non-remis ou remis tardivement ; 

• au versement de dommages et intérêts. 

⚠️ Attention : le versement de dommages et intérêts ne peut avoir lieu que lorsque le salarié démontre qu’il a subi un préjudice résultant de la non-délivrance ou de la délivrance tardive de son bulletin de paie.

Est-il possible de corriger un bulletin de paie en cas d’erreur ? 

Lorsqu’une erreur est constatée sur un bulletin de paie, l’employeur est tenu de régulariser au plus vite l’erreur commise. Toute erreur sur la fiche de paie doit faire l’objet d’une information au salarié, afin qu’une solution amiable soit envisagée pour la corriger. 

Généralement, l’erreur commise fait l’objet d’une régularisation sur le bulletin de paie du mois suivant. 

⚠️ Attention : toute modification du bulletin de paie après édition sans information du salarié est assimilée à une falsification du bulletin de salaire, et tout prélèvement spontané sur le salaire à une sanction pécuniaire à l’encontre du salarié, pouvant faire l’objet de sanctions pénales.