Comment faire une fiche de paie ?

La fiche de paie est un élément sensible, indispensable à la relation de travail et parfois complexe.

De nombreux employeurs se demandent comment faire une fiche de paie. Entre les différents calculs de la fiche de paie, les mentions prescrites par le Code du travail ou encore les mentions proscrites, il y a de quoi se perdre au moment de créer une fiche de paie !

De plus, la réglementation en vigueur évoluant rapidement, au gré des nouvelles lois et décrets en droit du travail, il est facile de commettre des erreurs.

Comment faire un bulletin de salaire respectant le cadre légal ? Quelles sont les étapes essentielles à maîtriser pour faire une fiche de paie ? PayFit vous explique.

Les étapes incontournables pour faire une fiche de paie

Il faut savoir qu’il existe un certain nombre de mentions obligatoires du bulletin de paie. 

Ces mentions obligatoires de la fiche de paie permettent de définir les étapes qu’il faut impérativement suivre pour établir une fiche de paie. 

Étape 1 : insérer les informations relatives à l'employeur

Il s’agit ici de détailler les informations légales de votre établissement :

• l'adresse ;

• le numéro de SIRET et code APE ;

• la convention collective applicable à l'entreprise ;

• le lieu de paiement des cotisations sociales.

Étape 2 : indiquer les informations relatives au salarié

Bien entendu, il faut aussi indiquer plusieurs informations sur le salarié :

• le début et la fin de la période de travail concernée par la fiche de paie et donc la rémunération ;

• le début du contrat de travail ainsi que la date d'ancienneté : ces deux dates peuvent être différentes en cas de période de suspension du contrat de travail qui impacte la date d'ancienneté (congé sabbatique, arrêt maladie d'origine non professionnelle, etc.) ;

• nom et prénom du salarié ;

• le numéro de Sécurité sociale du salarié ;

• l'adresse du salarié ;

• les informations liées à l’emploi : classification, catégorie professionnelle, poste occupé ;

• les informations liées à la rémunération : le coefficient, la rémunération totale du mois, le salaire de base, le taux horaire ;

• la durée mensuelle travaillée.

Étape 3 : détailler la rémunération brute

Il faut ensuite détailler la rémunération brute et les éléments qui la composent en reprenant :

• le salaire de base ;

• les avantages en nature (nourriture, titres-restaurants) ;

• le cumul qui constitue la rémunération brute.

Étape 4 : calculer et inscrire les cotisations sociales

Cette étape est complexe et cruciale. 

En effet, non seulement elle impacte le calcul du salaire, mais elle peut également engendrer des sanctions si l’employeur néglige le volet cotisations sociales. 

💡 Rappel : les cotisations sociales se découpent en trois parties : 

• les charges patronales : uniquement payées par l’employeur ; 

• les charges salariales : uniquement payées par le salarié ; 

• les charges mixtes : employeur et salarié y contribuent conjointement. 

Ainsi, cette étape nécessite deux compétences :

• savoir calculer les cotisations sociales ;

• savoir les présenter sur la fiche de paie. 

Pour définir le montant des cotisations salariales et patronales, il faut connaître l'assiette de cotisations ainsi que le taux appliqué. 

Il faudra indiquer ces trois éléments sur le bulletin de paie pour chaque cotisation sociale : assiette, taux et montant. 

Mais pour l’heure, voici les principales cotisations sociales, regroupées par catégorie de risques  : 

• santé : assurance maladie, complément d’assurance maladie, mutuelle ; 

• accidents du travail et maladies professionnelles ; 

• retraite : Sécurité sociale plafonnée, Sécurité sociale déplafonnée, complémentaire tranche 1, complémentaire tranche 2, contribution d’équilibre technique ; 

• famille ; 

• assurance chômage : chômage. 

Il y a également d’autres cotisations sociales : 

• autres contributions dues par l’employeur ; 

• CSG déductible de l’impôt sur le revenu ; 

• CSG/CRDS non déductible de l’impôt sur le revenu.

Deux lignes supplémentaires reprennent le cumul des cotisations salariales et patronales.

Étape 5 : présenter les indemnités non soumises à cotisations sociales

On retrouve ensuite les indemnités non soumises à cotisations sociales :

• les indemnités de repas ;

• les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale ;

• les primes liées à l’intéressement des salariés aux résultats de l’entreprise.

Étape 6 : mentionner les autres retenues

Il faut également indiquer les autres retenues, à savoir les retenues sur salaire :

• les tickets-restaurant ;

• les avantages en nature ;

• la contribution à la mutuelle ;

• les avances sur salaire éventuelles.

Étape 7 : calculer l’impôt sur le revenu et la rémunération nette du salarié

Cette partie est la plus importante pour le salarié. En effet, sa rémunération nette va enfin apparaître. 

Au moment de faire la fiche de paie, vous indiquerez les éléments suivants :

• le montant net social ;

• le net à payer avant impôt sur le revenu ;

• l'impôt sur le revenu prélevé à la source : avec la base de calcul, le taux et son montant ;

• le net à payer : ce qui est réellement versé au salarié ;

• la date de paiement du salaire, qui définit généralement le délai de délivrance de la fiche de paie.

À côté, on retrouve les lignes suivantes :

• l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie ;

• le total versé par l'employeur (le "super brut" ou salaire chargé) ;

• le montant des allègements de cotisations employeurs ;

• le net imposable, utile au salarié pour ses démarches administratives.

Pour récapituler, pour faire une feuille de paie, il faut : 

• Étape 1 : insérer les informations relatives à l’employeur ; 

• Étape 2 : indiquer les informations relatives au salarié ; 

• Étape 3 : détailler la rémunération brute ; 

• Étape 4 : calculer et inscrire les cotisations sociales ; 

• Étape 5 : présenter les indemnités non soumises à cotisations sociales ; 

• Étape 6 : mentionner les autres retenues ; 

• Étape 7 : calculer l’impôt sur le revenu et la rémunération nette du salarié. 

💡 Bon à savoir : les règles de calcul et les mentions obligatoires peuvent varier selon le statut du salarié.

Voici les particularités à connaître selon les profils :

• fiche de paie pour un cadre : cotisation APEC et prévoyance cadre obligatoire ;

• fiche de paie pour un apprenti : exonérations particulières ;

• fiche de paie pour un temps partiel : mention obligatoire de la durée de travail et de sa répartition ;

• fiche de paie pour un CDD : indemnités de précarité.

Vous savez désormais comment remplir une fiche de paie ! 

Pour avoir une idée concrète de la présentation de la fiche de paie, voici le modèle de fiche de paie PayFit.

Par ailleurs, si vous souhaitez être certain de ne pas commettre d’erreur et de réaliser une fiche de paie juridiquement conforme, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de bulletin de paie au format Excel ! 

Bien entendu, une fois que la fiche de paie est établie, il faut la remettre au salarié en respectant le délai de délivrance du bulletin de salaire.

Astuces supplémentaires pour bien faire une fiche de paie

Maintenant que vous savez comment faire des fiches de paie, voici quelques recommandations supplémentaires pour simplifier leur réalisation et gagner en efficacité. 

Suivre l'actualité juridique

La paie suit les évolutions du droit social : il faut donc être à l'affût des nouveautés qui sont légion.

Par exemple, dans les dernières réformes importantes, la mise en place du bulletin de salaire simplifié, généralisé depuis le 1er janvier 2018 pour l'ensemble des entreprises, a rebattu les cartes quant aux mentions obligatoires et à la présentation générale de la fiche de paie en faveur de l’adoption d’un bulletin de paie clarifié. 

Cette veille est d'autant plus importante pour les cas particuliers comme la fiche de paie d'un apprenti, qui comporte des spécificités en termes d'exonérations de charges et de calcul de rémunération.

Garder un œil attentif sur l'actualité juridique est donc indispensable pour savoir comment établir une fiche de paie, tout en restant toujours au goût du jour !

💡 Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2024, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Opter pour une solution de gestion de paie gratuite

Avant d'investir dans une solution payante, il est possible de faire une fiche de paie gratuitement via différentes options :

• utiliser un modèle Excel téléchargeable gratuitement (disponible en haut de cet article) ;

• recourir à un logiciel de paie gratuit avec des fonctionnalités de base.

⚠️ Attention : les solutions gratuites présentent plusieurs limitations importantes :

• nombre de bulletins limité (généralement 10 par mois maximum) ;

• absence de mises à jour automatiques des taux et barèmes légaux ;

• aucun support client ni accompagnement ;

• conformité des bulletins édités et sécurité des données non garanties (notamment concernant le RGPD) ;

• pas de gestion automatisée des déclarations sociales (DSN).

À noter qu’une erreur sur les bulletins de paie peut entraîner une contravention de 3ème classe, soit 450 € par bulletin non conforme. 

Par ailleurs, les données de paie sont considérées comme sensibles et nécessitent des mesures de sécurité spécifiques (double authentification, coffre-fort numérique pour les bulletins de paie). 

💡Bon à savoir : l'employeur est légalement responsable de la conformité des bulletins, même en cas d'utilisation d'un logiciel gratuit. Il est donc essentiel de mettre en place une procédure rigoureuse de vérification des fiches de paie en amont de leur envoi.

Externaliser la gestion de la paie

En ayant tous ces éléments en main, la question suivante se pose : pourquoi ne pas opter pour l’externalisation de la paie en choisissant d’éditer vos bulletins de paie en ligne de façon simple, rapide et sécurisée ?

Cette externalisation peut passer par l'utilisation d'un logiciel de paie.

Les avantages de faire les fiches de paie en ligne ? Une visibilité claire sur les éléments constitutifs de la paie et une gestion simplifiée de la phase de calcul de la fiche de paie en seulement quelques clics grâce à l'automatisation. 

Vous avez maintenant en main toutes les clés pour faire un bulletin de paie dématérialisé en toute légalité !