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Externalisation de la paie : définition, avantages et coûts

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La gestion de la paie de ses salariés peut s’avérer être une aventure longue et complexe. En effet, c’est une mission compliquée à réaliser, surtout lorsqu’on n’a aucune connaissance sur le sujet.

Il existe plusieurs façons de gérer la paie. La gestion de la paie est souvent traitée en interne grâce à un logiciel de paie ou un gestionnaire de paie, mais l’employeur peut également faire le choix de l’externalisation de la paie. Cette alternative consiste à faire appel à un prestataire extérieur : expert-comptable, société d’externalisation de paie, etc.

Comment externaliser la gestion de la paie ? Quel est le coût de l’externalisation de la paie ? Quels sont les avantages et inconvénients d’un gestionnaire de paie interne ? Pourquoi recourir à l'externalisation de la gestion de la paie ? PayFit vous explique.

Sommaire

  • Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ? 
  • Externalisation de la paie : avantages et inconvénients
  • Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ? 

L’externalisation de la paie consiste à déléguer la gestion de la paie à un prestataire, une société ou un cabinet, spécialisé en gestion de la paie. 

Le fait de procéder à l'externalisation de la paie permet à l'employeur de ne plus gérer les bulletins de paie ou encore les déclarations sociales nominatives (DSN).

L’employeur peut également décider d’externaliser l’ensemble du processus des ressources humaines à une entreprise externe, on parle alors d’externalisation RH (exemple : externalisation de la gestion de la formation).

Il existe plusieurs niveaux d’externalisation de la paie. 

Externalisation de la paie partielle

L’employeur peut décider de procéder à une externalisation partielle de la gestion de la paie. Dans ce cas, le prestataire fournit seulement à l’employeur un outil pour faciliter la gestion de la paie, sans pour autant en perdre le contrôle. Pour générer les bulletins de paie, l’employeur n’aura plus qu’à entrer les données dans l’outil.

L’outil proposé par l’entreprise extérieure prend généralement la forme d’un logiciel de paie. Certains logiciels comme PayFit, permettent de gagner en efficacité grâce à la production automatique des bulletins de paie.

💡 Bon à savoir : Si vous hésitez avec un logiciel de paie gratuit prenez bien le temps de vous renseigner.

Externalisation de la paie totale

L’employeur peut également décider d’externaliser totalement la gestion de la paie. Ici, l’employeur ne s’occupe plus de la paie en interne, elle est gérée entièrement par une entreprise extérieure (cabinet d’experts-comptables ou société spécialisée). 

Attention : le fait d’externaliser totalement la paie implique des allers-retours avec l’entreprise extérieure et donc potentiellement une perte de temps. 

Par exemple, pour produire les fiches de paie, l’employeur doit transmettre l’ensemble des informations nécessaires à son expert-comptable. Il recevra ensuite, sous quelques jours, les bulletins de paie de ses salariés. Si ces derniers contiennent des erreurs, il faudra se tourner de nouveau vers l’expert-comptable pour qu’il procède aux rectifications.

Externalisation de la paie : avantages et inconvénients

Selon votre entreprise et vos spécificités, le fait de recourir à une externalisation totale ou partielle de la paie peut présenter des avantages, mais aussi des inconvénients. 

Avantages de l’externalisation de la paie

Lorsqu’elle est mise en place dans l’entreprise, l’externalisation de la paie peut présenter des avantages :

  • gain de temps : l’externalisation totale ou partielle de la paie permet à l’employeur de gagner du temps. L’employeur n’a plus à se consacrer entièrement à la production des fiches de paie ;
  • réduction des coûts : le recours à une entreprise externe de gestion de paie peut permettre de réduire les coûts, puisque l’externalisation est une solution plus rentable qu’une gestion interne de la paie ;
  • expertise juridique : une gestion de la paie externalisée a pour avantage de réduire les erreurs dans la production des bulletins de paie ou la transmission des déclarations sociales. Avec une entreprise prestataire, les risques d’erreurs sont réduits grâce à leur expertise juridique et en paie.

Inconvénients de l’externalisation de la paie 

En fonction des spécificités de votre entreprise, le recours à l’externalisation de la paie peut présenter quelques inconvénients. En cas d’externalisation totale de la paie, l’entreprise risque de perdre en compétences en interne sur la gestion de la paie, mais aussi de devenir dépendante de l’entreprise prestataire.

Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?

En cas d’externalisation de la paie, le tarif varie en fonction de la taille de l’entreprise et du choix du prestataire. Par exemple, le coût de l’externalisation de la paie pour une PME ne sera pas le même que pour une entreprise de plus de 500 salariés. 

En moyenne, le prix d’une externalisation varie entre 15 et 30 euros pour chaque fiche de paie.

Le choix du prestataire en externalisation de paie est très important, il doit être adapté à l’ensemble de vos besoins et spécificités. 

Auteure

PayFit

Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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