Pourquoi l’externalisation de la paie est-elle la bonne solution pour votre entreprise ?

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Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 7.09.2021

La gestion de la paie des salariés peut s’avérer être une aventure longue et complexe. En effet, c’est une mission compliquée à réaliser, surtout lorsque l’on n’a aucune connaissance sur le sujet. Elle requiert de mobiliser des compétences à la fois juridiques, fiscales, sociales ou encore administratives. 

Heureusement, il existe plusieurs façons de gérer la paie, plus ou moins fastidieuses. La gestion de la paie est souvent traitée en interne grâce à un logiciel de paie ou un gestionnaire de paie

Toutefois, l’employeur peut faire le choix entre l’internalisation de la paie ou l'externalisation de la paie. Cette alternative consiste à faire appel à un prestataire extérieur, tel qu’un expert-comptable ou une société d’externalisation de la paie.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ? Pourquoi externaliser la paie ? Comment externaliser la gestion de la paie ? Quel est le coût de l’externalisation de la paie ? PayFit vous explique.

Sommaire

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ? 

Pour bien comprendre l’externalisation de la paie, la définition est la suivante : il s’agit du fait de déléguer la gestion de la paie à un prestataire, une société ou un cabinet, spécialisé en externalisation de paie

Comme son nom l’indique, l’employeur confie la gestion de la paie à une personne extérieure à l’entreprise.

Le fait de procéder à l'externalisation de la paie permet à l'employeur : 

  • de ne plus gérer l’édition des bulletins de paie ;

  • de se décharger des diverses déclarations sociales (comme la DSN par exemple). 

L’employeur peut également décider d’externaliser l’ensemble du processus des ressources humaines à une entreprise externe. On parle alors d’externalisation RH

Il existe plusieurs niveaux d’externalisation de la paie. 

Externalisation de la paie partielle

L’employeur peut décider de procéder à une externalisation de la gestion de la paie partielle

Dans ce cas, le prestataire de paie fournit seulement à l’employeur un outil pour faciliter la gestion de la paie. Concrètement, l’employeur utilise lui-même un outil extérieur à l’entreprise. Il conserve le contrôle de sa paie. 

Pour générer les bulletins de paie, l’employeur n’aura qu’à entrer les données dans l’outil.

L’outil proposé par l’entreprise extérieure prend généralement la forme d’un logiciel de paie. Certains logiciels comme PayFit, permettent de gagner en efficacité grâce à la production automatique des bulletins de paie. 

Externalisation de la paie totale

L’employeur peut également décider d’externaliser totalement la gestion de la paie. 

Dans ce cas, l’employeur ne s’occupe plus de la paie en interne. Elle est gérée entièrement par une entreprise extérieure (cabinet d’experts-comptables ou société spécialisée). 

Attention : le fait d’externaliser totalement la paie implique de nombreux échanges avec l’entreprise extérieure et donc une potentielle perte de temps en communication. 

Par exemple, pour produire les fiches de paie, l’employeur doit transmettre l’ensemble des informations nécessaires à son expert-comptable. Il recevra ensuite, sous quelques jours, les bulletins de paie de ses salariés. Si ces derniers contiennent des erreurs, il faudra se tourner de nouveau vers l’expert-comptable pour qu’il procède aux rectifications.

Pourquoi externaliser la paie ? 

Externaliser la paie présente un avantage majeur : l’employeur est enfin déchargé d’une mission longue, fastidieuse, complexe et avec peu de valeur ajoutée. 

En confiant la paie à un prestataire, vous vous reposez sur un expert en la matière. Vous pouvez vous consacrer à une autre tâche en attendant. 

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Quels sont les avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie ?

Selon votre entreprise, vos spécificités et vos besoins, le fait de recourir à une externalisation de la paie présente des avantages et des inconvénients

Avantages de la paie externalisée

Voici les principaux avantages de l’externalisation de la paie :

  • Gain de temps : l’externalisation totale ou partielle de la paie permet à l’employeur de gagner un temps précieux. Grâce à l’externalisation, les fiches de paie ne sont plus du tout du ressort de l’employeur.

  • Réduction des coûts : le recours à une entreprise externe de gestion de paie est un bon moyen de réduire les coûts dans la mesure où l’externalisation de la paie est une solution plus rentable qu’une gestion interne de la paie.

  • Expertise juridique :  le prestataire qui gère votre paie est un expert en paie et RH. Il offre donc un service de qualité en se conformant à toutes les prescriptions juridiques de la matière. 

Inconvénients de la paie externalisée 

Toutefois, comme pour tout, il existe des inconvénients à l’externalisation de la paie

  • Coût : l’externalisation de la paie, en la confiant à un expert-comptable par exemple, n’est pas forcément la solution la plus rentable ;

  • Dépendance : en cas d’externalisation totale, l’entreprise perd la maîtrise de sa paie ainsi que ses compétences en la matière et devient très dépendante de l’entreprise prestataire. À ce titre, il est indispensable de trouver un expert-comptable avec qui la communication et les échanges seront fluides.

Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?

Si vous optez pour l’externalisation de la paie, le tarif est un élément important à prendre en compte. 

Assurez-vous qu’il est conforme à votre budget que votre entreprise sera capable d’assumer le coût. 

Le tarif varie en fonction de la taille de l’entreprise (et notamment de l’effectif de l’entreprise) et bien évidemment, du choix du prestataire. Par exemple, le coût de l’externalisation de la paie pour une PME ne sera pas le même que pour une entreprise de plus de 500 salariés. 

En moyenne, le prix de l’externalisation oscille entre 15 et 30 euros par fiche de paie.

Bon à savoir

Le choix du prestataire en externalisation de paie est très important ; il doit être adapté à l’ensemble de vos besoins et spécificités. 

Il existe des avantages et inconvénients au gestionnaire de paie, à l’externalisation et à toute autre solution de paie. Pour mieux déterminer votre solution de paie, n’hésitez pas à lire les 10 commandements pour choisir son outil de gestion de la paie.

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