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À retenir :
La dématérialisation du bulletin de paie est autorisée depuis 2009 et ne nécessite plus l’accord préalable du salarié depuis 2017.
Elle impose à l’employeur de garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
Les bulletins doivent rester accessibles durant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Employeurs et salariés bénéficient d’un gain de temps, de coûts réduits et d’un accès simplifié aux documents.
Le choix d’un logiciel fiable et conforme au RGPD est indispensable pour une mise en place sécurisée.
Toute entreprise qui emploie des salariés a l’obligation de remettre un bulletin de paie à chaque versement de salaire. Ce document doit récapituler l’ensemble des éléments de rémunération du salarié.
Depuis 2009, le bulletin de paie peut être délivré sous forme électronique, que l’on appelle alors bulletin de paie dématérialisé, numérique ou encore en ligne. Cette dématérialisation permet aux salariés d’accéder rapidement et facilement à leurs documents, tout en simplifiant la gestion pour l’employeur.
En tant qu’employeur, vous souhaitez dématérialiser les bulletins de paie dans votre entreprise, mais vous vous posez encore des questions sur la mise en place, la réglementation et les avantages ? Payfit vous explique.
Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?
Un bulletin de paie est un document légal obligatoire que l’employeur doit remettre à chacun de ses salariés. Il doit être délivré chaque mois, ou selon la périodicité prévue par l’organisation de la paie au sein de l’entreprise.
💡Bon à savoir : depuis 2018, vous devez veiller à émettre un bulletin de salaire simplifié.
Le bulletin de paie sous forme dématérialisée, également appelé bulletin de paie électronique, répond exactement aux mêmes critères et fonctionnalités que la fiche de paie version papier.
Quelle est la réglementation pour la dématérialisation d’une fiche de paie ?
Depuis 2009, les employeurs sont autorisés à émettre des fiches de salaire en ligne. Avant cette date, cette pratique nécessitait toutefois l’accord préalable du salarié, ce qui constituait un frein important à son déploiement.
La réglementation a évolué avec la loi n°2016-1088 El Khomri : l’accord du salarié est désormais présumé. Cela signifie que vous n’avez plus besoin de solliciter son consentement avant de passer à la dématérialisation. En revanche, le salarié conserve naturellement la possibilité de refuser : il lui suffit de s’y opposer explicitement.
Le décret n° 2016-1762 est venu préciser ces modalités, notamment l’obligation d’informer le salarié de son droit d’opposition et les règles de conservation des bulletins électroniques.
Cet assouplissement a largement favorisé le développement de cette dématérialisation, qui reste cependant optionnelle et non obligatoire en 2026.
Si vous choisissez de mettre en œuvre la dématérialisation, vous avez l’obligation d’informer chaque salarié de son droit d’opposition. Cette information doit être transmise :
un mois avant la première mise à disposition du bulletin sous forme numérique, ou
au moment de l’embauche pour les nouveaux salariés.
Le salarié peut exercer son droit d’opposition à tout moment, que ce soit avant ou après l’émission de son premier bulletin électronique.
⚠️ Attention : vous devez également respecter le délai de délivrance d’un bulletin de salaire.
Modèle de bulletin de paie - Excel
Quelles sont les précautions à prendre pour faire un bulletin de paie en ligne ?
Si vous décidez, en tant qu’employeur, de remettre à vos salariés leurs bulletins de paie par voie électronique, vous devez impérativement garantir :
l'intégrité des données des salariés ;
la disponibilité ;
la confidentialité des données des salariés.
L’intégrité des données des salariés
Lors de l’enregistrement du bulletin de paie, vous devez garantir l’exactitude et l’intégrité des informations inscrites, de sorte qu’elles ne puissent être modifiées par des personnes non autorisées. Autrement dit, il est essentiel de vérifier l’authenticité des données transmises à vos salariés.
De plus, ces derniers doivent pouvoir accéder à l’intégralité de leurs bulletins électroniques à tout moment, dans des conditions simples et sécurisées :
sans manipulations complexes ou répétitives ;
et dans un format électronique structuré et couramment utilisé, comme le PDF.
La disponibilité légale
L’employeur doit garantir aux salariés la disponibilité de leurs bulletins de paie numériques durant toute la durée légale de conservation :
50 ans ;
ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
Résumé des avantages des fiches de salaire numériques
| Avantages des bulletins de paie dématérialisés pour l’employeur | Avantages de la mise en place des bulletins de paie dématérialisés pour les salariés dans votre entreprise |
|---|---|
| Facilité | Consultation libre |
| Sérénité | Téléchargement instantané |
| Gain de temps | Autonomie |
| Réduction des coûts | Plus de perte des bulletins de paie |
| Réduction de l’empreinte écologique | Accès rapide à leur espace personnalisé |
Quelles sont les obligations à respecter pour établir un bulletin de paie dématérialisé conforme ?
Une fiche de paie sous forme numérique doit reprendre exactement les mêmes mentions obligatoires d’un document classique, notamment :
l’identité de l’employeur ;
l’identité du salarié ;
le salaire de base et les éléments variables (heures supplémentaires, primes, indemnités, etc.) ;
le prélèvement à la source ;
les cotisations sociales ;
et toutes autres mentions légales obligatoires d’un bulletin de paie..
Les clés pour réussir la dématérialisation des bulletins de paie :
choisir un logiciel de paie reconnu et fiable afin d’éviter de faire des faux documents ;
se méfier des sites proposant des fiche de paie en ligne gratuites, souvent peu sécurisés et non conformes à la réglementation ;
vérifier que le prestataire propose un accompagnement, pour faciliter l’utilisation du logiciel et respecter les obligations légales.
⚠️ Attention : un document non conforme peut vous exposer à une amende de 450 €.
Comment récupérer les bulletins de paie dématérialisés en cas de cessation d’activité du prestataire ?
En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou de son prestataire, les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la fermeture afin de pouvoir récupérer l’ensemble de leurs bulletins de paie stockés.
Ils doivent pouvoir accéder à tous leurs bulletins de paie sous forme numérique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé, conformément aux exigences du Code du travail.
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