Comment faire pour modifier une fiche de paie ?

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Seheno Randriamanantena

Juriste Rédacteur en Droit social chez PayFit

Mise à jour le 7.06.2022

Pour faire une fiche de paie, vous pouvez passer par un expert-comptable, utiliser Excel ou encore recourir à un logiciel de paie. En tout état de cause, il est capital de connaître les mentions obligatoires et de savoir décrypter les calculs d’une fiche de paie.

Il peut arriver que vous ou votre salarié détectiez une erreur commise sur une fiche de paie. Pas de panique, dans ce cas, il vous sera possible de modifier la fiche de paie.

Comment faire une fiche de paie ? Peut-on la modifier en cas d’erreurs ? Comment modifier une fiche de paie ? Renseignez-vous avec PayFit.

Sommaire

Peut-on modifier une fiche de paie en cas d’erreurs ?

Différentes erreurs sur la fiche de paie peuvent être commises lors du processus de paie. Elles peuvent porter sur la convention collective, les différents calculs effectués, les mentions obligatoires, etc.

Il est possible de modifier un bulletin de paie, même s’il a déjà été transmis au salarié. 

Précision : en cas d'erreur et de modification de la fiche de paie, vous devez en informer rapidement le salarié.

Attention : vous risquez de payer une amende de 450 €, si l’inspecteur du travail constate des erreurs dans l’élaboration de vos fiches de paie. Il est, dès lors, plus que capital de bien procéder à la vérification de la fiche de paie.

Comment modifier une fiche de paie ?

Modification des données de la fiche de paie

Dans la majorité des cas, les erreurs de fiche de paie portent sur le salaire du salarié. En effet, il peut s’agir de l’oubli d’une prime, du mauvais décompte des titres restaurants, d’une erreur dans le nombre d’heures travaillées, etc. Mais, l’erreur peut également porter sur le nom du salarié, sa catégorie ou encore son ancienneté, par exemple.

Dans ces cas-là, vous pouvez lui envoyer un bulletin de paie rectificatif qui annule et remplace le bulletin de paie erroné.

Pour ce faire, vous pouvez, par exemple, suivre les points suivants :

Étape 1 : informer le salarié sur l’erreur ;

Étape 2 : modifier la fiche de paie dans votre logiciel de paie, en passant par votre expert-comptable ou directement dans Excel ; 

Étape 3 : transmettre le bulletin de paie modifié au salarié.

Bon à savoir

Si le bulletin de paie n’a pas encore été remis au salarié lorsque vous vous apercevez de l’erreur, vous pouvez modifier la fiche de paie directement sur le logiciel sans avoir à l’en informer.

Régularisation d’un trop-perçu suite à la modification de la fiche de paie

Un trop perçu est une somme versée au salarié qui excède le salaire qui lui est dû. De ce fait, le bulletin de paie est erroné.

Pour corriger cette erreur, vous pouvez effectuer une retenue sur salaire, sur le bulletin de salaire du mois prochain.

Attention : la retenue sur salaire est limitée à 10 % du salaire net par mois.

Il existe quelques étapes à suivre :

Étape 1 : informer le salarié sur l’erreur et discuter des modalités de remboursement du trop-perçu ;

Étape 2 : insérer une ligne apparente « retenue sur salaire sur la fiche de paie » sur le bulletin de salaire du mois suivant, tout en respectant la limite de 10 % ;

Étape 3 : transmettre le bulletin de paie au salarié.

Avant de modifier une fiche paie, vous devez, dès lors, en tant qu’employeur, prendre en compte tous ces éléments.

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