Comment mettre en place des outils GPEC ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) constitue un levier stratégique essentiel pour assurer la performance et la pérennité d’une entreprise. Pour être réellement efficace, elle s’appuie sur un ensemble d’outils méthodiques pensé pour anticiper les évolutions des métiers, adapter les savoir-faire et accompagner les transformations organisationnelles.

Mais quels sont concrètement les outils de la GPEC ? À quoi servent-ils et quels enjeux recouvrent-ils pour l’entreprise comme pour les collaborateurs ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce-que la GPEC ?

Définition de la GPEC

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, dite GPEC, est à la fois un levier stratégique de développement pour l’entreprise et un indicateur RH clé.

Elle consiste à anticiper les besoins futurs de l’organisation, en tenant compte des évolutions internes ou externes (environnement économique, transformations technologiques, changements juridiques, etc.). La GPEC permet ainsi d’accompagner les salariés dans leur évolution professionnelle, de développer leurs qualifications et de renforcer leur engagement.

L’objectif principal est de construire un plan d’action permettant d’adapter les effectifs et les savoir-faire aux enjeux futurs de l’entreprise, en cohérence avec sa stratégie globale.

💡 Bon à savoir : les entreprises d’au moins 300 salariés, ainsi que les entreprises communautaires d’au moins 150 salariés, ont l’obligation de négocier tous les trois ans avec les partenaires sociaux, notamment le Comité Social et Économique (CSE), sur les dispositifs de GPEC.

Enjeux de la GPEC

La GPEC est un levier essentiel pour assurer la réussite et la pérennité de l’entreprise. En intégrant pleinement la gestion des ressources humaines, elle accompagne les transformations organisationnelles et technologiques.

Son utilisation permet notamment :

• d’optimiser le recrutement en identifiant précisément les besoins futurs ;

• de valoriser et mobiliser les compétences des salariés ;

• de prévenir les déséquilibres d’effectifs (surplus, pénurie, turnover) ;

• d’améliorer les parcours de formation et de favoriser l’évolution de carrière professionnelle ;

• d’assurer une adaptation continue de la structure à son environnement ;

• de renforcer la performance globale grâce à une gestion anticipée des emplois et compétences.

Quels sont les outils de la GPEC ?

Outils pour l’élaboration de la GPEC

Pour connaître les compétences que possèdent les salariés vis-à-vis des buts fixés, voici les principaux outils de la GPEC permettant cela : 

➡️ Organigramme

L’organigramme d’entreprise est une représentation visuelle de sa structure, de ses services et de la répartition des salariés. Il permet d’identifier rapidement les liens hiérarchiques, les relations fonctionnelles entre les équipes ainsi que la répartition des métiers au sein de l’organisation.

Il constitue un support précieux pour :

• repérer les qualifications déjà présentes ;

• détecter les manques ou les savoir-faire à développer ;

• mieux comprendre la structuration actuelle pour prévoir son changement.

➡️ Référentiel de compétences 

Le référentiel de compétences est un outil central de la GPEC. Il permet de recenser, d’organiser et de décrire de manière précise les activités, les savoirs, et les comportements attendus pour chaque métier ou famille professionnelle de l’entreprise.

En s'appuyant dessus, l’organisation peut :

• identifier les qualifications communes et spécifiques à chaque poste ;

• harmoniser les pratiques et les attentes managériales ;

• évaluer plus facilement les savoir-faire détenus par les salariés ;

• repérer les écarts entre les qualifications actuelles et celles à développer.

Ce référentiel constitue une base solide pour piloter les actions de formation, accompagner les mobilités internes tout en anticipant les évolutions des métiers.

➡️ Cartographie des compétences 

La cartographie des compétences offre une vision détaillée des qualifications techniques, comportementales et transversales présentes au sein de l’entreprise. Elle permet d’identifier les savoir-faire clés nécessaires pour chaque poste, mais aussi de repérer leur niveau de maîtrise et leur localisation dans l’organisation.

Cette dernière permet de :

• connaître précisément les savoirs dont elle dispose déjà ;

• déterminer ceux qui manquent ou doivent être renforcées ;

• localiser les qualifications critiques au bon endroit ;

• identifier les besoins futurs pour faire face aux changements du marché.

En mettant en lumière les forces et les manques, elle procure un avantage concurrentiel évident : elle aide à prendre les bonnes décisions en matière de recrutement, de formation et de mobilité interne.

➡️ Fiche de poste

La fiche de poste est un indispensable, car elle permet de clarifier précisément les rôles et responsabilités de chaque collaborateur.

Elle comprend généralement :

• la définition de la fonction : missions, tâches, responsabilités et buts ;

• les compétences requises : savoirs, qualifications et aptitudes nécessaires pour tenir le poste ;

• le contexte du poste : positionnement dans l’organigramme, liens hiérarchiques et fonctionnels, interactions avec les autres services.

💡 Bon à savoir : il est important de la distinguer de la fiche de fonction ou métier, qui se concentrent davantage sur une famille de postes ou sur un métier de manière plus générale. La fiche de poste, elle, décrit précisément un poste occupé dans un contexte donné, au sein d’une structure particulière.

Outils pour l’application de la GPEC

➡️ Entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est un levier de performance incontournable pour la gestion des qualifications. Cet outil permet de vérifier l’adéquation entre les savoirs mobilisés par le salarié et ceux décrits dans sa fiche de poste.

Au cours de cet entretien, le manager et le collaborateur identifient :

• les forces et les points d’amélioration ;

• les résultats obtenus au regard des objectifs fixés ;

• les qualifications acquises et celles à développer.

Cet échange structuré permet également de définir de nouveaux objectifs, d’orienter les besoins en formation et d’offrir un feedback constructif, favorisant l’engagement collaborateur et l’évolution professionnelle du salarié.

➡️ Entretien professionnel

L’entretien professionnel, obligatoire tous les deux ans, vise à échanger avec le collaborateur sur son parcours professionnel, ses perspectives et ses aspirations.

Contrairement aux entretiens annuels d'évaluation, il ne porte pas sur la performance, mais sur l’avenir du salarié dans l’entreprise.

Cet entretien permet :

• d’identifier les opportunités (mobilité interne, changement de métier…) ;

• d’accompagner le collaborateur dans la construction de son projet professionnel ;

• de proposer les formations et dispositifs d’accompagnement pertinents pour soutenir son développement ;

• de prévoir les besoins de qualification de la structure.

Il constitue ainsi un outil clé de la GPEC, favorisant la montée en compétences, la fidélisation des talents et l’adaptation continue des équipes.

➡️ Plan de formation

Le plan de formation constitue l'un des principaux outils de la GPEC, car il permet de planifier et organiser les actions de développement des qualifications des collaborateurs.

La politique de formations d’une entreprise peut être mise en œuvre à travers les actions de formation, de professionnalisation, de bilans de compétences ou encore la Validation des Acquis de l'Expérience (VAE). 

Ce plan est élaboré à partir d’un plan de développement des compétences, en lien avec les besoins de la structure et les objectifs professionnels des salariés. Il a pour but :

• d’optimiser les performances des salariés ;

• de préparer leur futur professionnel ;

• et ainsi prévoir les changements organisationnels et technologiques.

La mise en place d’un plan de formation peut sembler complexe et chronophage, notamment dans la gestion des données. Il est donc fortement recommandé de s’appuyer sur des solutions digitales pour faciliter la planification, le suivi et l’évaluation des actions de formations.

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