Pourquoi et comment faire une fiche de poste dans votre entreprise ?

Clémence Alix

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 22.12.2021

Pour la bonne gestion du personnel d’une entreprise, l’employeur doit être en mesure d’évaluer les compétences professionnelles et le travail de ses salariés. 

La fiche de poste est un outil précieux qui peut l’aider dans cette gestion car elle lui permet d’évaluer ses salariés. En effet, la fiche de poste est un document qui reprend toutes les missions et tâches d’un salarié pour un poste de travail déterminé. 

Si vous êtes à la recherche de nouveaux talents, l'élaboration de la fiche de poste sera l'une des premières étapes de votre processus de recrutement.

En tant qu’employeur, vous vous interrogez sur la fiche de poste, à quoi elle sert et comment en établir une la plus utile possible ? PayFit vous guide dans son élaboration.

Sommaire

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ? 

Une fiche de poste, aussi appelée carte d’identité d’un emploi, est un document qui permet d’encadrer les missions d’un salarié et de répertorier toutes les informations utiles à l’accomplissement des différentes tâches confiées au salarié. 

Dans une entreprise, la fiche de poste permet de formaliser les différentes missions et les compétences professionnelles requises pour chaque poste de travail. 

Concrètement, la fiche de poste est une description d’un poste de travail. Il s’agit donc d’un outil de communication au sein de l’entreprise, mais elle n’a aucune obligation légale. 

Par ailleurs, lors du recrutement d’un salarié, la fiche de poste vous permet de mieux préparer son arrivée en clarifiant la majeure partie des missions à effectuer. 

Il est à noter que la fiche de poste est à distinguer de la fiche de fonction.

Quelles sont les utilités d’une fiche de poste ? 

En entreprise, la fiche de poste a de nombreuses utilités dans la gestion des ressources humaines, comme notamment : 

  • formaliser les compétences professionnelles et les missions pour créer un nouveau poste de travail ; 

  • organiser le fonctionnement de l’entreprise en répartissant les tâches accomplies par les différents postes de travail et en optimisant la structure de la société ; 

  • gérer les formations des salariés : l’évaluation de leur poste de travail et de leurs compétences permet à l’employeur de mettre en place des plans de formation pour répondre aux besoins de l’entreprise ; 

  • choisir les candidats lors d’un recrutement, la fiche de poste est un excellent support pour mener un entretien d’embauche

  • appréhender la rémunération en fonction des caractéristiques et des missions de chaque poste de travail ; 

  • servir de support lors des entretiens professionnels des salariés

Pour résumer, la fiche de poste a principalement une double fonctionnalité

  • Évaluer les compétences des salariés dans leurs missions quotidiennes ; 

Par exemple, la fiche de poste est très utile lors des entretiens annuels, et peut vous servir pour évaluer les missions accomplies lors de l’année écoulée. 

En effet, la fiche de poste d’un commercial, par exemple, peut vous être utile pour savoir s’il a rempli ses objectifs. 

  • Identifier les besoins dans l’entreprise et ainsi recruter de nouveaux collaborateurs en adéquation avec le poste de travail.  

La fiche de poste, par exemple, est utile pour choisir un candidat et vérifier s’il coche les différentes cases essentielles au poste de travail. 

La fiche de poste est utile, aussi bien pour un recrutement interne qu’externe. 

Comment faire une fiche de poste ? 

Qui doit établir une fiche de poste ? 

Outre l’employeur, la fiche de poste peut être rédigée par différentes personnes de l’entreprise, comme notamment : 

  • un supérieur hiérarchique ; 

  • un manager ; 

  • un responsable RH ; 

  • etc. 

Quelles sont les étapes pour établir la fiche de poste ?

Avant de réaliser une fiche de poste, la personne chargée de son établissement doit passer en revue les missions, les tâches et les activités d’un poste de travail. 

Pour ce faire, il est recommandé de suivre un processus précis qui contient 4 phases essentielles

  • observer le salarié en poste ; 

  • collecter des informations ; 

  • rédiger la fiche de poste ; 

  • valider la fiche de poste. 

Que doit contenir une fiche de poste ?

Le contenu de la fiche de poste est libre. Toutefois, pour être la plus précise et complète possible, il est recommandé que la fiche de poste contienne les éléments suivants : 

  • l’intitulé exact du poste de travail ; 

  • les missions ; 

  • les objectifs à atteindre ; 

  • les compétences professionnelles attendues pour le poste de travail ; 

  • l’horaire de travail (la durée hebdomadaire ou la mention de forfait jour) ; 

  • la rémunération ; 

  • les moyens mis à la disposition du salarié pour réaliser ses missions et tâches ; 

  • l’identité de ses supérieurs hiérarchiques ou le rattachement hiérarchique ; 

  • le lieu de travail ; 

  • la mobilité géographique ; 

  • etc. 

Par ailleurs, si la fiche de poste est créée pour recruter un salarié, vous pouvez ajouter des éléments relatifs au profil recherché, comme notamment : 

  • l’expérience professionnelle requise pour le poste ; 

  • les diplômes et les formations : 

  • la liste des compétences professionnelles nécessaires au poste de travail ; 

  • etc. 

N’hésitez pas à consulter des modèles de fiche de poste pour vous aider dans la rédaction. 

Envie de gagner du temps sur la paie ?

Pour aller plus loin..

Comptabilisation de l'aide à l'embauche : comptes et traitements comptables

Période de référence des congés payés

Congé supplémentaire d'ancienneté

Congé de naissance : conditions et régime

Congé parental : définition et régime

Congé paternité : durée, formalités et indemnisation