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Entretien professionnel : obligations et organisation

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L'employeur à l'obligation de s'assurer que ses salariés sont aptes à leur poste de travail. Ainsi, il doit s'assurer que ses salariés soient formés et puissent évoluer professionnellement.

Pour renforcer l'implication de l'employeur, la loi lui impose, depuis 2014, d'organiser tous les deux ans avec chacun de ces salariés un entretien professionnel

En principe, cet entretien professionnel est consacré à faire un point sur les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et à l'informer de ses droits à la formation. Toutefois, la loi impose de règles strictes relatives à l'organisation de cet entretien que l'employeur doit respecter pour éviter des sanctions.

Qu'est ce que l’entretien professionnel ? Comment préparer son entretien professionnel ? Que dire pendant l'échange ? Faut-il prévoir une grille pour l'entretien professionnel ? Que risque l'employeur en cas d'absence d'entretien ? Payfit fait le point. 

Sommaire

  • Qu'est ce que l'entretien professionnel ?
  • Quelle différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?
  • À quelle fréquence organiser l'entretien professionnel ?
  • Comment préparer l'entretien professionnel ?
  • Quelles sanctions risque l'employeur à défaut d'entretien ?

Qu'est ce que l'entretien professionnel ?

Le Code du travail impose à l’employeur d'organiser tous les deux ans un entretien professionnel. L'entretien doit obligatoirement traiter certains sujets :

  • les perspectives d'évolution professionnelle du salarié (changement de poste, qualifications, etc.) ;
  • le suivi d'actions de formation et de certification ou validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) du salarié ;
  • l'activation du compte personnel de formation et son financement par l'employeur ;
  • le conseil en évolution professionnelle (CEP). 

L'entretien professionnel est obligatoirement organisé pour tous les salariés, indépendamment de leur type de contrat ou leur temps de travail.

💡 Bon à savoir : les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation sont également concernés par l'entretien professionnel, même s'ils bénéficient d'autres mesures d'accompagnement.

L'entretien professionnel est un dispositif prévu par la loi. Toutefois, certaines conventions collectives et accords de branche contiennent des dispositions qui s'appliquent au contenu spécifique et/ou l'organisation de l'entretien professionnel. Par exemple, une convention peut prévoir qu'au-delà d'une certaine ancienneté, l'entretien professionnel a lieu tous les 3 ans.

Modèle lettre convocation entretien professionnel

Quelle différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?

On entend souvent parler à tort d'entretien professionnel annuel ou encore d'entretien annuel professionnel. Toutefois, il ne faut pas confondre l'entretien annuel et l'entretien professionnel. 

L'entretien annuel est une évaluation des aptitudes professionnelles et du travail du salarié. Il vise à vérifier qu'une série d'objectifs sont atteints et à suivre la performance du salarié dans son équipe. Vous pouvez d'ailleurs télécharger notre exemple d'entretien annuel.

Ce type d'évaluation n'a pas lieu d'être dans un entretien professionnel. Ce dernier vise à permettre au salarié d'exprimer des aspirations professionnelles et de fixer des objectifs de formation. 

Par ailleurs, l'entretien professionnel est une obligation légale de l'employeur, alors que l'entretien annuel est issu d'une pratique de gestion du personnel. De plus, l'entretien annuel a, par définition, une périodicité différente de l'entretien professionnel, qui est organisé tous les deux ans.

💡 Bon à savoir : il ne faut pas confondre l'entretien professionnel avec l'entretien obligatoire des salariés en forfait jours pour l'évaluation de leur charge de travail. 

À quelle fréquence organiser l'entretien professionnel ?

En principe, l'entretien professionnel a lieu tous les deux ans, à compter de l'entrée du salarié dans l'entreprise

Par ailleurs , tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel a lieu pendant l'entretien. Il vise à vérifier que le salarié :

  • à bénéficier des entretiens professionnels des 6 dernières années ;
  • suivi au moins une action de formation ;
  • acquis des certification par moyen de formation ou de VAE ;
  • bénéficier d'une promotion ou une augmentation.

💡 Bon à savoir : un accord collectif peut prévoir des entretiens à des périodicités différentes mais ne et pas déroger à l'obligation de l'état des lieux tous les 6 ans. 

Attention : l'employeur doit obligatoirement proposer un entretien professionnel à certains salariés qui reprennent leur activité professionnelle à la suite d'une période d'absence. Il s'agit des salariés qui bénéficient de : 

  • congé de maternité ;
  • congé parental à temps plein ou partiel ;
  • congé d'adoption ;
  • congé de proche aidant ;
  • période de mobilité volontaire sécurisée ;
  • congé sabbatique ;
  • arrêt maladie de plus de 6 mois ;
  • l'exercice d’un mandat syndical.

L'organisation de cet entretien au retour du salarié n'exempte pas l’employeur de l'organisation de l'entretien professionnel tous les deux ans. 

💡 Bon à savoir : cet entretien professionnel de reprise peut être anticipé à l'initiative du salarié sans attendre son retour d'absence.

Comment préparer l'entretien professionnel ?

La loi ne prévoit aucun formalisme spécifique pour la convocation à l'entretien professionnel du salarié. Toutefois, il est conseillé à l'employeur de le faire par écrit pour se constituer une preuve. 

💡 Bon à savoir : l'entretien est une obligation pour l’employeur mais une faculté du salarié. Il peut donc choisir de ne pas s'y présenter. Dans ce cas, il est conseillé à l'employeur de prendre acte du refus du salarié de se rendre à l'entretien. 

Afin de préparer l’entretien, il est conseillé à l'employeur d'établir une feuille de route en regroupant des informations comme le bilan du dernier entretien ou encore les souhaits que le salarié aurait exprimé auprès de sa hiérarchie par exemple, pour un entretien professionnel rempli.

L'employeur est libre de piloter l'entretien professionnel comme il le souhaite. En pratique, c'est généralement le manager du salarié ou le responsable des ressources humaines de l'entreprise qui échange avec le salarié. Quelque soit le cas, l'entretien a toujours lieu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail. 

L'employeur doit obligatoirement rédiger un compte rendu de l'entretien professionnel. Un exemplaire de ce compte-rendu est par ailleurs remis au salarié. 

💡 Bon à savoir : beaucoup d'employeurs cherchent un exemple de commentaire d'entretien professionnel. Toutefois, la loi ne prévoit pas un contenu spécifique pour ce compte-rendu. L'employeur doit simplement veiller à inclure les informations lui permettant de justifier qu'il a respecté ses obligations et à aborder les thèmes obligatoires.

Quelles sanctions risque l'employeur à défaut d'entretien ?

Si l’employeur ne respecte pas l'obligation d'entretien professionnel, il s'expose à des sanctions. 

Quelle que soit la taille de l'entreprise, si celle-ci ne respecte pas l'obligation d'organisation de l’entretien professionnel, elle peut être condamnée dans le cas d’un contentieux à verser aux salariés lésés des dommages et intérêts. 

Par ailleurs, pour les entreprises de plus de 50 salariés, en cas d'absence d'entretien professionnel, une sanction spécifique est prévue si :

  • le salarié n'a pas bénéficié d’entretien professionnel les 6 dernières années ;
  • le salarié n'a pas bénéficié d'au moins une action de formation non obligatoire.

S'il remplit ces critères, l’employeur devra créditer le CPF du salarié de 3000 €. Cette sanction est multipliée par le nombre de salariés concernés. 

Si l'employeur ne s’acquitte pas de cette sanction, il risque une majoration du montant de la sanction, qu’il devra verser au Trésor Public.

Auteure

PayFit

Cristina Sanchez

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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