Le meilleur moment pour changer de solution de paie, c'est maintenant. Découvrez pourquoi dans ce guide !
Des collaborateurs satisfaits et autonomes dès le 1er mois. Un guide concret, 0 temps perdu.
Tout salarié peut être amené, dans le cadre de son activité, à engager des dépenses nécessaires à la réalisation de ses missions. Ces dépenses, appelées frais professionnels, sont effectuées dans l’intérêt de l’entreprise et doivent, à ce titre, être remboursées par l’employeur.
La gestion des frais professionnels qui constituent des éléments variables de paie peut rapidement devenir complexe pour une entreprise. Elle implique en effet de respecter un cadre légal strict en matière de remboursement, tout en assurant une traçabilité rigoureuse des justificatifs.
Par ailleurs, une bonne gestion des frais professionnels présente un enjeu économique et social majeur pour l’entreprise : elle peut ouvrir droit à des exonérations sociales et fiscales, sous réserve du respect des barèmes et conditions fixés par l’Urssaf.
Les frais professionnels correspondent à l’ensemble des dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise. Ces dépenses, lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution du travail, doivent être prises en charge par l’employeur, sur présentation d’un justificatif de dépense (facture, ticket, note de frais, etc.).
Il existe une grande variété de frais pouvant être considérés comme des frais professionnels, parmi lesquels :
les frais de déplacement professionnel (missions, trajets inter-sites, rendez-vous clients) ;
les frais de transport (billets de train, d’avion, carburant, stationnement, péages) ;
les frais de restauration (repas pris en dehors du lieu habituel de travail) ;
les frais d’hébergement (nuitées lors de déplacements professionnels) ;
les frais liés au télétravail (connexion, électricité, matériel informatique) ;
les frais de mobilité professionnelle (installation, hébergement provisoire, déménagement).
💡 Bon à savoir : les frais professionnels doivent être distingués des avantages en nature qui sont des biens et services fournis par l’employeur au salarié gratuitement ou moyennant une participation.
Les frais professionnels doivent impérativement être remboursés par l’employeur et ne peuvent pas être imputés sur la rémunération du salarié. Le remboursement des frais professionnels peut prendre la forme d’un :
remboursement aux frais réels sur la base des dépenses exactes effectuées par le salarié sur présentation d’un justificatif annexé à une note de frais ;
remboursement sur la base d’une allocation forfaitaire fixe versée au salarié qui ne nécessite pas de justificatif ;
abattement des frais professionnels automatique sur le revenu brut du salarié pour certaines catégories de travailleurs (BTP, représentants de commerce).
En l’absence de dispositions spécifiques conventionnelles ou contractuelles relatives à la forme du remboursement, le remboursement de frais professionnels s’effectue au réel.
En pratique, les entreprises recourent au remboursement aux frais réels pour les dépenses ponctuelles, et au versement d’une allocation forfaitaire lorsque les dépenses du salarié sont récurrentes. Notez également que tout salarié dispose de 3 ans à compter de l’engagement des dépenses pour solliciter le remboursement de frais professionnels. À défaut, les frais engagés sont perdus et ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement.
💡 Bon à savoir : l’employeur peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels plus court, le salarié est tenu de respecter ce délai.
Modèle de note de frais - Excel
Quel que soit le mode de remboursement choisi par l’employeur, frais réels, allocation forfaitaire ou abattement automatique, le remboursement des frais professionnels peut bénéficier d’une exonération de cotisations sociales, dans le respect des plafonds fixés par l’Urssaf.
Ces limites visent à garantir que les sommes versées correspondent bien à des dépenses professionnelles réelles et non à un complément de rémunération déguisé.
⚠️ Attention : lorsque les montants remboursés dépassent les barèmes officiels de l’Urssaf, la fraction excédentaire est réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales et fiscales. Elle est alors considérée comme un revenu imposable soumis aux charges sociales.
Les entreprises ont tout intérêt à se référer aux montants en vigueur pour sécuriser leur politique de remboursement et éviter tout redressement social.
💡 Bon à savoir : les barèmes Urssaf sont actualisés chaque année afin de tenir compte de l’évolution du coût de la vie.
Les barèmes de l’Urssaf applicables aux frais professionnels au 1er janvier 2025 correspondent aux montants suivants.
| Nature de l’indemnité | Limites d’exonération |
|---|---|
| Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail | 7,40 € |
| Salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 21,10 € |
| Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant | 10,30 € |
Les frais de transport regroupent l’ensemble des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de ses déplacements professionnels. Ils peuvent concerner :
les frais pris en charge directement par l’employeur, avant le déplacement (billets de train, d’avion, de métro, taxi, etc.) ;
ou les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel, lorsque le salarié se rend en mission à l’extérieur de son lieu habituel de travail.
Lorsqu'un salarié fait usage de son véhicule personnel (voiture, moto, scooter) dans le cadre d’un déplacement professionnel, le calcul des frais de transport s’effectue sur la base du barème d’indemnités kilométriques. Ce barème tient compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel par le salarié au cours de l’année.
💡 Bon à savoir : ce mode de calcul vise à compenser les dépenses réelles supportées par le salarié (carburant, entretien, assurance, usure du véhicule, etc.) tout en garantissant une exonération de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par l’Urssaf.
Barème kilométrique applicable aux voitures en 2025
| Puissance administrative du véhicule (en CV) | Jusqu’à 5 000 km | Entre 5 001 et 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d* x 0,529 € | (d x 0,316) + 1 065 € | d x 0,370 € |
| 4 CV | d x 0,606 € | (d x 0,340) + 1 330 € | d x 0,407 € |
| 5 CV | d x 0,636 € | (d x 0,356) + 1 395 € | d x 0,427 € |
| 6 CV | d x 0,665 € | (d x 0,374) + 1 457 € | d x 0,447 € |
| 7 CV et plus | d x 0,697 € | (d x 0,394) + 1 515 € | d x 0,470 € |
*d = distance parcourue en kilomètre
Barème kilométrique applicable aux motos en 2025
| Puissance administrative (en CV) | Jusqu’à 3 000 km | Entre 3 001 et 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 € | (d x 0,099) + 891 € | d x 0,248 € |
| 3 à 5 CV | d x 0,468 € | (d x 0,082) + 1 158 € | d x 0,275 € |
| 5 CV et plus | d x 0,606 € | (d x 0,079) + 1 583 € | d x 0,343 € |
Barème kilométrique applicable aux scooters en 2025
| Jusqu’à 3 000 km | Entre 3 001 et 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
| d x 0,315 € | (d x 0,079) + 711 € | d x 0,198 € |
Le remboursement des frais d’hébergement et de grand déplacement concerne uniquement les salariés temporairement empêchés de regagner leur domicile en raison de leurs conditions de travail.
Cette situation se vérifie lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :
la distance entre le domicile et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (pour un trajet aller ou retour) ;
les transports en commun ne permettent pas d’effectuer ce trajet en moins d’1h30 (pour un aller ou un retour).
Dans ce cas, le salarié peut prétendre au remboursement de ses frais de logement, de repas et de petit-déjeuner, selon les barèmes d’exonération fixés par l’Urssaf.
💡 Bon à savoir : ces remboursements visent à compenser les dépenses supplémentaires supportées par le salarié du fait de son éloignement temporaire, sans constituer pour autant un avantage en nature.
| Repas | Logement et petit déjeuner à Paris et dans les départements 92, 93 et 94 | Logement et petit déjeuner dans les autres départements |
|---|---|---|
| Pour les 3 premiers mois | 21,10 € | 75,60 € |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 17,90 € | 64,30 € |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 14,80 € | 52,90 € |
Un salarié en situation de mobilité professionnelle est considéré comme ayant engagé des frais professionnels lorsque son changement de lieu de travail entraîne un éloignement significatif de son ancien domicile.
Cette situation est reconnue lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :
la distance entre l’ancien domicile et le nouveau lieu de travail est au moins égale à 50 km (pour un trajet aller ou retour) ;
le temps de trajet aller ou retour excède 1h30 avec les moyens de transport disponibles.
Dans ce cas, le salarié peut prétendre au remboursement forfaitaire de ses frais de mobilité, couvrant notamment :
les dépenses d’hébergement provisoire et de restauration dans l’attente d’un logement définitif ;
les frais d’installation dans le nouveau logement.
💡 Bon à savoir : ces indemnités bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par l’Urssaf, à condition que la mobilité soit motivée par des nécessités professionnelles réelles.
| Nature de l’indemnité | Limite du forfait |
|---|---|
| Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée maximale de 9 mois | 84 € |
| Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement | 1 683,80 € |
Le remboursement des frais professionnels doit impérativement être formalisé par l’entreprise. En pratique, il fait souvent l’objet d’une mention spécifique sur le bulletin de paie, afin d’assurer la traçabilité et la transparence des sommes versées.
Le bulletin de paie doit clairement distinguer deux éléments :
la rémunération habituelle du salarié, soumise aux cotisations sociales ;
le remboursement des notes de frais, qui correspond à une dépense engagée pour les besoins de l’activité professionnelle et n’entre pas dans l’assiette des cotisations lorsqu’il respecte les plafonds légaux.
💡 Bon à savoir : même si le remboursement figure sur le bulletin de paie, il ne constitue ni un salaire, ni un avantage en nature. Il s’agit d’un remboursement de dépense, justifié par la nature professionnelle du frais.
Modèle de note de frais - Excel
Les frais de déplacement correspondent aux dépenses engagées pour des missions professionnelles en dehors du lieu habituel de travail : trajets en train, avion, métro, ou utilisation d’un véhicule personnel.
Le remboursement peut être au réel (avec justificatifs) ou sous forme forfaitaire selon un barème kilométrique défini par l’Urssaf.
👉 À noter : les limites d’exonération dépendent de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales s’ils respectent les montants fixés par la réglementation.
L’indemnité de repas est une compensation des frais professionnels engagés par un salarié obligé de se restaurer à l’extérieur pendant son activité. La prime de panier, quant à elle, concerne les salariés qui prennent leur repas sur leur lieu de travail en raison de contraintes d’horaires ou d’organisation.
Ces indemnités bénéficient d’une exonération sociale dans la limite des montants fixés par l’Urssaf (par exemple 7,40 € pour un repas pris sur le lieu de travail en 2025).
Les tickets-restaurant pour les salariés ne sont pas des frais professionnels, mais un avantage. Ils participent à la prise en charge des repas et bénéficient d’une exonération de cotisations sociales sous conditions : la part patronale ne doit pas dépasser 7,26 € par titre en 2025 (soit 60 % du montant du ticket).
Ce dispositif soutient la politique sociale de l’entreprise en matière d’avantages des salariés en entreprise
Lors d’une mobilité professionnelle, un salarié peut percevoir une indemnité pour couvrir ses frais d’hébergement, de nourriture et d’installation dans le nouveau logement. Les montants forfaitaires de mobilité durable peuvent par exemple atteindre 900 € par an et par salarié, depuis le 1er janvier 2025.
Une indemnité de télétravail peut être versée pour compenser les dépenses de connexion, d’électricité ou de matériel, dans la limite fixée par l’Urssaf. Ces sommes sont déductibles et exonérées de cotisations si elles sont justifiées par un usage professionnel.
Oui, lorsqu’un salarié est en grand déplacement et ne peut regagner son domicile (trajet domicile-travail ≥ 50 km ou temps de trajet > 1h30), il peut prétendre au remboursement forfaitaire de ses frais d’hébergement et de repas. Les indemnités journalières varient selon la situation géographique :
jusqu’à 74,30 € à Paris pour logement + petit-déjeuner pendant les 3 premiers mois ;
puis montants dégressifs selon la durée.
Ces frais professionnels sont exonérés de charges sociales dans la limite des barèmes.
La prime d’assiduité est un complément de rémunération attribué en fonction de la présence ou du comportement du salarié. Elle n’est pas liée à une dépense professionnelle et est donc soumise aux cotisations sociales. À l’inverse, les frais professionnels correspondent à une dépense réelle engagée pour les besoins de l’activité, qui ouvre droit à une exonération et ne constitue pas un revenu imposable.
Ces deux éléments peuvent toutefois apparaître sur le bulletin de paie dans des rubriques distinctes.
Les TTR (Temps de Trajet Responsable) sont des congés écologiques offerts aux salariés. Découvrez en détail ses règles, son fonctionnement, et ses avantages.
Le remboursement des frais d’essence par l’employeur est encadré par des conditions et montants définis pour l'usage du véhicule personnel à des fins professionnelles.
Obligations légales, conditions, et cas facultatifs : découvrez toutes les règles du remboursement des frais de transport domicile-travail par l’employeur.
Découvrez comment fonctionne la prise en charge des frais de transport par l’employeur, les exonérations fiscales, et les changements applicables en 2025-2026.
Découvrez les principaux avantages en nature pour les salariés d’une entreprise et comment les évaluer sur leurs fiches de paie. PayFit vous explique tout cela.
Les éléments variables de paie modifient le salaire brut d’un salarié sur un mois donné, soit par complément, soit par retenue. Découvrez les 4 catégories.