Modèle de note de frais

Lorsque vous faites une note de frais, il est important de vérifier que les informations suivantes sont bien indiquées :

• identité du salarié ayant engagé la dépense ; 

• date de la dépense ;

• nature ou catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;

• lieu de la dépense ;

• moyens de paiement utilisés ;

• montant dépensé (HT, TTC) ;

• montant de la TVA. 

💡Bon à savoir : pour ne pas commettre d’erreurs, il est recommandé d’utiliser un modèle de note de frais.

La gestion des notes de frais est un processus long et fastidieux. 

Vous pouvez recourir, pour remplir vos notes de frais, à un modèle pour ne pas commettre d’erreurs.

Sachez qu’en tant qu’employeur, vous pouvez accepter ou refuser les demandes de remboursement de notes de frais.

En outre, vous devez définir la politique de traitement des frais professionnels au sein de votre entreprise. Par ailleurs, il est important de vous assurer que le traitement des notes de frais est conforme à la réglementation fiscale et comptable. 

En tant qu’employeur, utiliser un modèle de note frais Excel présente de nombreux avantages : 

• gagner du temps dans la gestion des notes de frais ;

• mieux organiser les demandes de remboursement ;

• ne pas commettre d’erreurs ;

• se conformer à la réglementation fiscale et comptable.

Recourir à un modèle de notes de frais présente également des avantages pour le salarié qui peut faire des demandes de remboursement plus rapidement.

💡Bon à savoir : dans certains cas, il faut une rédiger une note de frais spécifique, c’est le cas des notes de frais d’association. 

L’utilisation d’un modèle de note de frais Word vous permet de mieux gérer la comptabilisation des notes de frais. 

Vous pouvez recourir, pour remplir vos notes de frais, à un modèle pour ne pas commettre d’erreurs.

Lors de son utilisation, vous devrez renseigner certaines informations :

• l’identité du salarié ayant engagé la dépense ; 

• la date de la dépense ;

• la nature ou la catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;

• le lieu de la dépense ;

• les moyens de paiement utilisés ;

• le montant dépensé (HT, TTC) ;

• le montant de la TVA. 

Vous pouvez trouver facilement un exemple de note de frais sur certains sites dédiés à la gestion de la paie. 

PayFit vous propose ce modèle de note de frais gratuit et simple d’utilisation que vous pouvez communiquer à vos salariés pour leurs demandes de remboursement.