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Comment fonctionne le remboursement des notes de frais de vos salariés ?


Inévitable dans toutes les entreprises, les notes de frais de vos salariés peuvent être un véritable casse-tête à gérer.
En effet, dans le cadre de l’exercice de ses missions un salarié peut être amené à engager des frais professionnels : repas, logement, billets de trains...
Pour demander le remboursement de ces frais professionnels, les salariés sont tenus de vous transmettre une note de frais.
En tant qu’employeur, vous vous questionnez sur les conditions de validation et la procédure pour établir le remboursement de vos salariés. PayFit vous éclaire.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais (définition) est un document établi par un salarié, pour demander le remboursement des frais professionnels engagés dans l’intérêt de votre entreprise.
Concrètement, ces frais correspondent donc à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
💡 Bon à savoir : les notes de frais peuvent être réalisée en version papier ou numérique.
Pour mieux comprendre, voici quelques exemples de frais pouvant être engagés par les salariés :
frais de repas : il s’agit des dépenses pour se restaurer ;
frais de déplacement : billets de train, taxi, titre de transport, etc. ;
frais de logement : nuitée dans un hôtel, réservation d’un logement pour un déplacement professionnel, etc. ;
frais kilométriques : hypothèse où le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles ;
frais d’habillage.
Quels éléments doivent être mentionnés dans une note de frais ?
Pour que vous puissiez prendre en compte une note de frais et rembourser votre salarié, ce dernier doit vous fournir un justificatif de la dépense professionnelle engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
Ce justificatif, qu’il soit sous format papier ou numérique, doit contenir :
la date du paiement ;
le montant du paiement ;
le motif de l’opération.