Comment fonctionne le remboursement des notes de frais de vos salariés ?

Inévitable dans toutes les entreprises, les notes de frais de vos salariés peuvent être un véritable casse-tête à gérer. 

En effet, dans le cadre de l’exercice de ses missions un salarié peut être amené à engager des frais professionnels : repas, logement, billets de trains...

Pour demander le remboursement de ces frais professionnels, les salariés sont tenus de vous transmettre une note de frais.

En tant qu’employeur, vous vous questionnez sur les conditions de validation et la procédure  pour établir le remboursement de vos salariés. PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? 

La note de frais (définition) est un document établi par un salarié, pour demander le remboursement des frais professionnels engagés dans l’intérêt de votre entreprise.

Concrètement, ces frais correspondent donc à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. 

💡 Bon à savoir : les notes de frais peuvent être réalisée en version papier ou numérique. 

Pour mieux comprendre, voici quelques exemples de frais pouvant être engagés par les salariés :

• frais de repas : il s’agit des dépenses pour se restaurer ; 

• frais de déplacement : billets de train, taxi, titre de transport, etc. ;

• frais de logement : nuitée dans un hôtel, réservation d’un logement pour un déplacement professionnel, etc. ;

• frais kilométriques : hypothèse où le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles ;

• frais d’habillage.

Quels éléments doivent être mentionnés dans une note de frais ?

Pour que vous puissiez prendre en compte une note de frais et rembourser votre salarié, ce dernier doit vous fournir un justificatif de la dépense professionnelle engagée dans l’intérêt de l’entreprise. 

Ce justificatif, qu’il soit sous format papier ou numérique, doit contenir : 

• la date du paiement ; 

• le montant du paiement ; 

• le motif de l’opération.

💡 Bon à savoir : pour certaines dépenses professionnelles, vous pouvez demander à votre salarié des précisions supplémentaires. 

Exemple : pour une note de frais kilométrique, également appelée note de frais de déplacement, vous pouvez demander à votre salarié de renseigner les éléments suivants : 

• le motif de son déplacement professionnel ; 

• le lieu du déplacement.

Pour une note de frais de repas, si votre salarié invite un client, vous pouvez lui demander à d’indiquer : 

• le nom du client ; 

• la fonction du client ; 

• le nom de l’entreprise dans laquelle travaille ce client. 

Quelle est la réglementation des notes de frais ? 

En tant qu’employeur, vous devez impérativement veiller à ce que vos salariés justifient que les frais engagés l’ont été pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : le remboursement des notes de frais de vos salariés ne peut absolument pas être déduit de sa rémunération. De plus, le salarié ne sera pas imposé sur le montant du remboursement de la note de frais.

Pour traiter les notes de frais de vos salariés, vous avez deux options : le remboursement au forfait et le remboursement au réel. Pour les 2 options, les frais professionnels engagés par vos salariés sont déductibles du bénéfice imposable de votre entreprise. 

⚠️ Attention : vous devez impérativement mentionner votre choix dans une clause du contrat de travail de vos salariés. 

Remboursement au forfait 

L'employeur dispose de la possibilité de rembourser les notes de frais des salariés sous forme d’allocation fixe, jusqu’à un certain montant. Si ce montant est supérieur au plafond autorisé, l’excédent reste à la charge du salarié. 

💡 Bon à savoir : les montants des plafonds ne sont pas fixés par l’employeur mais par l’URSSAF. Les frais forfaitaires de vos salariés sont exonérés de cotisations sociales s’ils ne dépassent pas ces seuils. 

➡️ Frais de repas

Voici la limite d'exonération dans le cadre des frais de repas en 2023.

Exemple : un salarié a été contraint de se restaurer sur son lieu de travail durant le mois de février. L’employeur procède au remboursement dans la limite des allocations forfaitaires et pour 10 repas.

La valeur maximale du remboursement sera donc de : 10 x 7,10 € = 71,00 €.

➡️ Frais de mobilité professionnelle

Voici la limite d'exonération dans le cadre des frais de mobilité professionnelle en 2023.

Remboursement au réel 

Vous remboursez les notes de frais au centime près des sommes engagées par votre salarié dans l’intérêt de l’entreprise. 

Exemple : un de vos salariés a dépensé 40,38 € pour se rendre à Lille pour rencontrer un client. Une fois qu’il a établi sa note de frais, vous lui remboursez 40,38 €. 

💡 Bon à savoir : les frais réels engagés par votre salarié sont exonérés de cotisations sociales. 

Comment réaliser le remboursement des frais professionnels ? 

Quelle est la procédure de remboursement des frais professionnels ? 

Toutes les dépenses engagées par le salarié ne sont pas obligatoirement remboursées par l’employeur. 

En effet, pour bénéficier du remboursement des frais engagés, la dépense doit :

• avoir un caractère professionnel : la dépense doit être engagée dans l'intérêt de l’entreprise et justifiée par les besoins de l'activité du salarié ;

• être proportionnée : le montant de la dépense doit être raisonnable ;

• être justifiée : la dépense doit être appuyée par une facture ou un justificatif de paiement.

💡 Bon à savoir : dans le cadre de la gestion des notes de frais de l’entreprise, l’employeur a la possibilité de définir des critères spécifiques de remboursement. Il peut également fixer un montant maximal de prise en charge des frais professionnels.

En pratique, la demande de remboursement des frais est formalisée par le salarié grâce à la note de frais.

Après avoir reçu cette note de frais, l’employeur détermine si la dépense répond aux critères de remboursement. Dans le cas où la dépense ne répond pas aux critères fixés, il a la possibilité de refuser le remboursement de la note de frais.

Dans quel cas peut-on refuser le remboursement d’une note de frais ? 

Si vous détectez une incohérence sur une note de frais, vous pouvez vous demander s’il s’agit d’une erreur de note de frais ou d’une fraude de la part de votre salarié. 

Vous pouvez alors refuser le remboursement d’une note de frais au motif qu’elle n’est pas justifiée ou qu’elle dépasse le plafond des frais autorisés. 

Comment faire une note de frais ?

Pour faire une note de frais sans erreur, il vous est recommandé de suivre une procédure de note de frais pour ne pas vous tromper et respecter chaque étape. 

Étape 1 : Vérifier le contenu de la note de frais 

Le contenu de la note de frais n’est pas prévu par la loi.

Toutefois, lorsque l’un de vos salarié fait une note de frais, vous devez veiller à ce qu’il respecte les éléments mentionnés ci-dessus, c’est-à-dire :

• identité du salarié ayant engagé la dépense ;

• date de la dépense ;

• nature ou catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;

• lieu de la dépense ;

• moyens de paiement utilisés ;

• montant dépensé (HT, TTC) ;

• montant de la TVA.

💡 Bon à savoir : en fonction de la dépense engagée, le contenu de la note de frais peut être différent.

Étape 2 : Remplir une note de frais 

Selon les spécificités de l’entreprise, la demande de remboursement peut prendre la forme d’un formulaire ou d’un tableau de note de frais.

Il peut être utile de vous servir d’exemples de note de frais pour éviter les erreurs. 

Pour vous aider, vous pouvez transmettre notre modèle de note de frais sous Excel à vos salariés. Profitez-en, notre modèle de note de frais est gratuit.

💡 Bon à savoir : qu’il s’agisse d’une note de frais de déplacement ou d'une note de frais de restaurant, notre modèle peut être adapté à vos besoins. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour une note de frais kilométrique.

Comment gérer les notes de frais des salariés ?

Gérer les notes de frais de l’ensemble des salariés peut s’avérer compliqué et fastidieux. 

Tout d’abord, l’employeur doit traiter les demandes de notes de frais (acceptation ou refus de la demande, remboursement des dépenses, comptabilisation, etc.). 

En plus de ces missions, il doit également définir la politique de traitement des frais professionnels dans l’entreprise.

Enfin, l’employeur est tenu de s’assurer que la gestion des notes de frais est conforme aux impératifs fiscaux et comptables.

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils spécialisés dans l’accompagnement de la gestion des notes de frais (logiciels, application de notes de frais, etc.). 

Selon le logiciel de notes de frais choisi, les fonctionnalités peuvent varier. Certains logiciels permettent, par exemple, d’automatiser le remboursement et la comptabilisation des notes de frais.

Dans tous les cas, le logiciel doit impérativement être adapté aux besoins de l’entreprise.

PayFit est un logiciel de gestion de la paie et RH comportant un module spécifique pour les notes de frais. Comment ça fonctionne ? Les salariés ajoutent leurs notes de frais depuis leur espace personnel. Une fois validée par leur manager, la note de frais est automatiquement ajoutée au bulletin de paie du mois en cours. Gagnez du temps, tout en étant parfaitement en règle en cas de contrôle.

💡 Bon à savoir : des règles spécifiques s’appliquent à la gestion des notes de frais d’une association. 

Comment faire quand votre salarié perd son justificatif de note de frais ? 

En tant qu’employeur, vous devez impérativement veiller à justifier l’ensemble des notes de frais engagées par vos salariés. 

En effet, en cas de redressement fiscal ou de simple contrôle, vous devez pouvoir présenter tous les justificatifs des dépenses professionnelles de vos salariés. 

Dans ce sens, le justificatif de paiement est en principe nécessaire pour procéder au remboursement des notes de frais. 

Toutefois, si votre salarié perd son justificatif, il existe des solutions : 

• demander un duplicata du justificatif au commerçant ; 

• présenter un relevé de compte bancaire, accompagné d’une annexe pour préciser la nature de la dépense professionnelle. 

Enfin, uniquement en dernier recours, vous pouvez demander à votre salarié de rédiger une déclaration sur l’honneur si la dépense professionnelle est très peu élevée. Cette attestation sur l’honneur de note de frais doit comporter plusieurs éléments : 

• l’identité du salarié ; 

• les coordonnées du salarié ; 

• le motif de la dépense ; 

• la mention "j’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation".