Comment fonctionne le remboursement des notes de frais de vos salariés ?

Inévitables dans toutes les entreprises, les notes de frais de vos salariés peuvent représenter un véritable casse-tête comptable. Repas, logement, billets de train : dans le cadre de l’exercice de ses missions, un salarié peut en effet être amené à engager des frais professionnels . Pour demander le remboursement de ces frais, les collaborateurs sont tenus de vous transmettre une note de frais.

Quels éléments mentionner dans une note de frais ?

Pour que vous puissiez traiter une note de frais et rembourser votre salarié, ce dernier doit vous fournir un justificatif de la dépense professionnelle engagée dans l’intérêt de l’entreprise. 

Ce justificatif, qu’il soit sous format papier ou numérique, doit contenir : 

• la date du règlement ; 

• le montant  ; 

• le motif de l’opération.

💡 Bon à savoir  : pour certaines dépenses professionnelles, vous pouvez demander des précisions supplémentaires. 

📌 Exemple  : pour une note de frais kilométrique , également appelée note de frais de déplacement , vous pouvez demander à votre salarié de renseigner les éléments suivants : 

• le motif de son déplacement professionnel ; 

• le lieu du déplacement.

Pour une note de frais de repas , si votre salarié invite un client, vous pouvez lui demander d’indiquer : 

• le nom du client  ; 

• la fonction du client ; 

• le nom de l’entreprise dans laquelle travaille ce client. 

Quelle est la réglementation des notes de frais ? 

En tant qu’employeur, vous devez impérativement veiller à ce que vos salariés justifient que les frais engagés l’ont été pour les besoins de leur activité et dans l’intérêt de l’entreprise.  

💡 Bon à savoir  : le remboursement des notes de frais de vos collaborateurs ne peut absolument pas être déduit de leur rémunération. De plus, ils ne seront pas imposés sur ce montant.

Pour traiter ces demandes, vous avez deux options : le remboursement au forfait ou au réel . Quelle que soit la solution choisie, les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable de votre entreprise. 

⚠️ Attention  : vous devez impérativement mentionner votre choix dans une clause du contrat de travail de vos salariés. 

Remboursement au forfait 

L'employeur dispose de la possibilité de rembourser les notes de frais sous forme d’ allocation fixe, jusqu’à un certain montant . Si ce dernier est supérieur au plafond autorisé, l’excédent reste à la charge du salarié. 

💡 Bon à savoir : les montants des plafonds ne sont pas fixés par les entreprises, mais par l’URSSAF. Les frais forfaitaires de vos salariés sont exonérés de cotisations sociales s’ils ne dépassent pas ces seuils. 

➡️ Frais de repas

Voici la limite d' exonération dans le cadre des frais de bouche en 2026.

📌 Exemple  : un salarié a été contraint de se restaurer sur son lieu de travail durant le mois de février. L’employeur procède au remboursement dans la limite des allocations forfaitaires et pour 10 déjeuners. 

La valeur maximale du remboursemen t sera donc de : 10 x 7,50 € = 75,00 €.

➡️ Frais de mobilité professionnelle

Voici la limite d' exonération dans le cadre des frais de mobilité professionnelle en 2026. 

Récupération de la TVA sur les frais de transport

Les frais de transport professionnels engagés par les salariés (déplacements en train, avion, taxi, location de véhicules) peuvent permettre à l'employeur de récupérer la TVA sous certaines conditions.

Toutefois, les règles de déductibilité diffèrent selon la nature du transport : certains services de transport de personnes ne permettent qu'une récupération partielle, tandis que les frais de carburant ou de location de véhicules obéissent à des taux spécifiques.

Pour maîtriser ces subtilités fiscales et optimiser la gestion de vos remboursements, il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement de la TVA transport.

Au-delà du transport, la TVA sur une note de frais concerne également d'autres catégories de dépenses professionnelles :

• les repas d'affaires  : déductibles si le caractère professionnel est démontré et les montants proportionnés ;

• les frais de carburant  : partiellement déductibles (80% pour les véhicules particuliers, 100% pour les utilitaires) ;

• l'hébergement  : pas de récupération pour l'hébergement du salarié, sauf si l'hébergement concerne un client ou partenaire.

⚠️ Attention : pour toutes ces catégories, la facture doit impérativement être établie au nom de l'entreprise pour être recevable.

Remboursement au réel 

Si vous choisissez la solution au réel, vous réglez les notes de frais au centime près des sommes engagées dans l’intérêt de l’entreprise. 

📌 Exemple  : un de vos salariés a déboursé 40,38 € pour se rendre à Lille pour rencontrer un client. Une fois la demande établie, vous lui remboursez 40,38 €. 

💡 Bon à savoir  : les frais réels engagés sont exonérés de cotisations sociales.

Comment réaliser le remboursement des notes de frais ? 

Procédure de remboursement d’une note de frais

Toutes les dépenses engagées ne sont pas obligatoirement remboursées . Pour bénéficier du remboursement des frais engagés, la dépense doit :

• avoir un caractère professionnel , être engagée dans l'intérêt de l’entreprise et justifiée par les besoins de l'activité 

• être proportionnée et raisonnable ;

• être justifiée , et appuyée par une facture ou un justificatif de paiement.

💡 Bon à savoir  : dans le cadre de la gestion des notes de frais de l’entreprise, vous pouvez définir des critères spécifiques de remboursement. Il est également possible de fixer des plafonds maximums de prise en charge des frais professionnels.

En pratique, la demande de remboursement des frais est formalisée grâce à la note de frais. Après avoir reçu cette dernière, c’est à vous de déterminer si les dépenses répondent aux critères de remboursement. Dans le cas où elles ne répondent pas aux critères fixés, vous pouvez refuser le remboursement de la note de frais .

Refus de remboursement d’une note de frais

Si vous détectez une incohérence , vous pouvez vous demander s’il s’agit d’une erreur de note de frais ou d’une fraude de la part de votre salarié. Vous pouvez alors refuser son remboursement au motif qu’elle n’est pas justifiée ou qu’elle dépasse le plafond des frais autorisés. 

Comment faire une note de frais ?

Pour faire une note de frais sans erreurs, il convient de suivre une procédure comptable.

Étape 1 : Vérifier le contenu de la note de frais 

Si le contenu de la note de frais n’est pas prévu par la loi, vous devez toutefois veiller à ce qu’il respecte les éléments mentionnés ci-dessus :

• identité du salarié ayant engagé la dépense ;

• date  ;

• nature ou catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;

• lieu  ;

• moyens de règlement utilisés ;

• montant (HT, TTC) ;

• montant de la TVA .

💡 Bon à savoir  : en fonction des dépenses engagées, le contenu de la note de frais peut être différent.

Étape 2 : Remplir la note de frais 

Formulaire papier, tableau Excel, email... Chaque entreprise a sa méthode pour gérer les demandes de remboursement. Pour harmoniser vos pratiques et faciliter le travail de vos équipes , téléchargez notre modèle de note de frais Excel gratuit. Clair, structuré et prêt à l'emploi , il permet à vos collaborateurs de soumettre leurs frais en toute simplicité.

Comment gérer les notes de frais des salariés ?

Gérer les notes de frais peut s’avérer compliqué et fastidieux. Au-delà de traiter les demandes (acceptation ou refus de la demande, remboursement des dépenses, comptabilisation, etc.), l'employeur doit également définir la politique de traitement des frais professionnels de son entreprise. Il est par ailleurs tenu de s’assurer que leur gestion est conforme aux impératifs fiscaux et comptables.

Fort heureusement, de nombreux outils spécialisés dans l’accompagnement de la gestion comptable (logiciels, application de notes de frais, etc.) ont vu le jour. Selon le logiciel de notes de frais choisi, les fonctionnalités peuvent varier, certains permettent, par exemple, d’ automatiser le remboursement et la comptabilisation .

⚠️ Attention  : des règles spécifiques s’appliquent à la gestion des notes de frais d’une association . 

💡 Bon à savoir : parce qu’aucun délai de remboursement n’est prévu par la loi, c’est aux entreprises qu’incombe le rôle de fixer un délai dans leur politique interne. En pratique, le délai de 30 jours est souvent choisi.

Comment faire en cas de perte du justificatif de note de frais par le salarié ? 

En tant qu’employeur, vous devez impérativement veiller à justifier l’ensemble des notes de frais engagées par vos équipes. En cas de redressement fiscal ou de simple contrôle, vous devez en effet présenter tous les justificatifs des dépenses professionnelles.

Dans ce sens, le justificatif de paiement est en principe nécessaire pour procéder au remboursement. Toutefois, si votre collaborateur perd son justificatif, il existe des solutions : 

• demander un duplicata du justificatif au commerçant ; 

• présenter un relevé de compte bancaire, accompagné d’une annexe pour préciser la nature de la dépense. 

Enfin, uniquement en dernier recours, vous pouvez demander à votre salarié de rédiger une déclaration sur l’honneur si la dépense est très peu élevée. Cette attestation sur l’honneur de note de frais doit comporter plusieurs éléments : 

• l’identité du collaborateur ; 

• ses coordonnées  ; 

• le motif de la dépense ; 

• la mention " j’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ".

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