Comment procéder à l'embauche d'un premier salarié ?

Un chef d’entreprise peut souhaiter développer son activité en faisant appel au recrutement pour veiller à la bonne croissance de son entreprise. 

L’embauche du premier salarié d’une entreprise est un paramètre important pour le chef d’entreprise et ce dernier doit respecter un certain nombre de formalités d’embauche. 

Pour mener à bien ce processus, il convient de procéder étape par étape pour ne pas commettre d’erreurs qui pourraient être sanctionnées. 

Quelles sont les démarches et les étapes à suivre ? Comment faire un bon recrutement ? À quelles exonérations l’embauche d’un premier salarié ouvre-t-elle droit ? Quels sont les risques en cas d’erreur lors du processus ? PayFit vous explique.

L’embauche d’un premier salarié : guide en 7 étapes

Lors de l’embauche d’un premier salarié dans une entreprise, l’employeur est tenu de respecter plusieurs étapes. 

Étape 1 : Rédiger le contrat de travail

La première étape est de rédiger un contrat de travail qui pourra prendre deux formes : 

• un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ; 

• un contrat de travail à durée déterminée (CDD). 

La rédaction du contrat de travail est une étape très importante et minutieuse, car c’est ce document qui va régir les relations entre les parties. Les stipulations présentes dans ce dernier doivent être négociées entre les deux parties, notamment la rémunération et les différents avantages qui seront accordés au salarié.  

Pour une rédaction en bonne et due forme, l’employeur doit recueillir un certain nombre de documents d'embauche auprès du nouveau salarié : 

• un RIB ; 

• une photocopie de sa pièce d'identité ; 

• une photocopie de sa carte vitale ; 

• un titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.

Étape 2 : Réaliser la déclaration préalable à l’embauche

Lorsque le premier salarié dépend du régime général de la sécurité sociale, l’employeur doit remplir un formulaire unique, appelé la déclaration préalable à l’embauche. 

Cette déclaration doit impérativement être transmise à l’URSSAF dans un délai de 8 jours précédant la prise de fonction du premier salarié. 

Ce formulaire comporte plusieurs déclarations en une : 

• la déclaration de première embauche d’un salarié dans une entreprise ; 

• l'immatriculation de l’employeur au régime général de Sécurité sociale et d’assurance chômage ; 

• la demande d’immatriculation du premier salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) ; 

• l’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ; 

• la demande d’examen médical d’embauche du premier salarié, pour la visite médicale obligatoire, appelée visite d’information et de prévention ;

• le pré-établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).

Étape 3 : Adhérer à une caisse de retraite

Depuis le 1er janvier 2018, l’employeur qui recrute son premier salarié doit adhérer à une caisse de retraite. 

💡 Bon à savoir : cette adhésion doit se faire à la première embauche d’un salarié et non à la création d’une entreprise. 

Étape 4 : Prévoir une visite d’information et de prévention

La 4ème étape lors de l’embauche d’un premier salarié est d’organiser une visite d’information et de prévention, également appelée visite médicale d'embauche. 

Cet examen doit nécessairement être réalisé dans un délai de 3 mois à compter de la prise du poste du salarié. 

La visite se déroule en plusieurs étapes : 

• interrogation du premier salarié sur son état de santé ;

• information sur les différents risques liés à son poste de travail ; 

• sensibilisation sur les multiples moyens de prévention à mettre en œuvre ; 

• information de son droit de bénéficier d’une visite médicale (à tout moment et à sa demande avec le médecin du travail).

💡 Bon à savoir : dès l'embauche du premier salarié, la fiche d’entreprise de la médecine du travail doit être établie par la médecine du travail. Ce document recense des renseignements sur l’entreprise, les risques pouvant porter atteinte à la santé ou à la sécurité des salariés ainsi que les actions pouvant permettre de les réduire.

Étape 5 : Remplir les registres et procéder aux affichages obligatoires 

À compter de l’embauche du premier salarié, l’employeur doit mettre en place un registre unique du personnel. 

Ce document recense tous les salariés ayant travaillé dans l’entreprise, de manière chronologique. 

L’employeur doit y inscrire certaines informations relatives au salarié :  

• le nom, prénom ; 

• la nationalité ; 

• la date de naissance ; 

• le sexe ; 

• le numéro de sécurité sociale ; 

• l’adresse ; 

• le poste ; 

• la classification ; 

• le type de contrat ; 

• le temps de travail ; 

• la date d’entrée ; 

• la date de sortie prévisionnelle (notamment en cas de CDD) ; 

• le type de titre de séjour et le numéro associé pour les salariés étrangers. 

💡 Bon à savoir : pour les stagiaires, l’employeur doit uniquement indiquer le nom et prénom, la date de début et de fin du stage, et le nom et prénom du maître de stage. 

L’employeur qui embauche son premier salarié doit également afficher diverses informations dans les locaux de l’entreprise telles que : 

• les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail ;

• les consignes de sécurité ;

• les références à la convention collective applicable ;

• les périodes de prise de congés et ordre des départs ;

• le document unique d’évaluation des risques professionnels. 

💡 Bon à savoir : le règlement intérieur est obligatoire dès que les effectifs de l’entreprise atteignent un seuil de 50 salariés. 

Étape 6 : Informer les salariés

Lors de la première embauche d’un salarié, l’employeur doit obligatoirement informer ce dernier sur les risques éventuels en matière de santé et de sécurité auxquels il est exposé à son poste de travail. 

💡 Bon à savoir : le salarié doit être formé à la prévention des risques professionnels. 

Étape 7 : Gérer la paie

Le premier recrutement signifie pour l’employeur la mise en place d’une organisation en matière de gestion de la paie. 

La gestion de la première paie peut être compliquée. C'est pourquoi il est vivement conseillé d’avoir recours à un professionnel qualifié.

Le produit PayFit est une solution adaptée pour les entreprises dès la première embauche, afin de prendre le relais dans la gestion de la paie de tous les salariés et d’établir les fiches de paie. 

👉 Pour avoir une vision d'ensemble, n'hésitez pas à consulter notre tableau des formalités d'embauche.

Quelles sont les différentes aides proposées pour embaucher un premier salarié ? 

Il existe différentes aides mobilisables à l’embauche d’un salarié : 

• salarié dans une zone en difficulté ; 

• demandeur d’emploi ; 

• travailleur handicapé ; 

• apprenti ; 

• travailleur en contrat de professionnalisation ; 

• travailleur saisonnier agricole ; 

• salarié dans le cadre d’un CUI ou PEC ; 

• réduction générale des cotisations patronales (ex-réduction Fillon). 

⚠️ Attention : l'aide à la première embauche n'existe plus depuis 2016.

Quelles exonérations lors de l’embauche d’un premier salarié ? 

En France, l’employeur doit s’acquitter de charges sociales auprès des différentes administrations dès l’embauche de son premier salarié : 

• les charges patronales (payées par les entreprises) ; 

• les charges salariales (prélevées à la source sur le salaire brut des salariés). 

La réduction générale des cotisations patronales, également appelée "réduction Fillon" ou "zéro cotisation URSSAF", permet à l'employeur de baisser le montant de ses cotisations sociales pour les salariés qui disposent d'un salaire brut inférieur à 1,6 fois le SMIC. 

Pour l'année 2025, sont concernés les salariés avec un salaire :

• horaire brut inférieur à 19,01 € ;

• mensuel brut inférieur à 2 882,88 € ;

• annuel brut inférieur à 34 594,56 €.

💡 Bon à savoir : la réduction Fillon n'est pas cumulable avec une autre exonération de cotisations patronales.

Quels sont les risques encourus en cas d’erreur ? 

L’employeur qui omet de déclarer l’embauche de son premier salarié (et des autres à venir) s’expose à plusieurs sanctions : 

• une amende administrative qui peut être égale à 300 fois le montant horaire du minimum garanti ; 

• une régularisation de la situation auprès de l’URSSAF (en payant les cotisations sociales qui auraient dû être normalement versées).