Congés payés non pris : comment ça fonctionne ?

En principe, les congés payés d'un salarié doivent être pris pendant une période de référence fixée par l'employeur. Ce dernier a la responsabilité de s'assurer que le salarié puisse bénéficier de ce droit.

Mais il se peut que le salarié ne prenne pas l'ensemble de ses congés pendant ladite période. Ces congés payés non pris sont alors généralement perdus. Néanmoins, plusieurs obligations s'imposent à l'employeur en fonction des différentes situations. 

Les congés payés non pris sont-ils nécessairement perdus ? Un salarié peut-il exiger le paiement de ces congés ? L'employeur peut-il payer des congés non pris ? PayFit vous explique.

Qu'est ce que les congés payés ?

Les congés payés sont des jours de vacances que les salariés cumulent en fonction du temps de travail effectif. Tous les salariés y ont droit, indépendamment de leur type de contrat de travail, leur secteur d'activité et de leur ancienneté.

Les jours de congés payés ne s'acquièrent généralement pas par année calendaire (1er janvier au 31 décembre) mais par période de référence. La plupart du temps, cette période est du 1er juin de l'année en cours (N) au 31 mai de l'année suivante (N+1).

Pendant cette période, le salarié perçoit une indemnité de congés payés à la date habituelle de paiement du salaire. Le calcul des congés payés est régi par le code du travail mais dépend également des dispositions conventionnelles en vigueur dans l'entreprise.

Le départ en congés payés est soumis à l'accord de l’employeur. Il existe une période de prise des congés payés qui comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre, mais qui peut varier en fonction de l'entreprise. Par ailleurs, le fractionnement des congés payés est possible à l'initiative du salarié ou de l'employeur. On parle aussi d'attribution de congés de fractionnement.

⚠️ Attention : aucun salarié ne peut fixer unilatéralement ses dates de départ en congé et s'absenter sans l'accord de l'employeur. Cette absence injustifiée peut justifier une sanction disciplinaire.

Quelles obligations pour l'employeur dans la prise de congés ? 

L'employeur est responsable de l'organisation des congés payés. Il a l'obligation de s'assurer que le salarié peut effectivement exercer son droit à prendre des congés payés. 

Si l'employeur ne permet pas au salarié de prendre ses congés pendant la période de référence (à cause d'une mauvaise organisation du travail par exemple), celui-ci a droit à une indemnisation compensatrice de congés payés.

⚠️ Attention : ce droit exceptionnel à indemnisation ne veut pas dire que l'employeur peut remplacer son obligation d'assurer la prise de congés payés en décidant de verser une indemnité au salarié. Il lui est interdit de proposer cette substitution, et le salarié ne peut pas l'exiger non plus. 

Il est recommandé de faire un point avec les salariés sur leur solde de congés, surtout à l'approche de la date d'expiration des prises de congés. Pour cela, l'utilisation d'une note de service sur les congés payés peut être une bonne manière de communiquer.

Peut-on perdre des jours de congés payés non pris ?

En principe, il n'existe pas de droit au report de congés payés. Tous les congés payés non pris avant l'expiration de la période de prise sont perdus. 

Toutefois, il existe trois grandes exceptions à cette règle : 

• l'employeur autorise le report à la demande du salarié ;

• le salarié est en arrêt maladie, congé maternité ou est victime d'un accident du travail ;

• la perte du bénéfice de ces congés est due à une faute de l'employeur.

Le salarié peut demander à son employeur l'autorisation de reporter ses congés. Toutefois, il s'agit d'une faculté et non d'un droit pour le salarié. Deux possibilités :

• si l'employeur refuse, le salarié ne peut ni reporter ses congés ni demander une indemnité compensatrice pour ces jours non pris ; 

• si l'employeur accepte exceptionnellement le report, le reliquat de jours de congés payés non pris sera reporté à la période de référence suivante.

⚠️ Attention : la mention du report de congés payés non pris sur le bulletin de paie suffit pour établir l'accord de l'employeur à ce report.

Par ailleurs, le Code du travail prévoit la possibilité de reporter les congés payés dans certains cas spécifiques.

Par exemple, un salarié peut tomber malade avant de partir en congé : il conserve alors ses jours de congés, qui sont reportés sur la nouvelle période de prise de congés. Le paiement des congés payés non pris en cas de maladie intervient donc au retour de l'arrêt de travail, quand l'indemnisation pour l'arrêt maladie n'a plus lieu. 

En cas d'accident de travail, le paiement des congés payés doit attendre la fin de l'arrêt, car les indemnités ne peuvent pas se cumuler avec les indemnités journalières de la Sécurité sociale.

Ce droit au report des congés payés s'applique également aux salariés en congé d'adoption ou en congé de maternité.

💡 Bon à savoir : si l'employeur refuse un report des congés dans ces cas prévus par la loi, il risque une condamnation à verser une indemnité compensatrice selon le calcul des congés payés non pris, ainsi que le paiement de dommages et intérêts. 

⚠️ Attention : un salarié ne peut pas renoncer au report de ces congés payés non pris au 31 mai s'il y a droit. Toutefois, la jurisprudence européenne permet de limiter le report dans le temps à une certaine durée. Cette période de report doit avoir une durée supérieure à celle de la période de référence pour laquelle elle est accordée. 

Un employeur ne doit pas mettre son salarié dans l'impossibilité de prendre ses congés payés. Il s'agit généralement de cas dans lesquels l'employeur soumet ses salariés à une charge de travail excessive, et/ou procède à un refus des congés payés de manière systématique et abusive.

💡 Bon à savoir : en plus de ces hypothèses, un usage d'entreprise, un accord ou une convention collective peuvent prévoir de les reporter.

L'employeur doit-il indemniser les congés payés non pris ?

En principe, aucune disposition n'oblige l'employeur à payer les congés payés non pris, si leur perte n'est pas due à sa faute. Comme précisé auparavant, si l'employeur empêche la prise de congés du salarié, ce dernier peut demander le paiement des jours de payés non pris.

💡 Bon à savoir : il existe des modèles gratuits de lettre pour faire une demande de paiement des congés payés non pris. La demande n'est pas soumise à un formalisme spécifique.

Par ailleurs, dans l'hypothèse de congés payés non pris en fin de contrat de travail, l'employeur doit également verser une indemnité compensatrice de congés payés au salarié. 

Cette indemnité est due à tous les salariés n'ayant pas pris l'ensemble de congés auxquels ils avaient droit, et ce indépendamment de leur type de contrat. Tant en CDI qu'en CDD, le paiement des congés non pris est effectué lors du départ du salarié de l'entreprise.

L'indemnité compensatrice est versée quelle que soit la raison de fin de contrat. Cela signifie que les congés non pris sont indemnisés lors d'une démission en CDI. Il en va de même des congés payés non pris lors d'une rupture conventionnelle, pour un départ en retraite, ou encore un licenciement pour faute lourde.

💡 Bon à savoir : il existe des logiciels de paie vous permettant d'automatiser le calcul du paiement des congés payés non pris dû en fin de contrat, et de le traduire en paie dans le solde de tout compte. Vous pouvez également opter pour un logiciel de congés et absences pour la gestion quotidienne de vos congés en entreprise.

⚠️ Attention : si votre entreprise se trouve en procédure collective, il se peut que vous n'ayez plus de fonds pour payer les sommes dues à vos salariés. Le régime de garantie des salaires (AGS) leur permet de percevoir certaines des rémunérations que vous leur devez, comme l'indemnité compensatrice de congés payés. Au titre de l'AGS, les congés payés non pris peuvent donc être indemnisés.