Que deviennent les congés payés non pris ?

En règle générale, les congés payés d'un salarié doivent être pris au cours d’une période de référence fixée par l'entreprise. Ce dernier a la responsabilité de s'assurer que son personnel puisse bénéficier de ce droit, quel que soit le type de contrat de travail : 2,5 jours par mois de travail effectif, soit 30 jours par an.

Toutefois, il arrive que le salarié ne prenne pas l'ensemble de ses congés acquis pendant ladite période. Dans ce cas, sauf exceptions, ces jours de repos “chômés-payés” sont en principe perdus. Dans ce guide, les experts PayFit vous aident à comprendre dans quelles hypothèses ils peuvent être reportés ou indemnisés et quelles démarches engager pour ce faire.

Quelles sont les règles pour les jours de congés payés non pris ?

En droit français, les jours de congés payés acquis, mais non posés avant la fin de la période de prise de congé, que définit l’employeur, sont perdus. Cela signifie qu’ils ne peuvent plus être utilisés. Toutefois, un accord interne ou de branche, une convention collective ou un usage peut prévoir le report des jours ou leur placement dans un Compte Épargne-Temps (CET).

Cas exceptionnels de report de congés payés non pris

Le salarié peut poser ses jours non pris plus tard dans certaines situations :

• retour de congé maternité ou d’adoption : les jours acquis doivent être préservés ;

• maladie ou accident (professionnel ou non) : si la pose des congés a été empêchée, le report est possible, notamment depuis la loi du 22 avril 2024 qui ouvre droit à 2 jours ouvrables par mois en cas de maladie ou accident non professionnel, et 2,5 jours ouvrables par mois en cas de maladie ou accident d’origine professionnelle, dans les limites prévues par la loi ;

• empêchement de l’employeur : si ce dernier n’a pas permis au collaborateur de prendre ses congés dans de bonnes conditions, les droits au congé sont conservés ;

• salariés en forfait jours ou annualisation : un accord d’entreprise peut prévoir un report jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.

Cas d’indemnisation compensatrice de congés payés non pris

L’indemnité compensatrice de congés payés ne peut être accordée, que lorsque les jours acquis, mais non utilisés ne peuvent être reportés :

• en fin de contrat (démission, licenciement, fin de CDD, départ à la retraite), l’entreprise doit accorder une indemnité compensatrice correspondant aux jours acquis, mais non posés ;

• si l’employeur empêche le salarié de prendre ses congés, une indemnité compensatrice peut être due, mais elle n’est pas automatique et dépend de la responsabilité de l’employeur.

Le montant à verser est calculé selon deux méthodes :

• la règle du dixième : l’indemnité correspond à 1/10e de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence ;

• le maintien de salaire : elle équivaut à la rémunération que le salarié aurait perçue en cas de travail normal.

C’est la méthode la plus avantageuse pour le salarié qui doit être retenue.

💡 Bon à savoir : un logiciel de paie et de gestion des absences, vous permet de calculer automatiquement les indemnités de congés non pris en fin de contrat, ce qui simplifie la procédure et évite les erreurs.

Tableau récapitulatif des cas de report des congés payés non pris

L’employeur peut‑il payer les jours non pris ?

Il n’est possible de compenser financièrement les jours de congés acquis non utilisés, qu’en cas de rupture de contrat. En France, le congé doit se consommer réellement et ne peut pas être systématiquement remplacé par un paiement.

En outre, en cas d’empêchement par l’employeur, une compensation financière peut être versée, mais elle dépend de sa responsabilité, doit rester exceptionnelle et n’est pas automatique.

⚠️ Attention : ce droit exceptionnel à une indemnisation ne veut pas dire que l'employeur peut remplacer son obligation d'assurer la prise de congés payés en décidant de verser une indemnité. Un employeur ne peut pas exiger qu’un collaborateur renonce à ces droits, ni proposer de “racheter les jours non posés”. Le travailleur ne peut pas le demander non plus. Par définition, l’objectif du congé payé est le repos effectif du travailleur, non une compensation financière.

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de prise de congés ?

L’employeur a l’obligation de permettre la prise effective de congé. Il doit organiser les départs de manière équitable et ne pas encourager la renonciation aux droits acquis.

Parmi ses obligations :

• déterminer la période de prise des congés, souvent fixée entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf accord collectif contraire ;

• respecter le droit au repos : l’employeur ne peut ni supprimer des jours de congé, ni demander au salarié d’y renoncer ;

• assurer la preuve de l’information et de l’organisation : en cas de contestation, il doit démontrer avoir permis à son collaborateur de poser ses jours (communication des dates, écoute des souhaits, absence de refus abusif) ;

• responsabilité en cas d’empêchement : si le travailleur n’a pas pu prendre ses congés en raison de l’organisation imposée, l’employeur peut être tenu d’indemniser la perte.

Le fractionnement des congés payés est possible à l'initiative du salarié ou de l'employeur. On parle aussi d'attribution de congés de fractionnement.

Le conseil PayFit : il est recommandé de faire un point avec les salariés sur leurs jours de congé restants, surtout à l'approche de la date d'expiration. Pour cela, l'utilisation d'une note de service sur les congés payés peut être une bonne manière de communiquer.

⚠️ Attention : aucun salarié ne peut fixer unilatéralement ses dates de départ et s'absenter sans l'accord de l'employeur. Cette absence injustifiée peut justifier une sanction disciplinaire.

Comment faire valoir ses jours non pris ?

Tout d’abord, il convient de vérifier si la situation relève d’un cas ouvrant droit au report. En cas de rupture du contrat, l’indemnité compensatrice est automatique. Si la prise a été empêchée, il est possible de demander réparation en suivant ces étapes :

1. consulter son conteur de congés : vérifier le nombre de jours acquis et utilisés à la date butoir ;

2. vérifier les accords applicables : si un accord interne ou de branche, une convention collective ou un usage prévoir la possibilité de reporter les congés non utilisés ;

3. formuler une demande écrite : en cas de refus injustifié, adresser une demande par mail ou lettre recommandée en s’appuyant sur les articles L.3141-22 et suivants du Code du travail ;

4. contrôler le solde de tout compte : si le salarié quitte son poste, l’indemnité compensatrice doit figurer parmi les autres montants réglés en fin de contrat ;

5. en cas de litige, solliciter les représentants du personnel ou saisir le conseil de prud’hommes.

💡 Bon à savoir : bien qu’aucun formalisme particulier ne soit imposé, il est fortement conseillé de conserver une trace écrite de toute demande (mail ou courrier).

Comment demander un report de congé payé acquis non utilisé ?

Le salarié peut demander à son employeur l'autorisation de reporter ses congés. Toutefois, il s'agit d'une faculté et non d'un droit pour le travailleur. Deux possibilités :

• en cas de refus, le salarié ne peut ni reporter ses congés ni demander une indemnité compensatrice pour ces jours non pris ; 

• si la demande est acceptée exceptionnellement, le reliquat de jours de congés payés non pris sera reporté à la période de référence suivante.

La mention du report du congé payé non pris sur le bulletin de paie suffit pour établir l'accord de l'employeur.

⚠️ Attention : un salarié ne peut pas renoncer au report de ces congés payés non pris au 31 mai s'il y a droit. Toutefois, la jurisprudence européenne prévoit une limite dans le temps : le délai du report doit avoir une durée supérieure à celle de la période de référence pour laquelle elle est accordée. 

Une entreprise ne doit pas mettre son collaborateur dans l'impossibilité de prendre ses jours de repos. Il s'agit généralement de cas dans lesquels l'employeur soumet ses salariés à une charge de travail excessive, et/ou procède à un refus des congés payés de manière systématique et abusive.

💡 Bon à savoir : si votre société se trouve en procédure collective, il se peut que vous n'ayez plus de fonds pour payer les sommes dues à vos salariés. Le régime de garantie des salaires (AGS) leur permet de percevoir certaines des rémunérations que vous leur devez, comme l'indemnité compensatrice de congés payés. Au titre de l'AGS, les congés payés non pris peuvent donc être indemnisés.

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