Que faire en cas d'absence injustifiée d'un salarié ?

Un salarié ne se présente pas à son poste sans vous en informer, et vous ne savez pas quelle attitude adopter ? L’ absence injustifiée est une situation sensible qui peut rapidement devenir problématique pour l’organisation de l’entreprise . Elle nécessite une réaction à la fois rapide, rigoureuse et conforme au cadre légal.

Qu'est-ce qu’une absence injustifiée ?

Une absence est qualifiée d’injustifiée lorsqu’ un salarié ne se présente pas à son poste sans autorisation préalable et sans transmettre de justificatif valable dans les délais requis. Elle se distingue des absences légitimes, strictement encadrées par le Code du travail.

⚠️ Attention : certaines absences ne peuvent pas être considérées comme injustifiées, même sans autorisation préalable. C’est notamment le cas :

• de l’exercice du droit de retrait en cas de danger grave et imminent ;

• de la participation à un mouvement de grève légal ;

• d’un accident du travail ou de trajet ;

• d’un congé pour événement familial urgent (comme le décès d’un proche).

Quelle est la procédure à suivre en cas d’absence injustifiée ?

Étape 1 : vérifier que l’absence n’est pas justifiée 

Lorsqu’un salarié ne se présente pas à son poste, il est essentiel de ne pas réagir dans la précipitation (avertissement, licenciement, etc.). Avant toute décision, l’employeur doit lui laisser la possibilité de justifier son absence , car plusieurs situations peuvent en être à l’origine.

La première démarche consiste donc à recueillir des informations . Par exemple, il peut s’agir d’un congé validé par un manager sans que l’information n’ait été correctement relayée.

Par ailleurs, le motif peut être légitime , mais le salarié n'a peut-être pas encore transmis son justificatif dans les délais :

• en matière d’arrêt maladie : le salarié dispose de 48 heures pour adresser son arrêt de travail à son employeur ;

• en cas d’ accident du travail ou d ’ accident de trajet : le salarié dispose d’un délai de 24 heures pour informer son employeur et transmettre les éléments nécessaires.

À défaut de justificatif dans ces délais, l’absence pourra alors être qualifiée d’injustifiée et ouvrir la voie à une éventuelle procédure disciplinaire . Chaque situation doit être analysée avec attention (difficultés personnelles, problèmes de santé, conditions de travail dégradées, ou encore harcèlement).

Étape 2 : mettre le salarié en demeure de justifier de son absence

Après s'être assuré que l’absence au travail du salarié n’est pas justifiée, il convient de lui adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception afin qu’il fournisse des explications.

Cette mise en demeure a, pour le salarié, valeur d’injonction de justifier l’absence . Dans ce courrier, vous pouvez y indiquer les manquements constatés et informer le salarié qu’il encourt une sanction. 

En pratique, l’envoi intervient généralement après quelques jours d’absence (souvent entre le 3ᵉ et le 5ᵉ jour), afin de laisser au salarié le temps de transmettre un éventuel justificatif, notamment en cas d’arrêt maladie ou d’accident.

Si le salarié ne répond pas à ce premier courrier, il est possible d’adresser une seconde mise en demeure , renforçant ainsi la démarche préalable à toute sanction.

💡 Bon à savoir : la convention collective applicable ou le règlement intérieur de l’entreprise peuvent prévoir des modalités spécifiques. Il est donc important de s’y référer avant toute démarche.

Étape 3 : analyser la réponse au courrier de mise en demeure 

À la suite de l’envoi de la mise en demeure, plusieurs situations peuvent se présenter :

• le salarié transmet un justificatif valable (ex: certificat médical) : l’absence est régularisée et ne peut pas être considérée comme fautive ;

• le justificatif est incomplet ou non valable : par exemple, s’il ne couvre qu’une partie de la période d’absence ;

• le salarié reste silencieux : il ne donne aucune suite au courrier. Cela constitue un élément supplémentaire en vue d’une éventuelle procédure disciplinaire.

En fonction de la situation, il appartient à l’employeur d’apprécier les suites à donner , en veillant à adopter une réponse proportionnée et conforme au cadre légal.

💡 Bon à savoir : l’ absentéisme au travail peut entraîner une véritable désorganisation de l'entreprise. Si ce phénomène s'amplifie, il est donc important d'en discuter avec vos salariés pour en comprendre les causes et pouvoir inverser la tendance.

Comment calculer une retenue sur salaire pour absence injustifiée ?

La Cour de cassation exige d'utiliser la méthode de l'horaire réel . Le calcul consiste à diviser la paie mensuelle par le nombre d'heures de travail qui auraient dû être effectuées dans le mois, pour obtenir un taux horaire d'absence. Ce taux est ensuite multiplié par le nombre d'heures d'absence injustifiées. 

La méthode du 1/30ème (ou du trentième) est à éviter, car elle est juridiquement risquée en cas de contentieux. La retenue sur le bulletin de paie doit en effet être strictement proportionnelle à la durée réelle de l’absence . Par ailleurs, notez qu’elle ne constitue pas une sanction, mais la simple conséquence de l’absence de travail fourni.

La retenue s’applique au salaire de base ainsi qu’aux éléments de rémunération directement liés au temps de présence . En revanche, les éléments calculés sur une base annuelle (comme le 13ᵉ mois ou certaines primes d’ancienneté) ne peuvent pas faire l'objet d'une retenue.

L’employeur doit être en mesure de justifier précisément le calcul effectué , celui-ci devant correspondre exactement au temps d’absence constaté.

⚠️ Attention : la retenue sur salaire d’un apprenti obéit à des règles spécifiques. Elle peut être appliquée au prorata des heures d’absence, mais ne doit pas conduire à une rémunération inférieure au minimum légal applicable aux apprentis, en fonction de leur âge et de leur année de formation. Par ailleurs, en cas d’absences répétées, l’employeur doit en informer le Centre de Formation d’Apprentis (CFA).

Quelles sanctions possibles en cas d’absence injustifiée ?

En tant qu’employeur, vous disposez d’un pouvoir disciplinaire vous permettant de déterminer la réponse la plus adaptée. Cette décision doit toutefois être prise au cas par cas, en tenant compte des circonstances.

⚠️ Attention : si des sanctions dans votre règlement intérieur d'entreprise sont prévues en cas d’absence injustifiée, vous êtes dans l’obligation de les appliquer.

Rappel à l’ordre 

Dans un premier temps, et selon la gravité des faits, vous pouvez opter pour un simple rappel à l’ordre . Cette mesure, non disciplinaire, permet de rappeler au salarié ses obligations , notamment celle de justifier toute absence.

Sanction disciplinaire 

Si le comportement le justifie, vous pouvez engager une procédure disciplinaire . Les sanctions possibles incluent notamment :

• l’avertissement ;

• le blâme ;

• une mise à pied disciplinaire ;

• voire un licenciement pour faute, en cas d’absence prolongée ou répétée.

La sanction disciplinaire doit toujours être proportionnée et respecter la procédure applicable .

Abandon de poste et démission présumée

Depuis la loi du 21 décembre 2022, l’abandon de poste peut être assimilé à une présomption de démission . L’employeur a le choix entre cette procédure ou le licenciement pour faute .

Cette procédure de présomption de démission repose sur deux conditions cumulatives :

1. l’employeur doit mettre en demeure le salarié de justifier son absence et de reprendre son poste (par LRAR), en fixant un délai de reprise ;

2. le salarié ne reprend pas son poste dans le délai imparti.

La mise en demeure doit obligatoirement informer le salarié :

• du délai accordé pour reprendre le travail (minimum 15 jours calendaires à compter de la présentation de la mise en demeure) ;

• qu'il sera présumé démissionnaire s’il ne reprend pas le travail à l'expiration du délai ;

• des conséquences précises d'une absence de reprise sans motif légitime ;

• qu'il devra effectuer un préavis de démission à l'expiration du délai ;

• qu'il n'aura pas droit aux allocations chômage du fait de la présomption de démission.

👉 À noter : la charge de la preuve du motif légitime repose sur le salarié. Si le délai expire sans reprise, l'employeur acte la démission et doit le signaler à France Travail (via la DSN) , confirmant ainsi la privation des allocations chômage.

Rupture de période d'essai 

La rupture de la période d'essai n'est pas une sanction disciplinaire. L'employeur est libre d'y mettre fin sans avoir à se justifier. Cependant, si une absence injustifiée a lieu pendant cette période, une vigilance s'impose :

• si vous choisissez de motiver la rupture expressément par cette absence (faute), vous devez obligatoirement respecter la procédure disciplinaire stricte ;

• c'est pourquoi il est généralement conseillé de rompre l'essai sans invoquer de motif , tout en respectant le délai de prévenance .

💡 Bon à savoir : la période d'essai est automatiquement prolongée d'une durée équivalente aux jours d'absence justifiée du salarié (maladie, accident). En cas d' absence injustifiée , aucune prolongation automatique n'est prévue par la loi.

Comment éviter les conflits liés aux absences injustifiées ?

La prévention des absences injustifiées repose avant tout sur une communication claire et des procédures bien définies . Veillez à instaurer : 

• un processus de signalement des absences simple et accessible ;

• des règles clairement communiquées dès l'intégration ;

• des interlocuteurs RH identifiés pour toute question.

💡 Bon à savoir : la digitalisation des demandes d'absence via un logiciel de gestion RH permet de tracer toutes les demandes , de centraliser les justificatifs et d' alerter automatiquement l'employeur en cas d'absence non justifiée dans les délais.

Privilégiez toujours une approche préventive et constructive plutôt que punitive. La majorité des situations peuvent être résolues par le dialogue et des solutions adaptées.

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