Comment rédiger la note de service sur les congés payés ?

Mina Donny
Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit
Mise à jour le 10.12.2021

Lorsque l’employeur souhaite communiquer une information officielle à tous les salariés, il peut le faire au moyen d’une note de service

La note de service peut concerner des sujets variés de l’entreprise. Par exemple, l’employeur peut transmettre une note de service sur les congés payés ou encore, plus précisément, une note de service sur la prise de congés payés

Rédiger une note de service est relativement simple mais nécessite tout de même le respect d’un certain formalisme. 

Puisque cela peut vous arriver en tant qu’employeur, vous devez maîtriser cet outil de communication. 

Qu’est-ce qu’une note de service sur les congés payés ? Par quels moyens faut-il la communiquer ? Que doit-elle contenir ? PayFit vous éclaire. 

Sommaire

Qu’est-ce qu’une note de service sur les congés payés ? 

La note de service est : 

  • une communication écrite ;

  • interne à l’entreprise ;

  • émanant de l’employeur ou d’un supérieur hiérarchique

  • à destination des salariés

Il s’agit de transmettre une information officielle et courte à tous les salariés

Cette information peut concerner des sujets multiples et variés, comme le rappel des règles de sécurité de l’entreprise, la fermeture d’un service de l’entreprise (le restaurant par exemple), l’arrivée ou le départ d’un salarié, ou encore les congés payés (et bien d’autres sujets encore). 

Ainsi, il est possible de communiquer une note de service sur les congés payés

Cette note peut, par exemple : 

  • rappeler aux salariés leurs droits et obligations en matière de prise de congés payés

  • demander aux salariés de donner leurs souhaits en matière de dates de congés d’été ou de toute autre période de l’année ; 

  • indiquer aux salariés que l’employeur impose un roulement dans les départs en congés au cours de telle période ; 

  • etc. 

Peut-on afficher une note de service sur les congés payés ? 

Oui, il est parfaitement autorisé d’afficher la note de service sur les congés payés pour transmettre l’information. 

Par ailleurs, la note de service sur les congés payés peut être diffusée de d’autres façons : 

  • par mail ; 

  • sur support papier remis en mains propres. 

Bon à savoir

La période de prise de congés payés ainsi que l’ordre des départs en congés des salariés sont des informations qui ne font pas l’objet d’affichages obligatoires dans l’entreprise. La transmission peut se faire par tout moyen. Ainsi, l’affichage des congés payés n’est pas nécessaire, pourvu que vous transmettiez l’information autrement. 

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Que faut-il indiquer dans une note de service sur les congés payés ? 

De manière générale, une note de service doit indiquer : 

  • l’expéditeur ; 

  • le destinataire ; 

  • la date et le lieu ; 

  • le numéro de la note de service ; 

  • le contenu de la note ; 

  • la signature de l’expéditeur. 

Bien entendu, le contenu de la note varie en fonction du type d’information sur les congés payés que vous désirez transmettre. 

Par exemple, si vous souhaitez informer les salariés de la fermeture de l’entreprise pour congés payés dans la note de service, vous devrez bien évidemment préciser les informations suivantes : 

  • les dates de fermeture de l’entreprise ;

  • la raison de la fermeture (fermeture pour congés payés). 

Il n’existe pas vraiment de modèle de note de service sur la prise de congés payés ou sur les congés payés de manière générale. 

Toutefois, vous pouvez vous inspirer de la présentation suivante : 

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