Comment lire les congés sur une fiche de paie ?

Dès lors qu’il entre dans une entreprise, chaque salarié a droit à un certain nombre de jours de congé par an. L’employeur doit alors faire figurer les congés payés sur la fiche de paie sous la forme d’un compteur. Le bulletin de paie présente alors quelques particularités à connaître lorsque le salarié est véritablement en congé.

Comprendre un bulletin de salaire n’étant pas toujours évident. Fonctionnement et calcul des congés, compteur et rubrique à insérer sur la fiche de paie : avec Payfit, faites le point sur les rubriques propres aux congés payés afin de faciliter votre lecture et d’optimiser votre gestion de paie.

À quoi correspondent les congés payés ?

Lorsqu’un salarié intègre votre entreprise, celui-ci obtient le droit à des congés payés. Il s’agit d’une période durant laquelle son contrat de travail est suspendu, lui permettant de ne pas travailler, tout en bénéficiant du maintien de sa rémunération.

En tant qu’employeur, vous devez chaque année informer vos salariés de l’ouverture de la prochaine période de prise de congé et ce, 2 mois avant celle-ci. L’ordre de départ en congé doit quant à lui être communiqué 1 mois avant le départ de chacun. Ce délai de préavis est obligatoire afin de respecter le temps de considération des salariés et de permettre l’organisation des congés.

💡 Bon à savoir : pour choisir l’ordre des départs, vous devez tenir compte du poste, de l’ancienneté et de la situation familiale de vos salariés. À titre d’exemple, les salariés pacsés ou mariés de votre entreprise ont la possibilité de bénéficier d’un congé payé simultané (art. L. 3141-14, Code du travail).

Bien que l’ordre de départ en congé de vos salariés soit libre, il est en principe nécessaire qu’elle ait lieu entre le 1er mai et le 31 octobre, ce qui correspond à la période des congés d’été.

Le salarié a parfaitement la possibilité de demander des congés payés par anticipation. En revanche, vous restez libre de lui accorder ou non. À l'inverse, vous ne pouvez pas lui imposer de prendre des congés anticipés.

Il est essentiel pour vos salariés de solder leurs congés au plus tard le 31 mai de l’année suivant la période de référence. À défaut, les congés payés non pris sont en effet perdus, à moins d’obtenir un report si celui-ci est envisageable.

Comment est réalisé le calcul des congés payés ?

Chaque fois que les salariés de votre entreprise réalisent un mois de travail effectif, ils obtiennent un congé d’une durée de 2,5 jours ouvrables. Sur la période de référence, c’est-à-dire celle où le salarié est en activité, cela équivaut à 5 semaines de congés payés.

💡 Bon à savoir : ce droit s’acquiert sans prise en compte du type de contrat (CDI, CDD, intérim, etc.), des modalités (temps plein ou partiel) ou encore, de l’ancienneté.

La période de référence utilisée pour calculer les congés payés s’étend en principe du 1er juin au 31 mai qui suit, ce qui correspond ainsi à 12 mois de travail effectif. Cette période peut varier dans certains secteurs d’activité.

📌 Exemple : la période de référence des congés payés dans le secteur du bâtiment s’étend du 1er avril au 31 mars.

💡 Bon à savoir : les jours de repos, les arrêts maladie ou les accidents de travail ainsi que les congés maternité, paternité ou adoption ne sont pas déductibles du congé annuel. En effet, ils sont considérés comme des périodes de travail effectif.

Le compteur de congés peut également inclure des jours supplémentaires au-delà des 30 jours légaux. Ces jours additionnels proviennent souvent de dispositifs conventionnels ou d'accords d'entreprise.

Par exemple, un congé supplémentaire par enfant à charge peut être accordé aux salariés ayant des enfants de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. Ces jours apparaissent sur le compteur de la fiche de paie et s'ajoutent aux congés payés acquis durant la période de référence.

Quelles sont les étapes pour lire les congés payés sur une fiche de paie ?

Faire figurer les congés payés sur la fiche de paie est obligatoire. Pour ce faire, vous devez insérer en bas de celle-ci un tableau ainsi composé :

S’agissant de la lecture, la première ligne correspond aux congés de l’année N-1, c’est-à-dire la période de référence précédente. Le congé N-1 doit être soldé avant la fin de la période en cours.

Quant à la seconde, il s’agit de la période de congés payés en cours. Elle expose les congés en cours d’acquisition ainsi que le nombre de jours que le salarié peut prendre en de manière anticipée.

Ce compteur de congés payés doit donc impérativement apparaître sur la fiche de paie, car il s’agit d’une des nombreuses mentions obligatoires d’un bulletin de paie. Il permet à vos salariés de connaître les jours dont ils disposent, et d’organiser leur prise de congés avant la fin de la période en cours.

Si le compteur de congés payés est à 0 sur le bulletin de paie, le salarié peut tout de même s’absenter, mais il s’agira d’un congé sans solde. Ce type de congés correspond à une période non travaillée sans indemnité ni maintien de salaire.

💡 Bon à savoir : lors du départ de l’entreprise, le salarié n’ayant pas eu la possibilité de prendre tous ses congés bénéficie d’une indemnité compensatrice de congés payés.

Quelle fiche de paie pour un salarié en congés payés ?

Lorsque vos salariés sont absents, la fiche de paie s’en trouve modifiée. En effet, vous devez insérer une rubrique portant sur les congés payés en dessous du salaire de base, à l'image de l’exemple ci-dessous.

Ces trois lignes supplémentaires permettent à vos salariés de s’assurer que la période d’absence correspond bien à la réalité. Elles informent également du mode de calcul utilisé pour déterminer l’indemnité de congés payés ainsi que de son montant.

💡 Bon à savoir : le montant de l'indemnité de congés payés inscrit sur la fiche de paie résulte d'une comparaison obligatoire entre deux méthodes de calcul : la règle du 1/10e et le maintien de salaire.

Cette opération, appelée arbitrage des congés payés, impose à l'employeur de retenir systématiquement la méthode la plus avantageuse pour le salarié. Même si le détail du calcul n'apparaît pas toujours explicitement sur le bulletin, le montant versé doit refléter cette règle. En cas de doute, vous pouvez utiliser notre modèle de bulletin de paie avec congés payés.

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