Quel est le rôle de la DSN en comptabilité ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a révolutionné les déclarations des entreprises, tant pour les employeurs que les salariés. La comptabilisation de la paie est intrinsèquement liée à cette déclaration en raison, notamment, d’informations regroupées. Il n’est cependant pas toujours aisé de comprendre cette démarche.

Qu’est-ce que la DSN ?

La DSN est une déclaration en ligne de transmission des informations concernant le personnel d’une entreprise. Elle est conçue pour centraliser les flux d’informations vers les organismes sociaux et pour simplifier les démarches administratives. La DSN est produite à partir du logiciel de paie de l’entreprise, après la clôture mensuelle de la paie.

Deux catégories d’informations principales y sont répertoriées : 

• les données concernant la paie du salarié : salaire brut, primes, avantages en nature, cotisations individuelles, etc. ;

• les événements intervenus durant les périodes d'activité du salarié : arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc.

Toutes les entreprises du secteur privé employant des salariés doivent remplir une DSN et la transmettre une fois par mois :

• au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée sur l’entreprise emploie moins de 50 salariés ; 

• au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée si l’entreprise emploie 50 salariés et plus. 

L’intérêt de remplir et d’envoyer la DSN est double :

• calculer et payer toutes les cotisations sociales ;

• informer automatiquement tous les organismes sociaux (CPAM, URSSAF, France Travail, etc.) des éléments concernant les travailleurs (rémunération, activité, etc.). 

💡 Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2019, le paiement de l’impôt sur le revenu s’effectue sous la forme du Prélèvement À la Source (PAS). Le reversement du PAS via la DSN est une étape clé de la gestion comptable, et il revient à l'employeur d’effectuer la comptabilisation du prélèvement à la source.

En comptabilité, le taux du prélèvement à la source (reversé via la DSN) est fixé par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques).

Quels sont les liens entre la comptabilisation et la DSN ?

La DSN constitue parfois une étape importante en comptabilisation. En effet, la DSN est intimement liée à la comptabilisation : elle traduit l’ensemble des éléments saisis dans le logiciel de paie en flux financiers vers les organismes.

Ce rapprochement est nécessaire pour faire ressortir les erreurs de comptabilisation ou détecter les modifications effectuées après comptabilisation ou importation des écritures. Il se matérialise par une feuille de travail qui peut être demandée en cas de contrôle URSSAF.

Le rapprochement comptable permet de vérifier la cohérence entre les trois piliers de la paie : 

• le salaire brut versé ;

• les bases assujetties calculées ;

• les cotisations payées.

📌 Exemple : un jour, après avoir établi vos fiches de paie et saisi vos écritures comptables, vous vous apercevrez d’une erreur quant au montant de la rémunération d’un salarié. Le rapprochement DSN et la comptabilisation permettront alors de faire ressortir cette anomalie afin de la corriger le plus rapidement possible.

Rapprochement DSN et comptabilisation : utilisation de sous-comptes adaptés

En comptabilité, tous les éléments de rémunération ne sont pas traités de la même manière :

• certains salaires sont soumis à cotisations sociales, d'autres totalement exonérés ;

• certains éléments sont soumis à l'impôt sur le revenu et/ou à la taxe sur les salaires, d'autres non.

Pour faciliter les contrôles en fin d'exercice, il est recommandé de créer autant de sous-comptes que nécessaire afin de faire ressortir ces distinctions.

Avec cette méthode, le processus comptable fait apparaître directement les comptes qui entrent dans le total des rémunérations déclarées en DSN.

L’intérêt est de dégager visuellement les éléments soumis à cotisations sociales afin d’identifier facilement quels comptes doivent apparaître dans le document.

Ce travail évite de longues recherches et permet de gagner un temps précieux sur la déclaration mensuelle.

Rapprochement DSN et comptabilisation : contrôle des écarts et anomalies

Il est normal de constater un écart entre la DSN et les salaires comptabilisés. La DSN ne se contente pas de comptabiliser le salaire brut : elle structure les éléments de paie selon des règles d'assujettissement précises. 

📌 Exemple : certains montants comme l'intéressement ou la participation sont soumis à la CSG/CRDS mais exonérées de cotisations sociales au régime général, créant des bases de calcul différentes. Ainsi, il est important de connaître ces différences qui peuvent créer de nombreuses anomalies dans votre déclaration.

Le fait de fiabiliser votre rapprochement comptable permet d’éviter de mauvaises surprises. Il est même possible d’automatiser sa vérification à travers un signalement automatique des erreurs.

Cette vérification est intimement liée à la comptabilité étant donné qu’elle permet de comparer le journal de paie. La transmission mensuelle est ainsi réalisée en toute sérénité.

⚠️ Attention : la responsabilité de l’employeur est directement engagée en cas d’insuffisance et/ou d’inexactitude des éléments envoyés dans votre DSN. Toute erreur ou toute information erronée doit être régularisée et envoyée le mois suivant.