Comment comptabiliser les salaires et charges sociales ?

Bouchra Ettaleb
Juriste Rédacteur en Droit social
Mise à jour le 2.08.2022

La comptabilisation des salaires et des charges sociales consiste à enregistrer l’ensemble des charges que l’entreprise consent pour disposer de personnel salarié

La comptabilisation des salaires et des charges sociales nécessite des écritures spécifiques. Elle s'effectue à partir du livre de paie (journal d’OD) ou des fiches de paie, sans attendre l'établissement des déclarations sociales.

Vous aimeriez comprendre la comptabilisation de ces écritures de paie ? PayFit vous éclaire. 

Sommaire

Pourquoi comptabiliser les salaires et charges sociales ? 

La comptabilisation des salaires et des charges sociales est une obligation incombant aux employeurs. 

Les sanctions du non-respect des obligations comptables sont généralement fiscales mais elles existent aussi en droit commercial et en droit pénal. Elles concernent :

  • l'absence de comptabilité ;

  • la comptabilité inexacte ;

  • la comptabilité fictive.

Le fait de ne pas tenir de comptabilité ou une comptabilité inexacte alors qu'elle est obligatoire peut avoir de graves conséquences pour l'entreprise en cas de contrôle fiscal ou de procédure collective (redressement judiciaire par exemple). 

L'URSSAF peut aussi fixer forfaitairement le montant des cotisations sociales si la comptabilisation des salaires ne permet pas d'en connaître le montant (documents et justificatifs absents ou insuffisants pour le contrôle).

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Salaires et charges sociales : quelles écritures comptables ?

On distingue différentes étapes : 

  • la comptabilisation des acomptes ;

  • la comptabilisation du salaire brut ;

  • la comptabilisation des charges salariales ;

  • la comptabilisation des charges patronales.

Afin de mieux comprendre la comptabilisation des salaires et charges sociales, nous vous présentons un exemple d’écritures en plusieurs étapes. 

Etape 1 - Le versement d’un acompte en cours de mois 

Il faut savoir qu’en droit du travail, il est autorisé à tout salarié de demander à son employeur une avance sur salaire équivalente à la moitié de sa rémunération mensuelle après 15 jours travaillés (une fois par mois).

En comptabilité, cet acompte est débité du compte 425 et crédité sur le compte 512 - banque, à destination du salarié ayant fait la demande. 

Ci-dessous, nous vous avons illustré l’écriture comptable pour un acompte de 800 euros, par exemple :

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
425Personnel - Avances et acomptes800
512Banque800

Etape 2 - La comptabilisation des charges du personnel en fin du mois 

Comptabilisation du salaire brut et des remboursements des frais 

On procède, ici, à la comptabilisation du salaire brut mais également des différents accessoires de salaire tels que les primes, les indemnités et remboursements de frais. 

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
6411Rémunérations du personnel - salaires et appointements5 000
6413Rémunérations du personnel - primes et gratifications2 000
6414Rémunérations du personnel - indemnités et avantages divers400
625Déplacements, missions, réceptions100
421Personnel - rémunérations dues7 500

Comptabilisation des charges sociales salariales 

Le salaire brut est, ensuite, débité du montant des charges salariales

[ 35 000 - (7000 + 5000 + 270 + 800 + 1000 + 1 500) = 19430  ] 

La somme finale correspond au salaire net à verser aux salariés.

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
431Dettes sécurité sociale7 000
437Autres organismes sociaux5 000
427Oppositions sur salaire270
425Personnel - avances et acomptes800
791Transfert de charges d'exploitation1 000
4421Prélèvement à la source1 500
421Personnel - rémunérations dues15 570

A noter : 

Le compte 431 - dettes sécurité sociale - correspond à l’ensemble des charges salariales d’URSSAF de la fiche de paie (éventuelles réductions comprises), soit : 

  • assurance vieillesse ;

  • contribution sociale généralisée (CSG) ;

  • contribution au redressement de la dette sociale (CRDS).

Le compte 437 - autres organismes sociaux - correspond à l’ensemble des organismes sociaux des salariés de la fiche de paie, soit : 

  • AGIRC ARRCO ;

  • prévoyance complémentaire. 

Le compte 425 - personnel avances et acomptes - débité en cours de mois est crédité en fin de mois. Il est donc soldé. 

Comptabilisation des charges sociales patronales 

La somme créditée sur le compte 437 - dettes sécurité sociale - correspond à l'addition des montants des cotisations sociales inscrites aux comptes 6452, 6453, 6458, et 6333  :

[ 2 000 + 1 500 + 3 000 + 1 200 = 7 700 ]

La somme correspondant au compte 6451 - cotisations URSSAF - est crédité sur le compte 431. Il faut savoir que les comptes 431 et 437 sont crédités de charges salariales et patronales.

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
6451Cotisations à l'URSSAF4 000
6452Cotisations aux mutuelles2 000
6453Cotisations aux caisses de retraite1 500
6458Cotisations aux autres organismes sociaux3 000
6333Participation des employeurs à la formation professionnelle continue1 200
6334Participation des employeurs à l'effort de construction500
431Sécurité sociale4 000
437Autres organismes sociaux7 700
44Etat et autres collectivités publiques2 000

A noter : 

Le compte 6451 - cotisations URSSAF - correspond à l’ensemble des charges patronales d’URSSAF de la fiche de paie, soit : 

  • assurance maladie, maternité, invalidité, décès ; 

  • allocations familiales ;

  • accidents du travail ;

  • cotisation à l’Association pour la gestion du régime d’assurance chômage (AGS) ;

  • versement du transport, etc. 

Etape 3 - Le paiement des salaires aux salariés 

Le salaire net, ainsi déduit des charges sociales salariales, est débité de son compte et crédité sur le compte 512 - banque.

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
421Personnel - rémunérations dues19 430
512Banque19 430

Etape 4 - Versement de l’opposition au créancier du salarié 

Un salarié peut faire l'objet d'une opposition sur salaire. Un huissier informe alors l'employeur qu'il doit verser une partie de son salaire à une tierce personne (trésor public, etc.).

Le compte 427 est, ainsi, crédité du montant des sommes faisant l’objet d’oppositions obtenues par des tiers à l’encontre des membres du personnel.

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
427Personnel - oppositions270
512Banque270

Le compte 427 est, ainsi, soldé.

Etape 5 - Versement des charges salariales, patronales et du prélèvement à la source

Les dettes patronales et salariales de la sécurité sociale sont additionnées ainsi que la dette patronale et salariale aux autres organismes sociaux

Au total, sont créditées dans le compte 512 - banque la somme de ces dettes (compte 431 et 437) ainsi que le montant du prélèvement à la source et le montant de la dette envers l’Etat (impôts, taxes, etc.)

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
431Sécurité sociale11 000
437Autres organismes sociaux10 000270
4421Prélèvement à la source1 500
44Etat2 000
512Banque24 500

Point de vigilance : nous avons séparé les différents versements à la banque car ils s’effectuent à des dates différentes. 

Nous avons opté pour cette méthode de comptabilisation de la paie qui, bien que peu utilisée en pratique, permet de bien comprendre la logique de comptabilisation des salaires et des charges sociales.

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