Comment procéder à la comptabilisation des congés payés ?

En tant qu’employeur, pour une bonne gestion de la paie de votre entreprise, vous devrez procéder à la comptabilisation de la provision des congés payés à la clôture de chaque exercice comptable, que l’on appelle également la provision pour congés payés. 

Cette comptabilisation des congés payés est obligatoire, car elle répond aux conditions de comptabilisation du passif.

Les congés payés sont un coût pour votre entreprise que vous devrez automatiquement anticiper. Ce coût futur est issu de l’exercice en cours et c’est pourquoi, une provision pour congés payés est à comptabiliser lorsque le salarié n’a pas pris tous ses congés payés à la fin de l’exercice comptable.  

Qu’est-ce que la provision pour congés payés ? Comment la calculer ? Comment comptabiliser les congés payés ? PayFit vous informe.

Qu’est-ce que la provision pour congés payés ?

Tous les salariés de l’entreprise ont droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur, quel que soit le type de contrat de travail. 

À l’occasion de sa prise de congés payés, le salarié bénéficie d’une indemnité de congés payés. 

À la clôture de l’exercice comptable, l’employeur doit constater l’existence de droits à congés payés acquis, mais non pris par ses différents salariés. L’employeur devra alors approvisionner cette charge future sur un compte de provision. 

💡 Bon à savoir : la provision pour congés payés est fiscalement déductible, sous réserve de respecter certaines conditions définies par l'administration fiscale.

Comment calculer la provision pour congés payés ? 

Pour calculer le montant de provision pour congés payés, l’employeur doit recenser le nombre de droits acquis, salarié par salarié et pas encore pris. 

Puis, l’employeur devra estimer le montant de l’indemnité de congés payés qu’aurait perçu le salarié s’il était parti en congé. Ce calcul doit être fait selon la règle la plus avantageuse entre :

• la méthode du dixième : indemnité égale à 1/10ème de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence ;

• la méthode du maintien de salaire : rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler.

À noter que le calcul de provision doit faire apparaître les éventuelles augmentations de salaire prévues qui impacteront le montant de l'indemnité de congés payés.

L’employeur devra également estimer le montant des charges sociales et fiscales afférent. Ce montant se fera sur la base du montant de l’indemnité de congés payés estimée et se calcule grâce au taux de cotisations qui s’applique à l’employeur.

⚠️ Attention : depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes d'arrêt maladie non professionnelle permettent également l'acquisition de congés payés (2 jours ouvrables par mois d'arrêt, dans la limite de 24 jours par an), ce qui doit être pris en compte dans le calcul de provision pour congés payés. 

Comment comptabiliser les congés payés ? 

Pour la provision des congés payés, sa comptabilisation consiste à enregistrer le montant de l’indemnité de congés payés estimé et des charges afférentes, à chaque clôture de l’exercice.

En tant qu'employeur, vous devez procéder à l'écriture de provision pour congés payés à la clôture de chaque exercice comptable. Cette étape est essentielle pour respecter le principe de séparation des exercices et refléter fidèlement la situation financière de l'entreprise.

Le montant estimé pour la comptabilisation de l'indemnité compensatrice de congés payés devra figurer au débit du compte 6412 « Rémunération du personnel - Congés payés »  et au crédit 4282 « Dettes provisionnées pour congés payés provisionnés ».

Le montant des charges estimé devra lui figurer au débit des comptes : 

• 645 « Charges de Sécurité sociale et de prévoyance » ;

• 631/633 « Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations », correspondant aux charges fiscales. 

Quant au crédit, il devra figurer sur les comptes : 

• 4382 « Organismes sociaux - Charges sociales sur congés à payer » ;

• 4482 « Charges fiscales sur congés à payer ».

Exemple : le salaire brut versé à un salarié au titre de ses congés payés est de 2 000€. L’entreprise paie 30 % de charges sociales et 5 % de charges fiscales. 

À la clôture de l’exercice comptable, si le salarié n’a pas pris tous ses congés payés, vous devrez transcrire le coût futur sur un compte de provision qui s'illustre de cette façon.