Comment mettre en place un planning de congés pour les salariés ?

Bouchra Ettaleb
Mise à jour le 20 avril 2023

Les règles de transmission des congés payés aux salariés sont régies par le Code du travail. Depuis 2017, la communication de la prise de congés payés se fait désormais par tout moyen (intranet, SMS, email, etc.). 

Bien que l’employeur est libre dans le choix de diffusion de cette information, l'affichage au moyen d’un planning de congés salariés demeure l’un des moyens les plus courants.  

Comment mettre en œuvre un planning de congés pour les salariés ? Que doit-il contenir ? PayFit vous explique. 

Qu'est-ce qu'un planning de congés salariés ?

Le planning congés est un document indiquant les temps de repos et de congés des salariés d’une entreprise. Le planning congés salariés peut prendre la forme :

  • de calendrier ;

  • d’un agenda, 

  • d'un tableau par catégorie de congés, ou secteur, etc.

Le planning congés salariés peut également être géré et diffusé de diverses manières :

  • format papier (par affichage dans l'entreprise) ;

  • format digital ;

  • logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines), etc.

Quel est l’intérêt d’un planning de congé salarié ? 

Le planning est un outil informatif facilitant le suivi des congés donnés aux salariés. 

Ce tableau poursuit divers objectifs tels que :

  • assurer aux salariés une bonne visibilité sur la période de prise des congés payés ;

  • fixer l'ordre des départs ;

  • modifier les dates de congés fixées ou reporter les congés non pris ;

  • faire respecter les dates de congés par les salariés ;

  • pallier les absences, etc.

Quelles sont les éléments nécessaires à la réalisation du planning de congé salarié ? 

Pour faire un planning congés salariés, il est impératif d’intégrer les éléments suivants :

  • la liste des salariés et le nombre de jours de congé disponibles

  • la politique de congés de l’entreprise (ordre des priorités, nombre de congés maximum etc.) ; 

  • la date limite de demande de congés ;

  • la validation des congés payés. 

Comment faire un planning congés salariés sur Excel ?

Pour créer un planning congés, il est possible d'opter pour un format à deux ou trois colonnes mentionnant :

  • le nom des salariés ;

  • les dates de congés ;

  • le solde de congés disponible. 

Il est ensuite nécessaire de saisir en colonne le nom de tous les collaborateurs et en ligne le calendrier à la semaine. Ensuite, l'employeur peut procéder à la personnalisation de la mise en forme des cellules correspondant au type d’absence : CP pour congés payés, RTT pour les RTT, etc.

L'activation de la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les jours chômés, non travaillés, etc. Ensuite, pour intégrer l’automatisation, il est nécessaire de maîtriser les nombreuses formules proposées par Excel. 

Faciles à utiliser, les différents types de modèle de planning congés salariés sur Excel montrent cependant leurs limites :  

  • ces tableaux exigent de multiples opérations et sont donc sources d’éventuelles erreurs ;

  • les mises à jour en temps réel et les interactions avec vos salariés y sont inexistantes.

💡 Bon à savoir : PayFit intègre dans son logiciel un planning de congés salariés lisible et très facile d’emploi, n’hésitez pas à consulter notre rubrique congés et absences et à demander une démo afin d’en savoir plus sur notre offre. 

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