Offre valable pour le plan Paie avancée. Applicable aux entreprises de plus de 10 salariés et dans la limite des 99 collaborateurs qui souscrivent à PayFit entre le 21 avril et le 30 mai 2026. Les conditions d'annulation applicables sont celles prévues dans nos Conditions Générales de Services. Des frais de mise en place peuvent être appliqués.
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Modèle rédigé par nos juristes en droit social
Tableau Excel pour centraliser et suivre toutes les absences
La gestion des congés est une responsabilité importante pour tout employeur. Entre les obligations légales à respecter, les demandes simultanées à arbitrer et la continuité de l'activité à assurer, organiser les périodes d'absence de vos collaborateurs nécessite une planification rigoureuse et des outils adaptés.
PayFit vous accompagne avec un modèle de planning des congés au format Excel, pour centraliser toutes les informations et faciliter vos prises de décision.
L'employeur a plusieurs responsabilités légales concernant l'organisation des congés payés.
La période de référence pour l'acquisition des congés payés s'étend du 1er juin de l'année N au 31 mai de l'année N+1. Les congés doivent être pris entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année, dont au moins 12 jours ouvrables consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre.
💡 Bon à savoir : un accord d'entreprise ou une convention collective peut prévoir des dates différentes pour la période de prise des congés.
L'employeur fixe l'ordre et les dates de départ en tenant compte des critères légaux de priorité :
la situation familiale du salarié (notamment pour les parents d'enfants scolarisés pendant les vacances scolaires) ;
l'ancienneté dans l'entreprise ;
l'activité professionnelle éventuelle du conjoint ;
la durée de service chez un ou plusieurs employeurs.
L'employeur doit informer les salariés de la période de leurs congés au moins 1 mois avant la date de départ prévue. Ce délai peut être réduit à 1 jour en cas de circonstances exceptionnelles, après consultation des représentants du personnel.
⚠️ Attention : tout refus de congés doit être justifié et communiqué rapidement au salarié pour éviter tout litige.
Une bonne gestion des congés repose sur l'anticipation. Il est recommandé de :
demander aux salariés de déposer leurs souhaits de congés plusieurs mois à l'avance ;
établir un planning prévisionnel en début d'année ;
identifier les périodes critiques où les absences doivent être limitées ;
définir un nombre maximal de salariés pouvant s'absenter simultanément.
Face à des demandes de congés pour la même période, l'employeur doit :
vérifier si l'activité peut fonctionner normalement avec ces absences simultanées ;
appliquer l'ordre des départs selon les critères de priorité légaux si nécessaire ;
proposer des solutions alternatives aux salariés dont la demande ne peut être acceptée ;
documenter ses décisions pour justifier ses choix en cas de contestation.
L'employeur doit assurer un suivi rigoureux des compteurs de congés pour chaque salarié :
congés payés acquis et pris ;
RTT acquis et pris ;
autres absences (arrêt maladie, formation, etc.).
Ce suivi permet d'éviter les erreurs de paie et de s'assurer que les salariés prennent bien leurs congés avant la fin de la période de référence. En cas de congés payés non pris, l'employeur doit connaître les règles applicables en matière de report ou d'indemnisation.
Dans cette situation, il est possible d’avoir recours à un logiciel spécialisé en ressources humaines. Un tel outil permet :
de poser un congé facilement ;
de déléguer la validation des congés de vos collaborateurs ;
de relier les données des congés avec celles de la paie ;
d’éviter les congés qui se chevauchent ;
de visualiser les absences de chaque salarié ;
de répercuté immédiatement un congé sur le bulletin de paie ;
et bien d’autres types de fonctions.
La mise en place d’un logiciel de ressources humaines est la manière la plus efficace de gérer votre personnel, faire le calcul des congés et de la paie, ou encore harmoniser les plannings de vos salariés.
La digitalisation des processus permet à l’équipe des ressources d’éviter les erreurs et de gagner du temps, ce qui revient aussi à faire des économies.
sur le planning des congés
Dans une petite équipe, l'absence d'un seul salarié peut impacter l'activité. Pour organiser les congés efficacement :
définissez une période de référence claire (du 1er juin au 31 mai par exemple) ;
établissez un ordre de priorité selon les règles légales (situation familiale, ancienneté) ;
fixez des dates de fermeture de l'entreprise si nécessaire ;
anticipez les demandes en demandant à vos salariés de poser leurs congés plusieurs mois à l'avance.
💡 Bon à savoir : notre modèle Excel vous permet de visualiser en un coup d'œil les périodes de forte absence pour mieux anticiper.
L'employeur doit respecter des délais précis :
acceptation : au moins 1 mois avant la date de départ prévue ;
refus : l'employeur peut refuser une demande de congés si elle ne respecte pas l'ordre des départs fixé ou si elle désorganise l'entreprise, mais il doit le notifier dans un délai raisonnable.
⚠️ Attention : le silence de l'employeur ne vaut pas acceptation. Il est recommandé de communiquer rapidement votre décision au salarié.
En cas de demandes simultanées, l'employeur doit appliquer l'ordre des départs défini selon les critères légaux.
Situation familiale (priorité aux conjoints travaillant dans la même entreprise, aux parents d'enfants scolarisés pendant les vacances scolaires) ;
Ancienneté dans l'entreprise ;
Activité professionnelle chez un ou plusieurs autres employeurs.
Notre modèle de planning vous aide à identifier rapidement ces situations de chevauchement pour prendre des décisions éclairées.
On peut imposer des dates de congés dans dans certaines situations :
fermeture annuelle de l'entreprise : l'employeur peut imposer la prise de congés payés (doit respecter un délai de prévenance d'au moins 1 mois) ;
modification de l'ordre des départs : possible si les circonstances l'exigent, avec un délai de prévenance d'au moins 1 mois avant le départ prévu ;
congés imposés pour raison économique : dans le cadre du chômage partiel ou d'une réorganisation.
💡 Bon à savoir : la convention collective peut prévoir des règles plus favorables pour les salariés.
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