Comment simplifier la gestion des congés ?

Inès Lazaar
Mise à jour le 14 avril 2023

Pour une bonne gestion du personnel et de l’entreprise, il est important de bien gérer les congés des salariés. La gestion des congés est un enjeu RH fondamental et représente un volet très important des outils SIRH. 

Pour cela, il existe différentes méthodes et différents logiciels de gestion des congés

Qu’est-ce que la gestion des congés ? Comment les organiser ? Comment gérer les congés des employés ? PayFit vous accompagne.

Qu’est-ce que la gestion des congés ? 

Peu importe la taille de l’entreprise, il est important pour un employeur de correctement gérer les congés payés de ses salariés puisque cela relève de son pouvoir de direction. 

La gestion des congés qui correspond au suivi, au traitement et à l’interprétation des informations liées aux congés des salariés, est étroitement liée à la gestion des absences et cette dernière peut s'organiser de la même façon.

C’est à l’employeur que revient le pouvoir de déterminer les dates de congés payés et de s’assurer qu’ils en bénéficient effectivement. Ainsi, il est primordial de connaître le nombre de salariés pouvant s’absenter en même temps ou sur quelle période ils peuvent le faire.

Comment organiser les congés d’une équipe ?

Étape 1 : Informer les salariés de la période de prise de congés 

La première étape est d’informer les salariés de la période de référence des congés payés ainsi que de la période de prise des congés. 

Les salariés disposent de 5 semaines de congés payés par an qui devront être pris généralement du 1er juin au 31 mai. À noter qu’une convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer des périodes de congés différentes.

Étape 2 : Fixer l’ordre des départs en congés 

La gestion des congés du personnel passe principalement par la fixation de l’ordre des départs en congés. En effet, l’ordre des départs en congés est une prérogative de l’employeur. Les salariés peuvent formuler leur souhait quant aux dates de congés, toutefois, il revient au final à l’employeur de décider des dates et de leur durée. 

L’ordre des départs est fixé soit : 

  • par la convention collective de l’entreprise ;

  • par accord d’entreprise ou d’établissement ;

  • à défaut d’accord, par une décision de l’employeur après avis du CSE

Un certain nombre de critères peuvent être déterminés pour fixer l’ordre des départs en congés : 

  • la situation de famille du salarié (congé en même temps que le conjoint, présence d’un ou plusieurs enfants, dates de droit de gardes des enfants pour les salariés divorcés ou séparés etc.) ;

  • l’ancienneté du salarié ;

  • l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

💡 Bon à savoir : les salariés mariés ou liés par un PACS travaillant dans une même entreprise ont le droit de bénéficier d’un congé simultané. L’employeur ne peut déroger à cette règle. 

L’employeur peut changer les dates de congés fixées seulement si cette modification intervient plus d’un mois avant la date de départ. Une convention collective ou un accord collectif peut prévoir un délai plus court. 

Étape 3 : Veiller à la prise effective des congés payés

La prise de congés payés acquis par le salarié relève de la responsabilité de l’employeur. Il doit constamment s’assurer que les salariés en bénéficient et les ont bien pris. 

De plus, il est important que les salariés puissent être informés de leur nombre de jours qui leur reste à prendre. C’est pour cette raison qu’un outil de gestion des congés peut s’avérer propice à l’organisation de l’ensemble des congés des salariés de l’entreprise. 

Comment gérer les congés des employés ?

Il existe différentes méthodes afin de gérer les congés des employés. PayFit vous propose plusieurs solutions. 

Gestion des congés via Excel 

Il est également possible de se tourner vers une méthode de gestion des congés gratuite grâce à Excel. Cependant, cette méthode de gestion des congés qui peut convenir à des petites entreprises présente des limites, en raison de la multiplication des données.

Logiciels de gestion des congés 

L’automatisation de la gestion des congés peut représenter plusieurs avantages tant pour l’employeur que pour les salariés. 

En effet, les logiciels permettent d’avoir une visibilité sur tout le planning des congés pour à la fois l’équipe des ressources humaines mais également pour les différents managers et pour les salariés. La gestion des congés en ligne permet d’offrir un gain de temps à tous les utilisateurs. 

💡 Bon à savoir : notre logiciel PayFit vous permet d’automatiser cette gestion en permettant la demande et la validation des congés en quelques clics. De plus, les congés sont automatiquement ajoutés sur le bulletin de paie du salarié. L'employeur dispose à titre de contrôle de la possibilité de prévisualiser les bulletins de paie avant de générer la paie. 

Ainsi, d'une part, les salariés peuvent :

  • effectuer leur demande de congés directement à partir de leur espace employé ;

  • visualiser leur solde de congés et de RTT ;

  • suivre le statut de validation des demandes de congés ;

  • visualiser les jours d’absences posés par les membres de leur équipe. 

En parallèle, les managers peuvent : 

  • valider les congés de leur équipe ;

  • ajouter des commentaires en cas de refus ;

  • visualiser les jours d'absence de leur équipe

Gérer les congés avec PayFit

Dans cette vidéo, Jeanne de PayFit vous explique le fonctionnement du module Congés & absences de PayFit et vous montre le temps qu'il peut vous faire gagner !

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