Comment simplifier la gestion des congés ?

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Inès Lazaar

Juriste Rédacteur en Droit social

Mise à jour le 11.08.2022

Pour une bonne gestion du personnel et de l’entreprise, il est important de bien gérer les congés des salariés. La gestion des congés est un enjeu RH fondamental et représente un volet très important des outils SIRH. 

Pour cela, il existe différentes méthodes et différents logiciels de gestion des congés

Qu’est-ce que la gestion des congés ? Comment les organiser ? Comment gérer les congés des employés ? PayFit vous accompagne.

Sommaire

Qu’est-ce que la gestion des congés ? 

Peu importe la taille de l’entreprise, il est important pour un employeur de correctement gérer les congés payés de ses salariés puisque cela relève de son pouvoir de direction. 

La gestion des congés est étroitement liée à la gestion des absences et peut s'organiser de la même façon.

La gestion des congés concerne le suivi, le traitement et l’interprétation des informations liées aux congés des salariés.

En effet, c’est à l’employeur que revient le travail de déterminer les dates de congés payés et de s’assurer qu’ils en bénéficient effectivement.

Cependant, avant de répondre aux congés des salariés, il est primordial de connaître le nombre de salariés pouvant s’absenter en même temps ou sur quelle période ils peuvent le faire.

Il faut également connaître les différents outils et méthodes possibles afin de récolter l’ensemble des demandes des salariés ou encore de leur permettre de connaître leur solde de congés.

Comment organiser les congés d’une équipe ?

Étape 1 : Informer les salariés de la période de prise de congés 

La première étape est d’informer les salariés de la période de référence des congés payés ainsi que de la période de prise des congés. 

Les salariés disposent de 5 semaines de congés payés par an qui devront être pris généralement du 1er juin au 31 mai. A noter qu’une convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer des périodes de congés différentes.

Étape 2 : Fixer l’ordre des départs en congés 

La gestion des congés du personnel passe principalement par la fixation de l’ordre des départs en congés. En effet, l’ordre des départs en congés est une prérogative de l’employeur. Les salariés peuvent formuler leur souhait quant aux dates de congés, toutefois, il revient au final à l’employeur de décider des dates et de leur durée. 

L’ordre des départs est fixé soit : 

  • par la convention collective de l’entreprise ;

  • par accord d’entreprise ou d’établissement ;

  • à défaut d’accord, par une décision de l’employeur après avis du CSE

Un certain nombre de critères peuvent être déterminés pour fixer l’ordre des départs en congés : 

  • la situation de famille du salarié (congé en même temps que le conjoint, présence d’un ou plusieurs enfants, dates de droit de gardes des enfants pour les salariés divorcés ou séparés etc.) ;

  • l’ancienneté du salarié ;

  • l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs ;

  • etc. 

Bon à savoir

Les salariés mariés ou liés par un PACS ont le droit de bénéficier d’un congé simultané. L’employeur ne peut déroger à cette règle. 

L’employeur peut également changer les dates de congés fixées seulement si cette modification intervient plus d’un mois avant la date de départ. Une convention collective ou un accord collectif peut prévoir un délai plus court. 

Étape 3 : Veiller à la prise effective des congés payés

La prise de congés payés acquis par le salarié relève de la responsabilité de l’employeur. Il doit constamment s’assurer que les salariés en bénéficient et les ont bien pris. 

De plus, il est important que les salariés puissent être informés de leur nombre de jours qui leur reste à prendre. C’est pour cette raison qu’un outil de gestion des congés peut s’avérer propice à l’organisation de l’ensemble des congés des salariés de l’entreprise. 

Comment gérer les congés des employés ?

Il existe différentes méthodes afin de gérer les congés des employés. PayFit vous propose plusieurs solutions. 

Les logiciels de gestion des congés 

L’automatisation de la gestion des congés peut représenter plusieurs avantages tant pour l’employeur que pour les salariés. 

En effet, les logiciels permettent d’avoir une visibilité sur tout le planning des congés pour à la fois l’équipe des ressources humaines mais également pour les différents managers et pour les salariés. La gestion des congés en ligne permet d’offrir un gain de temps à tous les utilisateurs. 

Grâce à l’offre Paie avancée, notre logiciel PayFit vous permet d’automatiser cette gestion. 

Sur notre plateforme, les salariés peuvent : 

  • effectuer leur demande de congés directement à partir de leur espace employé ;

  • visualiser leur solde de congés et de RTT ;

  • suivre le statut de validation des demandes de congés ;

  • visualiser les jours d’absences posés par les membres de leur équipe. 

Quant aux managers, ils pourront : 

  • valider les congés de leur équipe ;

  • ajouter des commentaires en cas de refus ;

  • visualiser les jours d'absence de leur équipe

Enfin, pour l’employeur, notre application pour les congés payés représente un grand avantage puisque dès qu’une demande de congés est approuvée par le manager, le congé est directement intégré au bulletin de paie du salarié. En tant qu’administrateur, l’employeur pourra prévisualiser les bulletins avant de générer la paie. 

La gestion des congés via Excel 

Il est également possible de se tourner vers une méthode de gestion des congés gratuite grâce à Excel

En effet, il est facile de retrouver plusieurs modèles de planning de gestion des congés gratuit d’excel sur internet. 

Cependant, cette méthode de gestion des congés présente plusieurs limites puisque si elle peut convenir à des petites entreprises, ses limites sont vite atteintes. 

En effet, il est très vite possible de se retrouver avec une multiplication des documents conduisant nécessairement à une désorganisation ainsi qu’à une augmentation des risques d’erreur.

De plus, cela nécessite plusieurs aller-retour entre les salariés, les managers ainsi que les ressources humaines pour faire une demande de congés.

Envie de limiter les allers-retours liés aux absences ?

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