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Les tâches opérationnelles de gestion des ressources humaines mobilisent du temps et de nombreux moyens, ce qui en fait un véritable enjeu d’efficacité pour les entreprises. Face à cette réalité, la digitalisation apparaît comme une réponse pertinente pour automatiser les processus et gagner en performance.
Toutefois, pour que l'intégration d'un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) soit réellement bénéfique, il est essentiel de bien identifier les besoins spécifiques de l'organisation et de définir des objectifs précis. Cela passe par la rédaction d’un cahier des charges structuré et adapté.
Le SIRH ou système d’information des ressources humaines, désigne l’ensemble des logiciels et outils permettant aux responsables des RH d’organiser la gestion du personnel.
Un SIRH centralise et automatise vos processus RH (paie, gestion des temps, recrutement, formation) depuis une seule plateforme. Cette centralisation conditionne directement le périmètre que vous allez devoir cadrer dans votre cahier des charges : plus la couverture fonctionnelle attendue est large, plus le document devra être structuré.
Le choix du ou des logiciels SIRH est stratégique. Il doit être aligné avec vos besoins spécifiques : gestion de la paie, organisation du travail, suivi des carrières ou acquisition de talents. Une analyse approfondie de vos besoins et de vos contraintes internes est indispensable pour garantir une solution efficace, évolutive et durable.
Deux grandes approches coexistent : le logiciel RH en SaaS, accessible via abonnement et déployable en quelques semaines, et le développement interne, plus long et plus coûteux mais entièrement personnalisable. Cette distinction se traduira directement dans le cahier des charges : un projet SaaS imposera surtout des exigences fonctionnelles et d'interopérabilité, tandis qu'un projet interne devra détailler les contraintes techniques d'hébergement, de maintenance et de mises à jour réglementaires.
Quelle que soit l'approche retenue, la rédaction d'un cahier des charges SIRH constitue une étape indispensable. Ce document formalise les besoins fonctionnels, les attentes métiers, les contraintes techniques et les objectifs visés. Il sert de socle à toute consultation, sélection ou développement de solution.
La mise en place d’un SIRH nécessite une définition précise des besoins de l’entreprise afin de garantir le choix d’une solution adaptée et performante.
Si vous envisagez de mettre en place un SIRH au sein de votre entreprise, de nombreuses solutions sont proposées par des éditeurs spécialisés. Sans une identification précise et préalable de vos besoins en gestion du personnel, il reste toutefois difficile, voire impossible, d’évaluer la pertinence et l’adéquation des propositions disponibles sur le marché.
C’est précisément à cela que sert le cahier des charges SIRH : il permet de recenser vos besoins, de formuler vos exigences en matière de fonctionnalités, de couverture fonctionnelle et de niveau de qualité attendu. Ce document définit les objectifs du projet, détaille les attentes métiers et constitue la base de dialogue entre votre entreprise et les prestataires.
Avant de rédiger ce cahier des charges, il est fortement recommandé de réaliser un audit RH. Cette démarche, menée en collaboration avec les responsables des ressources humaines ou, à défaut, avec les personnes en charge des tâches administratives et opérationnelles RH, permet d’établir un état des lieux. L’audit vise à identifier les outils déjà en place, leurs limites, les manques fonctionnels et les axes d'amélioration.
Une fois établi, le cahier des charges SIRH sera le document de référence pour évaluer la qualité des SIRH qui vous sont proposés.
Ce document ne s’adresse pas uniquement à votre équipe projet : il est également un outil de communication destiné aux prestataires. Il leur permet de comprendre vos attentes et de déterminer s’ils sont en mesure d’y répondre efficacement, en vous proposant une solution adaptée.
Pour être véritablement utile, le cahier des charges SIRH doit être aussi complet que possible. En sa qualité de document contractuel, son élaboration devra se faire avec attention pour éviter les malentendus et les litiges avec le fournisseur après l’installation du SIRH.
💡 Bon à savoir : il est possible de trouver un exemple de cahier des charges SIRH en ligne.
D’une manière générale, un cahier des charges comprend a minima les rubriques suivantes.
Dans cette partie, il est attendu de décrire son entreprise et notamment le fonctionnement actuel des ressources humaines (et du système d’information existant s’il y en a un). L’objectif est de dresser un état des lieux du fonctionnement RH actuel afin de mettre en lumière les limites ou les dysfonctionnements observés. Par exemple : tâches manuelles chronophages, double saisie d’informations, manque de visibilité sur les données RH, erreurs fréquentes, ou absence de centralisation des informations.
Il est également important d’indiquer à quel moment le besoin de modernisation a émergé, dans quel contexte (croissance de l’entreprise, évolution réglementaire, réorganisation interne…) et pour quelles raisons (gain de temps, amélioration de la fiabilité des données, besoin de pilotage RH, conformité, etc.).
Cette section permet ainsi de justifier clairement l’intérêt d’un projet SIRH et d’en poser les fondations.
📌 Exemple d’état des lieux :
| Pôle RH | Problématique actuelle | Objectif visé via le SIRH |
|---|---|---|
| Gestion de la paie | Saisie manuelle, risque d’erreurs, stress en fin de mois | Automatisation des calculs, DSN générées, bulletins fiables |
| Temps et absences | Demandes par e-mail, suivi sur fichier Excel | Portail collaborateur, circuits de validation automatisés |
| Suivi administratif | Dossiers papier, contrats éparpillés | Centralisation, coffre-fort numérique sécurisé |
| Reporting | Données difficiles à croiser ou à analyser | Tableaux de bord en temps réel (masse salariale, congés) |
Cette partie vise à présenter le résultat attendu suite à la mise en place du SIRH : quelle est la performance espérée ? Quelles sont les améliorations attendues ?
Ces objectifs peuvent rester généraux, mais il est conseillé de les décliner par fonction RH.
➡️ Pour l’organisation du travail
suivre avec précision les heures et les présences ;
optimiser les plannings en garantissant la conformité légale et la visibilité immédiate pour vos salariés.
➡️ Pour le recrutement
élargir le sourcing à de nouveaux viviers de candidats ;
filtrer plus rapidement les candidatures selon vos critères ;
simplifier l'onboarding grâce à des parcours accessibles depuis mobile.
➡️ Pour la gestion de la paie
réduire les erreurs de paie et fiabiliser les données collaborateurs ;
centraliser et partager les documents RH (procédures, politiques internes) ;
donner à vos salariés la main sur la mise à jour de leurs informations personnelles.
⚠️ Attention : il est essentiel d’aborder la mise en place d’un SIRH avec pragmatisme, car il serait une erreur d’investir dans des technologies fondées sur des attentes surestimées. Il convient en ce sens de fixer des objectifs sans supposer que le système résoudra tous les problèmes RH de votre entreprise. Pour cela, il est fortement conseillé d’identifier et communiquer les contraintes techniques existant dans votre entreprise.
Cette partie vise à lister les fonctionnalités RH qui répondront à vos objectifs fixés précédemment. Que voulez-vous exactement ? Souhaitez-vous digitaliser l’ensemble de la gestion du personnel ? Ou simplement vous concentrer sur l’automatisation de la paie ou le recrutement par exemple ?
📌 Exemple de fonctionnalité ciblée : si votre objectif est d'optimiser la gestion du temps de travail et des présences, il sera pertinent d'intégrer dans votre cahier des charges un logiciel de gestion des absences permettant de centraliser les demandes de congés, RTT et arrêts maladie, d'automatiser les workflows de validation, de suivre en temps réel les compteurs individuels et de générer des plannings partagés accessibles aux managers et collaborateurs.
La définition d’un budget prévisionnel est une étape essentielle dans le processus de digitalisation des RH. Il est important de communiquer clairement aux prestataires les contraintes budgétaires de votre entreprise, afin qu'ils puissent proposer des solutions adaptées à votre budget.
Veillez à fixer une date à laquelle le produit SIRH sera exploitable. Celle-ci permettra aux prestataires de déterminer un calendrier d’installation/déploiement et d’organiser la formation des utilisateurs.
📌 Exemple de planification :
| Étape du projet | Action principale | Durée moyenne estimée |
|---|---|---|
| 1. Audit & Rédaction | État des lieux et création du cahier des charges | 1 à 2 semaines |
| 2. Sourcing & Démos | Rencontre des éditeurs et tests des outils | 2 à 3 semaines |
| 3. Paramétrage | Configuration du compte et import des données | 1 à 2 semaines |
| 4. Onboarding | Formation des équipes RH et des managers | 1 semaine |
| 5. Lancement | Ouverture du portail aux collaborateurs | Immédiat après formation |
💡 Bon à savoir : vous pouvez nommer un responsable SIRH pour accompagner la mise en place du système et veiller à son bon fonctionnement au quotidien.
Il existe dans le marché de nombreux prestataires proposant des logiciels SIRH. C’est pourquoi il est nécessaire de s’informer sur ces offres et leurs responsables : quelle est la technologie utilisée ? Comment fonctionne-t-elle? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?
💡 Bon à savoir : au cours de cette étape d'étude du marché, vous pouvez vous appuyer sur des consultants RH ou des cabinets de conseil indépendants.
Le but est de créer une liste d'entreprises expertes dans la mise en œuvre de systèmes RH, et rencontrer leurs représentants pour vérifier que :
les fonctionnalités répondent aux besoins listés dans le cahier des charges SIRH ;
le prix de l'outil proposé est compris dans votre enveloppe budgétaire ;
la sécurité et les accréditations obtenues, avec un accent particulier sur le RGPD, la mise en conformité automatique et le respect du règlement européen sur l'IA pour les modules d'IA intégrés ;
l’existence de témoignages et des références de réussite ;
les conditions de soutien technique lors de la mise en œuvre du système et la qualité de l’assistance technique par la suite.
💡 Bon à savoir : la plupart des éditeurs de logiciels de gestion du personnel proposent des démonstrations gratuites où vous et votre équipe pouvez voir le système en action, avec des scénarios très similaires à ceux de votre entreprise. Ces démonstrations sont l’occasion idéale pour vous et votre équipe de découvrir le logiciel en conditions réelles, à travers des scénarios proches de ceux que vous rencontrez au quotidien.
Bien que cela dépende de vos besoins spécifiques, il convient toutefois de couvrir la gestion de la paie, le suivi des temps et des présences, la gestion des recrutements, la formation, la gestion des carrières et des compétences, ainsi que le suivi administratif des salariés (contrats, absences, congés).
Intégrer des fonctions de reporting et d’analyse RH, la gestion des accès sécurisés et la conformité réglementaire (notamment RGPD) s’impose également comme un impondérable. Le cahier des charges doit lister toutes les fonctions opérationnelles et stratégiques que l’entreprise souhaite automatiser ou améliorer.
Il convient tout d’abord d’identifier chaque acteur concerné : responsables RH, finance, IT, managers opérationnels, et parfois les représentants du personnel. Organiser des ateliers de travail ou des interviews permet de recueillir leurs besoins réels.
Veillez ensuite à les tenir régulièrement informés de l’avancement du projet via des réunions ou des newsletters afin de créer une dynamique positive. Les associer aux phases de tests et à la formation assure enfin une meilleure adoption de la solution SIRH et un retour d’expérience constructif pour ajuster les fonctionnalités.
Différents critères clés sont à analyser pour évaluer une solution SIRH :
la couverture fonctionnelle (le logiciel doit répondre précisément aux besoins définis dans le cahier des charges) ;
la facilité d’utilisation (ergonomie et accessibilité) ;
la sécurité et la souveraineté des données : conformité RGPD, hébergement en Union européenne (HDS recommandé pour les données sensibles de santé au travail), certifications ISO 27001.
la scalabilité (possibilité de faire évoluer la solution avec la croissance de l’entreprise) ;
la qualité du support client (disponibilité, réactivité, formation) ;
le coût total de possession (licences, maintenance, formations).
Il est également utile de vérifier les références clients et les retours d’expérience pour s’assurer de la fiabilité du prestataire.
Les KPI RH sont des indicateurs importants pour améliorer votre gestion des ressources humaines. Il peut donc être intéressant de les ajouter à votre cahier des charges afin que votre futur logiciel SIRH soit capable de les recueillir facilement.
Un logiciel RH SaaS, ou “Software as a Service”, est accessible uniquement via un cloud au lieu d’être installé localement. Il nécessite donc d’utiliser Internet, mais évite à l’entreprise d’investir dans sa propre infrastructure pour héberger le logiciel. Vous pouvez donc songer à intégrer ce critère dans votre cahier des charges si cela vous semble pertinent pour votre entreprise.
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