Planning de travail : ce que vous devez savoir

Le planning de travail est un véritable outil de gestion du personnel qui permet à la fois d’organiser les heures de travail des salariés et de s’assurer du respect des durées légales de travail.

Au sein de l’entreprise, l’organisation du temps de travail du salarié est fixée unilatéralement par l’employeur. C’est lui seul qui détermine les horaires de travail applicables à l’ensemble des salariés, pour tous les jours travaillés. L’employeur définit le début et la fin de la journée de travail, mais aussi la répartition des heures sur la semaine. On parle d’horaire collectif de travail. 

L’horaire collectif de travail prend la forme d’un document reprenant les heures de travail des salariés, tel que le planning de travail. 

Comment faire un planning horaire de travail ? L’affichage des horaires de travail dans l’entreprise est-il obligatoire ? Existe-t-il un délai pour communiquer le planning de travail ? PayFit vous explique. 

Quelles sont les règles en matière d'affichage des horaires de travail dans l’entreprise ?

L'employeur a l’obligation d’afficher l’horaire collectif de travail dans l’entreprise. Le cadre légal prévu par la loi concernant l'affichage des horaires de travail doit être obligatoirement respecté. En revanche, la loi n’impose pas la forme que doit prendre l’affichage de l’horaire collectif. 

Cet horaire collectif de travail peut notamment prendre la forme :

• d’un planning de travail ;

• d’un agenda de travail ;

• d’un tableau d’organisation du travail. 

Il est recommandé aux employeurs de choisir le format le plus adapté aux spécificités de l’entreprise. Peu importe la forme utilisée, l'essentiel est de respecter toutes les règles légales relatives à l’affichage de l'horaire collectif. 

💡Bon à savoir : de nombreuses entreprises utilisent le terme de planning de travail ou planning RH, qu'importe le format utilisé : planning à la semaine, planning mensuel ou encore planning annuel.

Comment faire un planning de travail ? 

Pour tous les salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe qui travaillent selon le même horaire collectif, l’employeur est tenu d'établir un planning de travail selon la durée légale.

Pour faire un planning des horaires de travail, l’employeur doit obligatoirement préciser :

• les heures auxquelles les salariés commencent et finissent le travail ;

• les heures et la durée des repos.

⚠️ Attention : aucun salarié ne peut être employé en dehors de cet horaire de travail. Par exception des dérogations peuvent avoir lieu dans le respect des dispositions relatives au contingent annuel d'heures supplémentaires.

Le planning de travail doit être daté et signé par l'employeur ou par la personne à laquelle il aura délégué ses pouvoirs à cet effet.

Le planning est affiché en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s'applique. Dans le cas où, les salariés sont employés à l'extérieur, cet horaire est affiché dans l'établissement auquel ils sont attachés.

Toute modification des horaires de travail des salariés doit respecter un délai de prévenance prévu par des dispositions conventionnelles ou par la loi.

💡Bon à savoir : une copie du document fixant l'horaire collectif de travail et les rectifications qui y sont apportées doit être préalablement adressée à l'inspecteur du travail.

En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, est indiquée soit :

• par un tableau affiché dans les mêmes conditions précitées que l'horaire collectif ;

• par un registre tenu constamment à jour et mis à disposition de l'inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE).

💡Bon à savoir : n'hésitez pas à télécharger gratuitement notre modèle de planning de travail pour éviter les erreurs.

Quel planning de travail pour un aménagement du temps de travail ? 

Dans les entreprises, établissements, ateliers, services ou équipes où s'applique un dispositif d'aménagement du temps de travail, l'affichage doit indiquer : 

• le nombre de semaines que comporte la période de référence fixée par l'accord ou le décret ;

• l'horaire de travail et la répartition de la durée du travail pour chaque semaine incluse dans cette période de référence,.

Les modalités d’affichage peuvent être prévues par la convention collective applicable à l'entreprise ou par un accord collectif.

💡Bon à savoir : la loi prévoit que les salariés soumis à un dispositif d'aménagement du temps de travail, sont informés dans un délai raisonnable de tout changement dans la répartition de leur durée de travail.

Comment fonctionne le planning de travail pour les salariés ne travaillant pas selon le même horaire collectif ?

Certains salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe, ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché dans l'entreprise. C’est le cas notamment des salariés à temps partiel. 

Dans ces hypothèses spécifiques, la durée du travail de chaque salarié concerné est décomptée selon les modalités suivantes :

• quotidiennement :  par enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies - on parle plus communément de pointage des heures de travail ;

• chaque semaine : par récapitulation du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié.

💡Bon à savoir : la durée du travail des salariés en forfait jour est décomptée chaque année en récapitulant le nombre de journées ou demi-journées travaillées par chaque salarié.

Existe-t-il un délai pour communiquer un planning de travail ? 

La loi n’impose pas de délai pour communiquer le planning de travail aux salariés. En pratique, la convention collective applicable à l'entreprise ou un accord collectif peut définir un délai minimum de communication du planning de travail.

En l'absence de dispositions conventionnelles, il est préférable de communiquer le planning de travail aux salariés dans un délai raisonnable. 

Cas particulier de l'aménagement du temps de travail 

En cas d’aménagement du temps de travail, les salariés doivent être prévenus des changements de leurs horaires de travail dans un délai raisonnable. Ce délai de prévenance est fixé à 7 jours, en l’absence de dispositions conventionnelles. 

Sanctions

En cas de manquement aux obligations précitées en matière d'affichage du planning de travail, la loi prévoit les sanctions suivantes :

• défaut affichage du planning de travail : 750 € d’amende ;

• refus de communiquer le planning de travail à l’inspecteur du travail : 1 an emprisonnement et 37 500 € d'amende.