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Comprendre le logiciel de notes de frais

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Un employeur doit obligatoirement rembourser les frais professionnels de ses salariés. Ces derniers lui remettent un document pour détailler la dépense : il s'agit des notes de frais.

Pour assurer le remboursement des frais tout en évitant de se perdre sous une montagne de demandes, l'employeur peut faire appel à des outils de gestion automatisés

Parmi ces outils, le logiciel de notes de frais centralise les notes de frais en optimisant leur gestion pour permettre à l'employeur de gagner du temps. 

Qu'est ce qu'un logiciel de gestion de notes frais ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Comment choisir le meilleur logiciel ? PayFit vous explique.

Sommaire

  • Qu'est ce qu'une note de frais ?
  • Qu'est ce qu’un logiciel de note de frais ?
  • PayFit : logiciel de gestion de notes de frais simple et efficace !

Qu'est ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser des frais professionnels (repas, déplacements, logement). Il n'existe aucune disposition légale fixant un formalisme particulier pour les notes de frais.

💡 Bon à savoir -  Les frais professionnels sont des dépenses à caractère professionnel. Il s'agit donc de dépenses justifiées par l'activité professionnelle du salarié et l'intérêt de l'entreprise.

Toutefois, comme l'objectif de celui-ci est d'obtenir un remboursement de la note de frais et de s'assurer qu'il s’agit d'un frais professionnel, son contenu doit être assez détaillé. Une note de frais précise généralement :

  • le nom du salarié qui a engagé la dépense ;
  • la date de la dépense ;
  • la nature /catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;
  • le lieu ;
  • le montant dépensé (HT, TTC) ;
  • le montant de la TVA.

Par ailleurs, chaque dépense doit être justifiée par une facture ou une pièce comptable

Les notes de frais doivent être remises à l'employeur, pour qu’il puisse rembourser les sommes avancées par les salariés concernés. L'employeur doit le faire dans un délai raisonnable (environ 30 jours).  Ce remboursement a généralement lieu à la date de paiement du salaire et apparaît alors sur le bulletin de salaire du salarié concerné.

Attention : les frais professionnels ne peuvent pas être pris en charge par le salarié. Aucune déduction dans le bulletin de paie ni clause contraire dans le contrat de travail ne sera valide. 

Qu'est ce qu’un logiciel de note de frais ?

Souvent, les employeurs enregistrent les notes de frais de leurs salariés dans un tableau excel. Vous pouvez utiliser notre modèle gratuit pour assurer le suivi de vos notes de frais.

Modèle de note de frais

Téléchargez notre exemple de note de frais au format excel.

Toutefois, avec l'essor des nouvelles technologies, de nouveaux outils ont été créés pour améliorer la gestion administrative dans les entreprises. C'est notamment le cas de la gestion des notes de frais. Quand bien même il s'agit d’une obligation sociale et fiscale, la saisie manuelle des notes de frais est longue et laborieuse.

C'est pourquoi de plus en plus d’entreprises utilisent, au quotidien, des programmes pour automatiser la comptabilisation des notes de frais. Parmi ces outils, le logiciel de notes de frais est devenu un outil incontournable. Il s'agit d'un logiciel qui permet de saisir les notes de frais de salariés à travers leurs justificatifs comptables, au fur et à mesure des dépenses.

L'intérêt du logiciel de notes de frais est que l'employeur ne sera pas nécessairement en charge d’enregistrer les dépenses : les salariés pourront dans certains cas les déclarer eux-mêmes.

💡 Bon à savoir - Il est possible de trouver en ligne un logiciel de note de frais gratuit. Toutefois, il s'agit généralement de solutions limitées au niveau des fonctionnalités qu'elles proposent. 

Certains employeurs ne sont pas préoccupés par le remboursement mais par le traitement comptable des notes de frais. Sachez que pour automatiser les écritures comptables, il est possible d'utiliser un logiciel de notes de frais open source, qui permet de pré-remplir automatiquement les rubriques des comptes à inscrire. 

PayFit : logiciel de gestion de notes de frais simple et efficace !

En matière de gestion de notes de frais, les logiciels proposés sont nombreux. Tous les logiciels de gestion des notes de frais ne proposent pas nécessairement les mêmes fonctionnalités. 

Le choix d’un logiciel adapté à vos besoins spécifiques est important car ce dernier doit également assurer un traitement social et fiscal conforme des notes de frais. 

PayFit propose un logiciel de gestion de paie qui contient un module permettant la gestion des notes de frais de vos salariés. 

Chaque salarié dispose d'un espace personnel, depuis lequel il peut saisir ses propres notes de frais. Grâce à une technologie de reconnaissance de caractères qui scanne et extrait les informations du justificatif de paiement, la note de frais est automatiquement générée et envoyée pour validation au manager.

Si celui-ci valide la dépense, PayFit ajoute automatiquement le montant total des notes de frais au bulletin de paie du salarié du mois en cours, dans une ligne "Notes de frais".

Ce logiciel de note de frais permettra de voir une synthèse de toutes les notes de frais de votre entreprise. Tous les justificatifs seront dématérialisés et téléchargeables.

💡 Bon à savoir - La gestion des notes de frais n’est qu’une fonctionnalité de PayFit. Le logiciel s'occupe aussi de :

  • simplifier la gestion des congés et des absences ;
  • gérer le temps de travail de vos salariés ;
  • intégrer efficacement vos nouveaux talents. 

Si vous êtes intéressés par cette solution vous pouvez demander gratuitement une démonstration !

Auteure

PayFit

Cristina Sanchez

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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