Offre valable pour le plan Paie avancée. Applicable aux entreprises de 1 à 99 collaborateurs qui souscrivent à PayFit entre le 1er juin et le 31 juillet 2026. Les conditions d'annulation applicables sont celles prévues dans nos Conditions Générales de Services. Des frais de mise en place peuvent être appliqués
Les grandes tendances décryptées → Télécharger l'étude
La dématérialisation RH (Ressources Humaines) prend de l’ampleur dans les entreprises. En effet, cette technique permet de gagner en efficacité et en rapidité tout en simplifiant et en fluidifiant les processus administratifs et la gestion des ressources humaines .
En quoi consiste la dématérialisation RH ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des ressources humaines ? PayFit vous explique.
La dématérialisation RH se définit comme le fait de remplacer les documents papier par des fichiers numériques : on évoque souvent le terme de dossiers dématérialisés. Ce processus électronique est nécessaire, car les ressources humaines consomment énormément de papier pour éditer les informations suivantes :
bulletins de salaire ;
contrats de travail ;
suivi des congés ou des absences ;
sanctions disciplinaires (mises à pied, avertissements) ;
entretiens annuels d’évaluation, et bien d’autres encore.
Ces documents RH sont ainsi conservés sur des supports informatiques , ce qui simplifie grandement les processus administratifs. En effet, tout est centralisé et organisé sur une même plateforme accessible aux salariés du service RH : on parle de Gestion Électronique des Documents (GED). Pour le service qui nous intéresse, il s’agit d’un logiciel SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines).
Parmi les processus les plus souvent dématérialisés figure la gestion des congés et absences : un logiciel de gestion des absences transforme les demandes papier en flux numériques automatisés , centralise l'ensemble des justificatifs (arrêts maladie, certificats) et permet un suivi en temps réel des présences .
Deux approches de dématérialisation sont possibles :
la dématérialisation des documents : on transforme les documents format papier de l’entreprise en supports numériques. Les RH peuvent autant dématérialiser les documents des salariés (contrats de travail, bulletins de paie, etc.) que ceux de l’entreprise (règlement intérieur, accords collectifs, etc.) ;
la dématérialisation des processus : une digitalisation RH par la mise en place de plateforme collaborative, par exemple.
La gestion des contrats de travail illustre parfaitement ces deux approches. Un logiciel de gestion des contrats permet à la fois de dématérialiser les documents existants (numérisation des contrats papier) et de digitaliser l'ensemble du processus contractuel (génération automatique, signature électronique, gestion des avenants et archivage centralisé).
Pour déployer ces outils, les structures aux architectures complexes peuvent faire appel à un intégrateur de logiciel de paie pour configurer et connecter les systèmes, tandis que les solutions natives offrent un déploiement autonome et rapide.
Autre exemple de dématérialisation RH : la dématérialisation des tickets restaurant, qui remplace progressivement les chèques-restaurant papier par des cartes rechargeables ou applications mobiles. Obligatoire d'ici 2027 suite à la réforme du titre-restaurant, cette transition numérique simplifie la gestion pour les RH (plus de distribution physique, rechargement automatique) et pour les salariés (paiement à l'euro près, suivi en temps réel, absence de risque de perte). Cette évolution s'inscrit pleinement dans la démarche de transformation digitale des avantages salariés.
On distingue donc deux types de dématérialisation RH :
la dématérialisation native : les documents sont tout de suite produits en version électronique ;
la dématérialisation postérieure : les documents papier sont transformés en format électronique.
Différents facteurs ont encouragé la transformation digitale :
un environnement économique et juridique favorable : simplification du bulletin de paie, loi travail, par exemple ;
l’arrivée de la génération Z dans le monde du travail : plus de simplicité, d’intuitivité dans la gestion des informations ;
l’ extension des usages mobiles : consultation et partage des documents.
les avancées technologiques , concernant l'IA et les RH notamment, qui permettent d'automatiser de manière intelligente le traitement et la classification des documents dématérialisés, facilitant ainsi leur exploitation et leur conformité.
La loi El Khomri (2016) permet à l’employeur d’envoyer au salarié son bulletin de salaire sous forme numérique. Parallèlement, l’article L3243-4 du Code du travail l’oblige à conserver un double de tous les bulletins de paie de ses collaborateurs. La durée minimale de cet archivage doit être de 5 ans.
Pour ce faire, il est recommandé de mettre en place un coffre-fort numérique pour garantir la protection des données personnelles des collaborateurs. Ce coffre-fort peut être inclus dans le logiciel SIRH qu’a adopté l’entreprise et, bien entendu, chaque salarié peut y avoir accès pour consulter ses bulletins de paie.
💡 Bon à savoir : l’article 1 du décret n°2016-1762 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie oblige l’employeur à informer le salarié de son droit d’opposition. Autrement dit, le salarié peut refuser à tout moment la digitalisation de ses bulletins de paie, avant ou après l’émission du premier. Dans ce cas, l’employeur cesse l’envoi des fiches de paie pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de la retraite du salarié augmenté de six ans.
👉 À noter : en cas de cessation d’activité de l’employeur ou du prestataire responsable de l’archivage des données, les collaborateurs qui utilisent le logiciel doivent en être informés. Le délai minimum est de 3 mois avant la fermeture du service, afin de laisser le temps aux salariés de récupérer les bulletins de salaire qui y sont stockés.
Baromètre 2025 PayFit x Editions Tissot
La dématérialisation RH présente de nombreux avantages pour les entreprises :
une réduction des coûts : coûts du papier, affranchissement, réduction du personnel ;
une diminution du temps de traitement des tâches : notamment les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la préparation du courrier. Ce gain de temps permet de se concentrer sur des tâches plus importantes ;
une modernisation de la communication des entreprises avec leurs salariés : ceci apporte une valorisation de la marque employeur, notamment grâce à des produits innovants ;
une personnalisation de la dématérialisation RH : elle peut s’adapter aux besoins de l’entreprise ;
une sécurisation et simplification des échanges de documents : les mises à jour sont automatisées sur les plateformes en ligne. Elles permettent une traçabilité ainsi qu’une conformité juridique et sécurisée des échanges et documents, ce qui s'avère être rassurant.
Les avantages pour les salariés d’une entreprise tournée vers la dématérialisation RH sont considérables :
un gain de temps notamment dans la gestion de leurs documents RH : la dématérialisation des documents RH évite des allers-retours lors de la signature du contrat ou l’envoi de pièces justificatives, par exemple ;
un accès à leur espace personnel 24h/24 et 7j/7 grâce à la centralisation des données en un seul espace facile d’accès ;
une conservation sécurisée de la data RH et documents, particulièrement utiles face aux risques de sinistre ou pour un usage à long terme.
Centralisez la gestion de votre paie et de vos RH avec PayFit ! Adopter notre solution SIRH vous garantit simplicité , fiabilité et automatisation .
Vous bénéficierez d’un accompagnement dédié aux besoins de votre entreprise, tout en disposant d’une solution conforme aux normes et sécurité européennes .
La dématérialisation des RH n’aura plus aucun secret pour vous.
Baromètre 2025 PayFit x Editions Tissot
Selon plusieurs études sectorielles, en adoptant les outils nécessaires pour dématérialiser ses documents, une entreprise peut augmenter sa productivité entre 20 % et 30 % et réduire les coûts de gestion documentaire de 30 %. C'est d'ailleurs ce que soutient le rapport McKinsey 2023 qui confirme l’impact positif de la digitalisation sur la performance des organisations. Ces observations expliquent en partie pourquoi 78 % des entreprises françaises possèdent déjà des logiciels de dématérialisation , comme le SIRH ou un autre GED.
Un coffre-fort électronique protège les données personnelles de vos collaborateurs contre les risques suivants : falsification, vol, perte ou destruction des documents. Ces mesures de sécurité doivent être en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Au-delà de la mise en sécurité des données sensibles, les outils de dématérialisation simplifient le processus de paie grâce à l’ automatisation des tâches . L’entreprise réalise également des économies d’impression de documents, estimées entre 10 et 30 centimes par papier. En combinant tous ces facteurs, l’employeur a de quoi améliorer son image de marque en adoptant la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises ).
Le coffre-fort numérique, ainsi que d’autres logiciels de dématérialisation, doivent répondre à deux normes AFNOR :
norme NF Z42-013 : garantir la conservation intègre et probante des documents électroniques sur le long terme ;
norme NF Z42-020 : définir les spécifications fonctionnelles pour garantir l’intégrité des documents numériques : fonctions minimales et rôles utilisateurs.
Vous hésitez à digitaliser vos ressources humaines ? Découvrez la définition, le fonctionnement et tous les avantages d'un logiciel RH en mode SaaS.
Les solutions RH permettent de réduire de 30 % le temps dédié à l'administratif. Découvrez comment automatiser vos processus et gagner en productivité en 2026.
IA et RH : la gestion des ressources humaines en entreprise est impactée par l’usage de l’IA. Applications, données personnelles : PayFit vous guide.
Vous souhaitez digitaliser vos ressources humaines ? Découvrez comment rédiger un cahier des charges SIRH, épine dorsale de votre transformation RH.
Découvrez notre guide complet sur la gestion des ressources humaines (GRH). Stratégie, recrutement, outils SIRH et tendances 2026 pour optimiser vos processus.
Découvrez ce qu’est un SIRH, ses fonctionnalités, ses avantages et comment bien le choisir pour améliorer la gestion RH et la performance de votre entreprise.
26 €/mois par collaborateur
Un tarif pensé pour les créateurs d'entreprise qui recrutent leurs premiers salariés
