Pourquoi et comment faire un compte-rendu d’entretien d’embauche ?

Pour recruter un nouveau talent, un employeur (ou son responsable des ressources humaines) peut être amené à mener des entretiens d’embauche. Après avoir reçu un candidat, vient alors l’étape de la rédaction du compte-rendu de l’échange. 

Le compte-rendu d’entretien d’embauche est généralement recommandé puisqu’il permet, à la fois, de consigner les informations recueillies auprès d’un candidat, puis de les partager, en interne, aux différents collaborateurs impliqués dans le recrutement.

Comment faire un compte-rendu d’entretien d’embauche  ? Quelle est son utilité ? Quels sont les éléments à prendre en compte ? On vous guide. 

Qu’est-ce qu’un compte-rendu d’entretien d’embauche ? 

Le compte-rendu d’entretien d’embauche est une synthèse qui relate le déroulement de la rencontre entre un employeur et un candidat qui postule à une offre d’emploi. 

Ce résumé est un document important dans le processus de recrutement de l’entreprise, car il permet de :

• garder une trace écrite de l’entretien ;

• retranscrire les points essentiels évoqués avec le candidat ;

• informer les collaborateurs absents lors de l’événement (hiérarchie, service des ressources humaines, etc.) en leur transmettant plus facilement les renseignements collectés.

💡 Bon à savoir  : le compte-rendu d’entretien d’embauche est un outil efficace pour documenter chaque entretien et se rappeler les profils rencontrés, notamment lorsque le recruteur reçoit plusieurs candidats dans la même journée.

Quel est l’intérêt de faire un compte-rendu d’entretien d’embauche ? 

Un compte-rendu d’entretien d’embauche présente de nombreux avantages.

Documenter les informations importantes sur le candidat 

Par définition, un bon compte-rendu doit rapporter la teneur de l’entretien d’embauche.

Cette synthèse permet la retranscription des principales informations recueillies auprès du postulant telles que : 

• ses motivations pour le poste ; 

• ses compétences professionnelles (domaine d’expertise, formations, etc.) ; 

• ses compétences personnelles  ; 

• sa capacité à occuper le poste à pourvoir et à répondre (ou non) aux attentes de l’entreprise.

👉 À noter  : une fois l’entretien terminé, il est conseillé pour le recruteur de prendre un temps afin de faire le point sur ses premières impressions suite à cet échange. Ces annotations peuvent constituer une ébauche du futur compte-rendu.

💡 Bon à savoir  : l’entretien d’embauche est le moment idéal pour demander au candidat s’il accepte que vous procédiez à une prise de référence. 

Comparer les candidats 

En phase de recrutement, l’entreprise fait souvent passer plusieurs entretiens d’embauche avec une multitude de candidats pour trouver son nouveau talent. 

Le compte-rendu d’entretien d’embauche peut servir de base objective pour pouvoir comparer les différents profils reçus en entretien.

Afin de savoir quelle candidature répond le mieux aux besoins du poste à pourvoir, il est conseillé de comparer certains critères déterminants tels que :

• l’expérience professionnelle du candidat ;

• sa disponibilité  ;

• ses prétentions salariales , etc.

Retranscrire le déroulé de l’entretien à un collaborateur 

Dans une entreprise, le processus de recrutement suit généralement plusieurs étapes et mobilise différents collaborateurs. 

Rédiger un compte-rendu après l’entretien d’embauche de chaque candidat permet de fluidifier la transmission et la communication entre les différentes parties prenantes.

Pour cela, le document se doit d’être à la fois clair , synthétique et structuré  : cela facilitera la restitution des échanges à toute personne décisionnaire lors d’une réunion de débrief par exemple. 

Comment faire un compte-rendu d’entretien d’embauche ? 

Avant même de penser à la rédaction du compte-rendu, il est essentiel de bien structurer l'entretien en amont. Comment créer une grille d'entretien d'embauche ? Cette préparation vous permet d'évaluer chaque candidat selon les mêmes critères et facilite grandement la rédaction du compte-rendu par la suite. En suivant une trame structurée, vous vous assurez de ne pas oublier d'aborder les points essentiels et d'obtenir des informations comparables d'un candidat à l'autre.

Observer le candidat pendant l’entretien d’embauche 

Lors de l’entretien, le recruteur est censé se faire un avis objectif et global du candidat. Pour cela, il peut aussi analyser son comportement et sa personnalité . 

Lors de cette observation, il est recommandé d’être particulièrement attentif à : 

• l’attitude du candidat ; 

• sa manière de s’exprimer ; 

• sa présentation générale.

👉 À noter  : à ce stade, l’évaluation du savoir-être est aussi importante que le savoir-faire du postulant. En effet, ce dernier pourra potentiellement rejoindre la structure et faire partie de vos collègues de travail. 

Réaliser une prise de notes 

Pour ne rien oublier de l’échange, n’hésitez pas à prendre des notes tout au long de son déroulement.

Inutile de tout noter : concentrez-vous sur les éléments susceptibles d’influencer votre prise de décision.

💡 Bon à savoir  : pour gagner du temps, et faciliter la relecture, pensez à privilégier les mots-clés avec un style simple et concis. Vous pouvez aussi utiliser un modèle ou une trame d’entretien à remplir au fil de l’échange.

Certains recruteurs utilisent désormais l'intelligence artificielle en recrutement pour générer automatiquement des comptes-rendus structurés à partir de leurs notes, accélérant ainsi cette étape et assurant une homogénéité dans le format des synthèses.

Quels conseils pour faciliter la rédaction d’un compte-rendu de recrutement ?

Lors de la rédaction d’un compte-rendu d’entretien d’embauche, il est conseillé de garder en tête la finalité du document  : celui-ci doit aider à trouver le meilleur candidat pour le poste à pourvoir.

Pour ce faire, vous pouvez vous inspirer des éléments suivants lors de la rédaction de cette synthèse : 

• analyser les capacités du candidat afin de valider ses compétences : c’est-à-dire ses atouts, ses faiblesses, ses compétences professionnelles, sa formation, ses expériences, etc. ; 

• vérifier sa motivation : vous pouvez décrire brièvement pourquoi le candidat est intéressé par le poste et son niveau de motivation par exemple ; 

• décrire les différentes remarques et commentaires sur sa candidature (points positifs ou négatifs) ;

• faire une brève conclusion de l’entretien : donnez votre avis à chaud et vos premières impressions pour déterminer si le postulant correspond ou non au poste à pourvoir. 

⚠️ Attention  : vous devez respecter le principe de non-discrimination établi par le Code du travail, et ce, tout au long du recrutement, y compris lors de la rédaction du compte-rendu d’entretien d’embauche. 

En fonction des retours retranscrits dans les comptes-rendus d’entretien des parties prenantes au recrutement, vous serez amené à formuler une promesse d’embauche ou au contraire à rédiger un mail de refus de candidature au candidat. 

En tout état de cause, on peut vous accompagner dans cette nouvelle étape.

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