Logiciel de gestion RH : le guide pour trouver le meilleure solution

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Maryam Toumirt

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 7.09.2021

Le logiciel RH dit logiciel de gestion de ressources humaines (logiciel GRH) ou encore logiciel SIRH  est un logiciel qui permet  faciliter et automatiser la gestion des ressources humaines dans les entreprises. 

En pratique, la gestion des ressources humaines dans l’entreprise peut s’avérer complexe étant donné que les salariés sont directement concernés. Il est donc très important de recourir à des outils fluides et efficaces pour s’assurer  de ne pas faire d’erreurs. C’est la raison pour laquelle bon nombre d’entreprises utilisent des logiciels de ressources humaines - logiciels de gestion RH

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion RH ? Pourquoi recourir à un logiciel de gestion RH ? Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion RH ? PayFit vous explique. 

Sommaire

Comment définir un logiciel de gestion RH ? 

Le logiciel de gestion RH est un outil de gestion du personnel. Il permet aux entreprises de gérer le quotidien des salariés. Plusieurs acteurs sur le marché proposent ce type de logiciel à destination des entreprises. 

Les formes de logiciels de gestion des ressources humaines sont très différentes en fonction des prestataires de paie choisis. 

Toutefois, en pratique, il existe deux grands types de logiciels de gestion RH

  • les logiciels RH “spécialisés” ;

  • les logiciels RH “complets”, appelés également logiciels SIRH.

Les logiciels de gestion RH spécialisés

Certains logiciels RH sont spécialisés dans certaines thématiques exclusivement et n’ont donc pas vocation à traiter l’ensemble des problématiques RH d’une entreprise. C’est par exemple le cas d’un logiciel de gestion des congés payés ou d’un logiciel de gestion des notes de frais. Ce type de logiciels de gestion RH ne traite pas toutes les thématiques relatives aux ressources humaines et se consacre plus spécifiquement à un besoin précis. 

Les logiciels SIRH 

Il existe aussi des logiciels SIRH qui sont des logiciels très complets et qui  utilisent une solution SIRH - Système d’Information Ressources Humaines

Le SIRH est un système de gestion des ressources humaines regroupant plusieurs logiciels. En fonction de ce que les prestataires proposent, le logiciel SIRH pourra gérer : 

  • les absences, 

  • les notes de frais, 

  • les congés payés, 

  • le suivi du temps de travail, 

  • les bulletins de paie

  • etc.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion RH ? 

Pour un logiciel de gestion RH complet, les principales fonctionnalités sont les suivantes : 

  • Automatisation de la phase d’onboarding du salarié ; 

  • Gestion de la paie ; 

  • Centralisation des données de paie et RH ; 

  • Suivi en temps réel des données de paie et RH ;

  • Édition de documents, graphiques ou tableaux de performance ; 

  • … 

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Pourquoi utiliser un logiciel de gestion RH ? 

L’utilisation d’un tel outil  est une bonne solution pour la gestion des ressources humaines. Le logiciel de gestion RH présente ainsi de nombreux avantages pour la gestion des ressources humaines

  • Fluidité : les logiciels de gestion RH présentent généralement une interface pour les employeurs et une interface pour les salariés, ce qui leur permet de communiquer entre eux de manière très fluide (pour les demandes de congés, le dépôt d’une note de frais, etc) ; 

  • Gain de temps :  grâce à l'automatisation de ce logiciel, la gestion du temps des RH est plus optimisée. Les logiciels RH peuvent prévoir d’automatiser certaines tâches, telle que la création du planning de travail des salariés ;

  • Centralisation : l'intégralité des données de vos salariés se situe sur un seul logiciel, ce qui vous permet de pouvoir conserver et retrouver très facilement tous les documents relatifs à la gestion des ressources humaines dans votre entreprise (contrat de travail d’un ancien salarié, note de frais de l’année précédente ou encore solde de tout compte d’un salarié sortant) ;

Les astuces pour choisir votre logiciel de gestion RH

Le choix du logiciel de gestion RH est très important car il doit être adapté aux besoins de votre entreprise, l’objectif étant d’éviter de changer régulièrement d’outil de gestion RH. 

Ainsi, il est préférable de raisonner sur le long terme et d’opter pour un logiciel SIRH complet qui pourra répondre à l’ensemble de vos attentes et vous accompagner dans la gestion de toutes les problématiques de vos salariés. 

A noter : il est possible d’utiliser un logiciel de gestion RH gratuit. L’avantage principal du logiciel de gestion RH gratuit est, bien évidemment, la gratuité. En revanche, en pratique, les inconvénients sont nombreux car les fonctionnalités sont très réduites et limitées. Par exemple, la version gratuite du logiciel de gestion RH n’offre pas d’accompagnement dans son utilisation, ce qui peut être problématique s’agissant de sujets aussi complexes que la paie et les ressources humaines. 

Bon à savoir

Pensez à demander des démonstrations gratuites aux logiciels qui vous intéressent. Cela vous permet de tester le logiciel de gestion RH, d’explorer ses fonctionnalités et de déterminer s’il convient à vos attentes. 

PayFit : un logiciel de gestion RH simple et efficace

Le produit PayFit est un logiciel de gestion de la paie et des ressources humaines. C’est donc un logiciel SIRH en SaaS RH

Ce logiciel offre aux entreprises une gestion sereine de la vie quotidienne des salariés sans avoir à recourir à un expert des ressources humaines ou de la paie.

Grâce à PayFit, vous gérez vous-même, depuis votre bureau, le quotidien de vos salariés : absences, demandes de congés, notes de frais, bulletins de paie, suivi du temps de travail, onboarding...

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