Pourquoi l’externalisation de la paie est-elle la bonne solution pour votre entreprise ?

La gestion de la paie des salariés peut s’avérer longue et complexe. Pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME), il s’agit d’une mission aux multiples contraintes, surtout sans connaissance préalable sur le sujet. Une gestion efficace requiert des compétences à la fois juridiques, fiscales, sociales ou encore administratives.

La gestion de la paie est souvent traitée en interne grâce à un logiciel de paie ou un gestionnaire de paie. L’employeur peut toutefois faire le choix de l’externalisation de la paie. Cette alternative consiste à faire appel à un prestataire externe, tel qu’un expert-comptable ou une société d’externalisation de la paie.

Pourquoi externaliser la paie, comment s’y prendre et quel en est le coût ? PayFit vous explique tout.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ? 

Externaliser la paie signifie déléguer la gestion de la paie à un prestataire, une société ou un cabinet, spécialisé en externalisation de paie. L’employeur confie donc la gestion de la paie à une personne extérieure à l’entreprise.

Le fait de procéder à l'externalisation de la paie permet à l’entreprise :

• de ne plus gérer l’édition des bulletins de paie ;

• de se décharger des diverses déclarations sociales (comme la DSN - Déclaration Sociale Nominative - par exemple). 

L’entreprise peut également décider d’externaliser l’ensemble du processus des ressources humaines à une entreprise externe. On parle alors d’externalisation RH.

Plusieurs niveaux d’externalisation des fiches de paie existent pour simplifier la gestion administrative des entreprises.

Externalisation de la paie partielle

L’employeur peut décider de procéder à une externalisation de la gestion de la paie partielle.

Dans ce cas, le prestataire de paie fournit seulement à l’entreprise un outil pour faciliter la gestion de la paie. C’est alors le responsable de l’entreprise qui utilise l’outil fourni, mais c’est toujours lui qui s'occupe de la paie.

Pour générer les bulletins de paie, l’employeur n’a donc qu’à entrer les données dans l’outil de gestion de la paie.

Ce dernier prend généralement la forme d’un logiciel de paie. Certains logiciels comme PayFit, permettent de gagner en efficacité grâce à la production automatique des bulletins de salaire !

Externalisation de la paie totale

L’entreprise peut également décider d’externaliser totalement la gestion de la paie. Ainsi, le processus de paie n’est plus géré en interne : il est entièrement pris en charge par une entreprise extérieure (cabinet d’experts-comptables ou société spécialisée).

⚠️ Attention : le fait d’externaliser totalement la paie implique de nombreux échanges avec l’entreprise extérieure et donc une potentielle perte de temps en communication.

Par exemple, pour produire les fiches de paie, l’employeur doit transmettre l’ensemble des informations nécessaires à son expert-comptable. Il recevra ensuite, sous quelques jours, les bulletins de paie de ses salariés. Si ces derniers contiennent des erreurs, il faudra se tourner de nouveau vers l’expert-comptable pour qu’il procède aux rectifications.

Pourquoi externaliser la paie ? 

Externaliser la paie présente un avantage majeur : l’employeur est enfin déchargé d’une mission longue, fastidieuse, complexe et avec peu de valeur ajoutée. 

Face à l’évolution fréquente des réglementations, la délégation de la paie permet de s’appuyer sur les services d’un spécialiste à jour sur les obligations de conformité. L’employeur peut alors consacrer le temps de travail gagné à meilleur escient. 

Quels sont les avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie ?

Selon les entreprises, leurs spécificités et leurs besoins, le recours à l’externalisation de la paie présente des avantages et des inconvénients.

Avantages de la paie externalisée

Voici les principaux avantages de l’externalisation de la paie :

• gain de temps : l’externalisation totale ou partielle de la paie permet à l’employeur de gagner un temps précieux, soit en passant par un logiciel simplifiant la démarche, soit en confiant ces tâches à un prestataire ;

• réduction des coûts : le prix des solutions en ligne étant adaptés aux budgets des entreprises, l’externalisation de la paie offre une meilleure rentabilité qu’une gestion interne de la paie grâce au gain de temps de travail effectif ;

• expertise juridique : le prestataire qui gère votre paie est un expert en paie et RH. Il offre donc un service de qualité en conformité avec toutes les prescriptions juridiques en droit du travail ;

• moins d’erreurs : confier la paie à un expert réduit le risque d’erreurs lorsque les règles juridiques fiscales et sociales changent.

Inconvénients de la paie externalisée

Toutefois, comme pour tout, il existe des inconvénients à l’externalisation de la paie :

• dépendance : en cas d’externalisation totale, l’entreprise perd la maîtrise de sa paie ainsi que ses compétences en la matière et devient très dépendante de l’entreprise prestataire ;

• perte d’évolution des compétences de l’employeur : il est fréquent que l’employeur se renseigne moins concernant la paie et les RH s’il externalise la paie.

Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?

Si vous choisissez d’externaliser la paie de vos salariés, le tarif est un élément important à prendre en compte. Assurez-vous qu’il est conforme à votre budget que votre entreprise sera capable d’assumer le coût.

Le tarif varie en fonction de l’effectif de l’entreprise, et bien évidemment, du choix du prestataire. Par exemple, le coût de l’externalisation de la paie pour une PME ne sera pas le même que pour une entreprise de plus de 500 salariés.

En moyenne, le prix d’un outil externalisé oscille entre 15 et 30 € par fiche de paie.

💡 Bon à savoir : le choix du prestataire en externalisation de paie est très important, il doit être adapté à l’ensemble de vos besoins et de vos objectifs en fonction de votre projet en cours.

Pour avoir toutes les clés en main avant de déterminer votre solution de paie, n’hésitez pas à lire les 10 commandements pour choisir son outil de gestion de la paie.