Comment exporter vos données de paie depuis votre logiciel RH ?

À chaque clôture mensuelle , les TPE et PME doivent souvent ressaisir des données de paie , une opération chronophage qui augmente le risque d’erreurs.

Exporter les données de paie consiste à extraire les informations salariales (nets payés, bruts, cotisations, absences, heures travaillées) depuis un logiciel de paie dans un format structuré tel que CSV, Excel ou PDF.

Pour un employeur, l’ export des données de paie sert à les transmettre à son cabinet comptable sans ressaisie, à fiabiliser le reporting RH ou encore préparer les contrôles URSSAF. Si la tâche peut sembler laborieuse, en réalité le processus d’export reste simple à réaliser, en seulement quelques clics, avec un outil adapté .

Pourquoi exporter ses données de paie ?

Exporter ses données de paie est une pratique courante. Elle permet à un employeur de télécharger toutes les datas salariales pour les transmettre à un tiers (comptable, administration, etc.) ou les analyser à des fins stratégiques.

Par exemple, l’ export des données de paie est souvent indissociable de l’externalisation de la paie. L’entreprise doit envoyer toutes les données salariales à son cabinet comptable (comme les absences ou les heures supplémentaires) pour faire une fiche de paie sans erreurs. 

Si la société opte pour l’internalisation de la paie, ce type d’export peut l’aider à se préparer en cas d’ audit de paie ou de contrôle de l’URSSAF visant à vérifier l’exactitude de ses déclarations et sa mise en conformité. 

Enfin, dans une politique de suivi des ressources humaines, extraire ses données salariales sert à fiabiliser son reporting RH . Les datas extraites peuvent alimenter un tableau de bord RH et aider à suivre certains KPI RH. 

💡 Bon à savoir  : l’ export de données permet de créer directement un fichier contenant les informations nécessaires et de transmet au destinataire, sans ressaisie. Pour une PME, c’est un gain de temps mesurable à chaque clôture mensuelle. 

Quelles données de paie faut-il exporter et à quelle fréquence ?

Les datas à exporter régulièrement concernent :

• les montants nets payés ;

• les cotisations salariales et patronales ;

• les éléments variables de paie ainsi que toutes données d’absence (arrêt-maladie, congés et RTT, etc.). 

Généralement, pour une TPE ou PME, la fréquence d’export de données recommandée est d’ une fois par mois pour s’aligner avec la clôture de paie.

Il est important de différencier les exports réguliers de données vs les extractions ponctuelles . Un export régulier (mensuel ou annuel) s’inscrit dans le processus de paie habituel tandis qu’un export exceptionnel répond souvent à un événement spécifique (comme un contrôle). 

⚠️  Attention  : la loi impose à l’employeur une durée de conservation des fiches de paie de 5 ans.

Quelles données peuvent être exportées depuis un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie permet d’ exporter trois familles de données  : les données de rémunération (bruts, nets, cotisations), les données RH (absences, congés, heures travaillées) et les données déclaratives et de reporting .

Les données de rémunération

L’extraction des informations sur la rémunération englobe généralement des éléments mentionnés sur le bulletin de paie comme :

• les salaires bruts et nets (cumulés ou non sur une période donnée) ;

• les cotisations sociales (part salariale et patronale pour la retraite, la santé, etc.) ;

• ainsi que certaines retenues comme le Prélèvement À la Source (PAS) pour l’impôt sur le revenu, etc. 

👉  À noter  : il est important d’ enregistrer et d’archiver ces exports de manière sécurisée pour les conserver (éditions historiques) en cas de demande de l’administration.

Les données RH 

L’extraction peut porter sur le temps de travail des collaborateurs en ciblant :

• le temps effectif avec les heures travaillées ;

• les absences (congés payés acquis et/ou pris, solde de congés, RTT, etc.) ; 

• les heures supplémentaires , etc. 

📌  Exemple  : un employeur peut avoir besoin de récupérer le nombre d’heures effectué par un salarié sur une période donnée pour fiabiliser sa paie, suivre son activité ou procéder à la facturation de ses clients.

Les données déclaratives et de reporting

Pour répondre à leurs obligations légales , les entreprises doivent transmettre certaines données salariales aux organismes sociaux (comme l’identité de salariés ou certains événements de leur vie professionnelle tels qu’une modification du contrat de travail, un congé maternité ou paternité, etc.).

Par l’export, elles peuvent obtenir de nombreuses données de paie indispensables pour générer la DSN mensuelle obligatoire, c’est-à-dire la déclaration sociale nominative chaque mois (qui remplace la DADS depuis 2017).

Comment exporter ses données de paie en pratique ?

Pour exporter ses données de paie, il suffit de se connecter au tableau de bord de son logiciel de paie et de suivre plusieurs étapes . 

Procédure d’export des données de paie

Pour exporter les données de paie, il convient de suivre cette procédure :

1. une fois sur l’interface de votre logiciel de paie, vous devez d’abord déterminer les éléments que vous souhaitez exporter en allant dans la rubrique (ou l’onglet) correspondant (ex. : rémunération) ;

2. il convient ensuite de choisir la période de référence de vos données à télécharger (par mois, trimestre, année) ;

3. vous devrez procéder à un filtrage des sources (par salarié, par emploi, etc.).

4. après avoir validé le format d’export (CSV, Excel, PDF), il ne vous reste plus qu’à extraire les informations (par téléchargement ou envoi automatique) en cliquant sur le bouton ” télécharger “ ou “ exporter les données “.

⚠️  Attention  : avant toute opération, la période de paie concernée doit être clôturée .

Formats d’export disponibles 

Il existe différents formats d’export de données correspondant à un usage différent :

• le format export CSV paie est adapté aux rapports d’analyse ou pour les imports dans les autres logiciels ;

• le format XLS ou XLSX est adapté pour les tableurs (exemple : si votre expert-comptable utilise Excel pour la transmission comptable ou pour un reporting paie Excel) ;

• le PDF est le format privilégié pour l’archivage, la consultation, l’envoi ou l’impression des bulletins de paie.

Automatisation et planification des exports de paie

Il existe de nombreuses solutions logicielles complètes permettant de réaliser les exports de données de paie automatiquement , à chaque clôture de paie. 

En quelques clics pour effectuer le paramétrage du logiciel de paie, vous pourrez planifier les extractions à une fréquence définie (mensuelle, trimestrielle, annuelle) selon que vous souhaitiez un export régulier ou ponctuel.

Comment un logiciel de paie simplifie-t-il l’export des données de paie ?

Lors de chaque clôture mensuelle, un logiciel de paie permet de centraliser automatiquement tous les exports de paie dans un espace dédié.

Les exports disponibles sur PayFit

Grâce à ses fonctionnalités, notre logiciel de paie peut prendre en charge :

• la création et l’archivage des bulletins en PDF ;

• les données CSV pour le partage et les imports dans d’autres programmes ;

• le tableau de bord RH ;

• et la transmission directe au cabinet comptable, etc. 

💡 Bon à savoir  : plus de 20 000 PME françaises utilisent ces exports mensuels pour fiabiliser leur reporting RH et simplifier la transmission comptable, sans ressaisie manuelle.

Intégration avec vos outils comptables et RH

Notre solution génère automatiquement les exports de données de paie (nets payés, cotisations, variables, absences) dans les formats attendus par les principaux logiciels comptables. 

En effet, il déploie de nombreuses intégrations pour être compatible avec les outils comptables courants. 

L’automatisation de la paie avec un logiciel permet de réduire les tâches répétitives et chronophages . Vous gagnez du temps, mais vous évitez aussi les erreurs liées à la ressaisie manuelle.

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