Gestion de la paie : exemple de processus de paie étape par étape

Mina Donny
Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit
Mise à jour le 21.10.2021

Faire des fiches de paie et gérer la paie sont des missions incontournables pour l’employeur dès lors qu’il recrute son premier salarié. 

Ces missions ont un coût indéniable à la fois financier et en termes de temps. 

De plus, l’employeur doit respecter certaines formalités juridiques dans l’élaboration et la gestion de la paie.  

Il est donc impératif de réaliser consciencieusement ces missions et de suivre un processus de paie pour être certain de ne rien oublier et de ne pas faire d’erreur. 

Existe-t-il un processus de paie ? Quelles seraient les étapes incontournables d’un processus de paie performant et juridiquement conforme ? Comment optimiser le processus de paie ? PayFit répond à toutes vos questions. 

Sommaire

Qu’est-ce qu’un processus de paie ? 

Le processus de paie, ou processus de gestion de la paie, n’est pas une véritable notion juridique ou de paie. 

Il n’y a pas de processus de paie obligatoire imposé par la loi par exemple. 

Toutefois, étant donné les impératifs juridiques existants en lien avec la paie et la gestion de la paie, on peut considérer qu’il y a une manière de procéder à la paie de ses salariés, en respectant des étapes incontournables.

Cette manière de procéder, étapes par étapes, en suivant l’ensemble des prescriptions juridiques relatives à la paie, est couramment désignée sous le terme de processus de paie

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Quelles sont les étapes du processus de paie ? 

Il n’existe pas de processus de paie prédéfini. Chaque entreprise, en fonction de ses habitudes et de ses spécificités, peut gérer la paie de manière unique. 

Toutefois, pour vous permettre d’y voir plus clair, nous avons listé les différentes étapes d’un processus de paie classique

Ainsi, un processus de paie, par exemple, peut être ainsi établi : 

Étape 1 : élaborer les bulletins de paie

L’élaboration des bulletins de paie est probablement l’étape la plus connue du processus de paie car elle est la plus évidente. 

En effet, chaque salarié recevant un salaire doit avoir un bulletin de paie

Il n’est pas possible de sauter cette étape. 

En conséquence, il est impératif d’établir des bulletins de paie en se conformant aux exigences légales, notamment en respectant les mentions obligatoires du bulletin de paie.  

Par ailleurs, il faut veiller à ne pas insérer de mentions interdites du bulletin de paie

💡 Bon à savoir : l’employeur doit aussi s’assurer de conserver un double de chaque bulletin de paie pendant une durée de 5 ans. 

Etape 2 : remettre les bulletins de paie 

Une fois que les bulletins de paie sont réalisés, l’employeur devra penser à les remettre aux salariés, par courrier, par voie électronique ou en main propre. 

Etape 3 : verser les salaires

Une fois que les bulletins de paie sont établis, il faut bien entendu procéder au paiement des salaires

Cela peut s’effectuer par chèque, espèces ou virement bancaire. 

Il est impératif de respecter la périodicité du paiement du salaire fixée à l’embauche, au risque de recevoir une sanction

Étape 4 : s’informer des départs et des arrivées de salariés

Les départs et les arrivées de salariés impactent la gestion de la paie de votre entreprise. 

En effet, il faudra soit enlever des salariés du processus de paie, soit en ajouter. 

Il est donc utile d’anticiper ces changements et d’adapter en conséquence son processus de paie. 

Etape 5 : réaliser la DSN

Intrinsèquement liée au personnel salarié, la DSN (déclaration sociale nominative) est un document obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé, permettant de transmettre des informations sur ses salariés et de payer ses cotisations sociales. 

La DSN doit être remplie et transmise tous les mois.

Etape 6 : gérer la comptabilisation de la paie

Dès lors que l’entreprise compte des salariés, elle verse des salaires et génère plusieurs mouvements financiers en lien avec la paie (paiement des salaires, des cotisations sociales…). 

La comptabilité étant une obligation pour les entreprises, il faudra impérativement procéder à la comptabilisation de la paie pour enregistrer ces mouvements financiers notamment dans le journal de paie et dans le journal des OD de paie

💡 Bon à savoir : PayFit vous livre les principales étapes du processus de paie. Il est tout à fait possible d’élargir cette description du processus de paie en ajoutant d’autres étapes. 

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Comment optimiser un processus de paie ? 

Comme évoqué précédemment, la paie et la gestion de la paie sont coûteuses et chronophages pour l’employeur et nécessitent souvent de se pencher sur des questions juridiques, sociales ou fiscales épineuses. 

Toutefois, elles n’en demeurent pas moins incontournables. 

Ainsi, il existe des solutions pour gagner en efficacité sur ces tâches et pouvoir se libérer du temps pour d’autres missions. 

En effet, vous pouvez confier la gestion de la paie à un expert-comptable qui gèrera à votre place le processus de paie de l’entreprise. 

La question qui interroge souvent les entrepreneurs est celle du prix de l’expert-comptable et notamment du prix de la fiche de paie chez un expert-comptable. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à lire notre article dédié à ce sujet. 

Par ailleurs, pour optimiser votre processus de paie, il est également possible d’utiliser un logiciel de paie vous permettant de faire vos fiches de paie en ligne et en interne. 

N’hésitez pas à découvrir le produit PayFit pour en savoir plus ! 

💡 Petit tips PayFit : pour gérer au mieux votre paie, n’hésitez pas à élaborer une cartographie du processus de paie en interne qui colle au mieux à votre entreprise, tout en respectant les étapes obligatoire de la paie. 

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